Tema 4:EQUIPOS DE TRABAJO Y REUNIONES.
PARTE 2
1.1 Introducción
Las reuniones son un hecho habitual en todas las organizaciones, ello es debido a diversas razones:
ü Son un medio para la coordinación de funciones.
ü Son necesarias para tomar decisiones en las que intervienen varios miembros de la organización.
ü Son habituales cuando se trabaja como un equipo.
Las reuniones se celebran para alcanzar unos determinados objetivos que deben concretarse en unos resultados.
Los motivos que impulsan a una organización a realizar reuniones son muy variados, aunque podemos relacionarlos con alguno de los siguientes propósitos:
ü Informar
ü Recoger información
ü Intercambiar puntos de vista
ü Resolver conflictos
ü Generar ideas
ü Revisar el avance de un determinado proyecto
ü Tomar decisiones
En definitiva, lo que caracteriza a una reunión es:
• Existe un objetivo
• Se requiera la participación de varias personas
• Como resultado de la reunión se realizará alguna actuación
• Tienen unas normas de funcionamiento
Etapas en la organización de reuniones
ü Preparación: antes
ü Conducción y realización: durante
ü Conclusión: después
1.2 Tipos de reuniones
• Comisión: es práctica habitual que se encargue a un grupo de personas del desarrollo puntual de un determinado cometido. Este grupo de personas es lo que denominamos Comisión. Es habitual tanto en la empresa como en la administración pública.
• Comité: un ejemplo representativo en la empresa es el comité de dirección, formado por el directivo de mayor rango jerárquico (gerente, presidente, director general) y los directivos responsables de las diversas áreas en la empresa (financiera, producción, marketing…). El comité es un órgano fijo dentro del organigrama de la empresa.
• Consejo de administración: es el órgano directivo de las grandes empresas (sociedades anónimas). La periodicidad de las reuniones y sus responsabilidades están regulados por los estatutos de la compañía.
• Tormenta de ideas: es uno de los métodos creativos más conocidos. Es una herramienta de trabajo grupal que facilita el surgimiento de nuevas ideas sobre un tema o problema determinado. La lluvia de ideas es una técnica de grupo para generar ideas originales en un ambiente relajado. La principal regla del método es aplazar el juicio, ya que en un principio toda idea es válida y ninguna debe ser rechazada. En la tormenta de ideas se busca la cantidad sin pretensiones de calidad y se valora la originalidad.
• Junta general de accionistas: es un órgano de administración y fiscalización dentro de la sociedad anónima y la sociedad limitada, donde se toman las decisiones clave para la marcha y funcionamiento de la sociedad. Los acuerdos adoptados en el curso de la reunión serán incluidos en el acta de la reunión. La Junta General de Accionistas se clasifica en Junta General Ordinaria de Accionista y en Junta General Extraordinaria de Accionistas. Todos los años, se realiza por ley una Junta para la aprobación de las Cuentas Anuales y el resto de temas que se quieran plantear. A esa Junta, que se realiza todos los años y es obligatoria, se le denomina Junta Ordinaria de Accionistas.
Este acto, en una gran empresa, por su envergadura y número de asistentes podemos considerarlo más un evento que una reunión.
1.3 Planificación de reuniones y conferencia:
En muchas organizaciones, los ejecutivos y sus equipos de trabajo dedican hasta más de dos horas diarias a reuniones ineficaces. Esto sucede porque no hay un trabajo previo de planificación de reuniones y conferencias enfocado en aprovechar el tiempo y el conocimiento y la experiencia de quienes asisten a ellas.
De este modo, cuando se realiza, la planificación de reuniones y conferencias puede ahorrar una enorme cantidad de dinero a la organización, mejorar la productividad de los equipos de trabajo y potenciar los proyectos, que se adelantan en todos los niveles.
Pero la planificación de reuniones y conferencias, como todo en el mundo organizacional, debe responder a ciertos criterios. Los pasos a seguir para que el resultado sea realmente satisfactorio.
8 pasos para la planificación de reuniones y conferencias
La planificación de reuniones y conferencias comienza con la definición del tipo de actividad que se realizará. Algunas reuniones son de carácter informativo, otras se centran en la planificación de un proyecto. Pero también encontramos las que tienen como objetivo resolver ciertos problemas, éstas suponen un reto y son el mejor sujeto de prueba para probar los siguientes 8 pasos para la planificación de reuniones y conferencias:
1. Definir objetivos, temas a tratar y agenda: Puede parecer obvio, pero muchas reuniones empiezan sin un propósito claro. Definir los objetivos de la reunión, los temas que se tratarán y el orden en que serán abordados es una responsabilidad de quien convoca a la reunión, que usualmente es el líder del equipo de trabajo.
Pero no basta con que el líder tenga claro para qué convoca a una reunión, qué temas se tratarán y en qué orden. Los participantes deben conocer esta información con antelación para ir mejor preparados.
2. Seleccionar los participantes:
Hay equipos de trabajo que funcionan como un todo siempre. Asisten juntos a todas las actividades y no empiezan a producir hasta que todos los miembros están presentes. Es una actitud encomiable, pero no siempre práctica.
Algunos ejecutivos cometen el error de enviar invitaciones a reuniones a una lista completa de distribución. El resultado es previsible: demasiadas personas, algunas de las cuales el temario no interesa, una agenda difícil de conducir, intervenciones inadecuadas e improcedentes y, finalmente, ningún objetivo alcanzado.
Todos, también los que no son escogidos, pronto entienden que lo mejor para el equipo, como conjunto, es que se efectúen reuniones productivas, ágiles, solo con las personas necesarias.
3. Dejar claros los objetivos al iniciar la reunión
Ya, en la práctica, es importante reiterar el objetivo de la reunión, hacer una breve descripción del problema o de los temas que se tratarán y establecer unas reglas rápidas sobre participación e intervención.
En esta breve exposición, es bueno que el líder del equipo deje muy claro que la agenda debe cumplirse y que no se permitirá que los participantes divaguen por otros temas que, aunque puedan ser importantes, no son los que toca tratar en esta ocasión
Independientemente de la razón por la que se reúna un equipo o un grupo de profesionales, es fundamental que todos entiendan cuál es el objetivo y cuál es el tiempo asignado para lograrlo.
4. Elegir un moderador
Gran parte del éxito de una reunión o una conferencia reside en la elección del moderador adecuado. No es preciso que sea el convocante o el líder del equipo. Dentro de la organización, hay muchas personas que tienen habilidades naturales para desempeñar esta función.
El moderador debe asegurar que la reunión comience y termine a tiempo y que se cubran todos los temas programados en la agenda. Entre otras tareas, debe asignar tiempo para intervenir a los participantes, limitarlos en caso de que se extiendan en tiempo o en temas no previstos, cortar intervenciones que se consideren fuera de contexto y tomar notas importantes para la redacción de un informe que documente lo acontecido en la reunión.
5. Empezar a tiempo y finalizar a tiempo
Nada puede desalentar y restar más energía en una reunión que esperar a que aparezca la persona a cargo o uno de los participantes clave. El tiempo es dinero y es un recurso precioso, irrecuperable cuando se pierde.
Empezar y finalizar a tiempo puede ser en un comienzo un poco difícil. Con el pasar de las reuniones, el equipo notará que su líder es puntual, preciso, y que las reuniones con él siempre empiezan y finalizan a la hora exacta. Ante este tipo de liderazgo, todos se esforzarán en ser puntuales y contribuirán a que este punto se cumpla siempre.
6. Restringir el uso de dispositivos innecesarios
Una norma elemental que asegura productividad es lograr que los miembros del equipo escuchen activamente a los que hablan. Por ello, mientras dura la reunión debe evitarse cualquier otra tarea distractoria: revisar cuentas de correo, responder mensajes instantáneos, hacer planes para el almuerzo…
Entonces, el uso de teléfonos, tabletas o laptops debe restringirse a menos que sean utilizados para tomar notas sobre la reunión o agregar información relevante sobre algún tema de la agenda. Esto es especialmente importante en las reuniones online, necesarias en los tiempos de la nueva normalidad.
7. Terminar con un plan de acción
Los últimos minutos de la reunión deben reservarse para determinar el plan de acción resultado de lo tratado y discutido. Esto incluye asignar responsabilidades y plazos para la ejecución. ¿Quién hará qué y cuándo lo hará?
8. Evaluar el desempeño de la reunión
Esto se puede hacer con un modelo de encuesta. Los participantes pueden enviar por correo electrónico su opinión sobre el desarrollo y el resultado final de la reunión. Algunas preguntas clave pueden ser:
- ¿La reunión comenzó y terminó a tiempo?
- ¿Todos los temas propuestos fueron abordados de forma suficiente?
- ¿Los participantes obtuvieron el espacio necesario para exponer sus opiniones?
- ¿El moderador actuó de forma profesional e imparcial?
- ¿Se obtuvieron conclusiones eficaces para resolver el problema planteado?
- ¿Se formuló un plan de acción para resolver el problema o para avanzar en el proyecto?
- ¿Se sabe quién realizará las acciones determinadas y cuándo lo hará?
- ¿Cómo califica el resultado general de la actividad, de 1 a 5, y por qué lo considera así?
La respuesta a estas preguntas resultará muy valiosa para corregir errores y promover la mejora continua en futuras reuniones, para beneficio del equipo y de la organización en general.
La planificación de reuniones y conferencias es algo más que seguir estos ocho pasos. Es una cuestión que debe ser estudiada por todo tipo de profesionales, en todos los niveles de la organización.
A modo de resumen, en la fase de preparación de la reunión se han de tener en cuenta las siguientes tareas:
• Determinar los objetivos a alcanzar
• Determinar el lugar, momento y hora en que se va a desarrollar la reunión
• Designar la persona que va a levantar acta (en su caso)
• Redactar el orden del día
• Determinar los participantes. Citación de los participantes.
• Determinar la duración de la reunión.
• Preparar la sala. Distribuir el mobiliario.
• Distribuir medios de apoyo (libreta, lápices, y otros.) y preparar los materiales que se van a utilizar. Material de archivo (tomar del archivo aquellas carpetas, con informes o documentos, que se necesiten consultar)
• Datos (copias de documentos o informes que deben tener disponibles los
participantes. Deben colocarse en una carpeta para cada uno de ellos)
• Si la reunión comprende una elección es necesario proporcionar las papeletas para la celebración de la votación, aunque sean hojas de tamaño pequeño de papel en blanco
• Realizar la convocatoria de la reunión
1.4 Convocatoria de la reunión
La Convocatoria es un documento que se utiliza para citar a una serie de personas para que asistan a una reunión. Puede estar dirigida a todos los integrantes de la Junta Directiva o Consejo de Dirección de la empresa o a un grupo determinado. El objetivo de las citaciones o convocatorias es avisar a los interesados y lograr el quórum, que representa la asistencia mínima requerida para poder efectuar la reunión. La citación o convocatoria debe ser por escrito y conviene ser completada, de ser posible, según el carácter de la reunión, con un aviso telefónico.
Estructura de la convocatoria
• Membrete de la empresa que hace la convocatoria
• Lugar y fecha de emisión de la convocatoria
• Datos y dirección de la(s) persona(s) que se convoca(n)
• Fecha, hora y lugar de la reunión
• Orden del día (parte imprescindible de la convocatoria)
• Firma del secretario de acta
Ejemplo de convocatoria de reunión
1.5 Logística de las reuniones
Toda reunión requiere una preparación de carácter logístico: sala, equipamiento audiovisual, catering (si se precisa), etc. La logística de las reuniones es un aspecto en el que el secretariado tiene un importante protagonismo, puesto que, salvo excepciones, es quien se ocupa de esa tarea.
ü Salas y equipamiento
En relación con la sala, existe la posibilidad de que la reunión tenga lugar en la propia empresa. De hecho, es lo más común. Tiene la ventaja de que se conoce perfectamente el entorno y con qué recursos se cuenta.
En otros casos, la reunión tiene lugar en locales ajenos a la empresa, lo que frecuentemente ofrece la ventaja de que si se trata de un hotel o un centro de negocios donde la organización de este tipo de actos es práctica habitual, la tarea de la secretaria se reduce a supervisar que todo está preparado de acuerdo con los
requisitos previstos.
En cualquiera de los casos, es necesario verificar:
• Tamaño de la sala
Debe haber espacio suficiente para el número previsto de participantes. Una importante negociación puede verse comprometida simplemente porque los asistentes no se encuentren cómodos. Igualmente, una sala enorme y pocos asistentes pueden generar miedo escénico.
• Mobiliario
La mesa de reuniones debe ser lo suficientemente amplia y el número de sillas el adecuado al número de asistentes y alguna extra por si asistiera un invitado no previsto.
• Iluminación y calefacción
Una iluminación pobre resulta incómoda y si no se puede graduar y se utilizan medios audiovisuales para hacer una presentación, pueden arruinarla.
De modo similar influye la climatización. Una calefacción excesiva puede producir somnolencia y una temperatura demasiado baja, aún en pleno verano puede resultar insufrible.
ü Medios audiovisuales
Los medios más habituales son:
• Pizarra de papel
• Pizarra para rotulador
• Equipo informático con proyector de vídeo
Si se quiere realizar alguna presentación multimedia puede ser necesario conectar al equipo informático un equipo de sonido con la potencia suficiente en función del tamaño de la sala.
• Equipo de sonido con micrófonos.
• Equipo de grabación de vídeo
ü Catering
Para una reunión de trabajo lo más adecuado y corriente son el agua, el café y las infusiones. En función del número de asistentes y de los medios existentes se valorará si prepararlo nosotros mismos o encargar un servicio de catering.
En ciertas ocasiones se hace necesario servir un almuerzo de trabajo durante la propia reunión. Este almuerzo debe tener las características de un tentempié más que de una comida formal. Lo más adecuado son alimentos con un mínimo uso de cubiertos: bocadillos, sándwich….
1.6 Documentación de las reuniones
Ø Presentaciones
· Las presentaciones tienen como principal propósito la comunicación de ideas, conocimientos o las características de un determinado asunto.
· Una buena presentación tiene que resultar atractiva y captar la atención para alcanzar el objetivo de convencer.
· En muchas ocasiones es el profesional de secretariado quien elabora la presentación que luego utilizará el directivo/a para exponer sus ideas.
· Actualmente la mayor parte de las presentaciones se realizan con programas informáticos como PowerPoint.
Ø Informes *
· Los informes contienen información necesaria para la toma de decisiones en la reunión. Esta información deberá ser entregada antes de la reunión para que pueda ser estudiada por los asistentes.
· Ejemplos de informes son: informes de ventas, informes de resultados, estudios de mercado, informes sobre la competencia, informes de gastos etc.
· Generalmente no es tarea de los profesionales del secretariado el desarrollo del contenido, por ser esta una labor propia de los directivos. Sin embargo, corresponde al secretariado la búsqueda de la información necesaria para elaborarlos, así como dotarlos de a estructura y el formato idóneos para conseguir una buena presentación.
Ø El acta
• El objetivo del acta es dejar constancia escrita de las cuestiones más importantes tratadas, así como de los acuerdos adoptados.
• El acta de los Comités de Dirección de las empresas, los Consejos de Administración y las Juntas Generales Accionistas en las Sociedades Anónimas, resulta un documento de elaboración obligatoria.
• Las actas deben tener una presentación pulcra, sin tachaduras, enmiendas, defectos de escritura, etc.
• Han de ser fiel transcripción de lo expresado en la reunión, y su contenido no debe dar lugar a confusiones.
Las actas tienen que escribirse en un libro llamado “Libro de Actas”, que es un documento con valor legal. En la actualidad se admite el archivo digital de las actas.
Estructura general del acta
• Encabezamiento
• Orden del día
• Resumen de las intervenciones y los acuerdos
El encabezamiento del acta consta de:
• Nombre del colectivo que celebra la reunión, y organización a que pertenece
• Fecha, hora y lugar en que se celebra la reunión
• Nombre de los miembros presentes y ausentes
• Nombre del que la preside
El orden del día se transcribe de la misma manera en que fue redactado en la convocatoria a la reunión
Para recoger los resúmenes de las diferentes intervenciones de los asistentes se tiene en cuenta lo siguiente:
• Se especifica quién intervino. Este punto tiene la máxima importancia,
• ya que debe ser un reflejo lo más fiel posible de lo dicho
• Se recogen los acuerdos y decisiones adoptados
• Firma del secretario de la reunión en la parte inferior derecha
• Visto bueno del presidente, a la izquierda
Los equipos de trabajo.
- Tienen un objetivo claro y común.
- Tienen capacidades para enfrentar cualquier obstáculo.
- Son capaces de asumir diferentes funciones.
- Tienen un alto grado de dedicación.
- Muestran entusiasmo y se sienten orgullosos de pertenecer al grupo.
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CONVOCATORIA DE REUNIÓN
MODELO ACTA EXTRAORDINARIA
Modelo de acta de la reunión de un club
1. Encabezamiento. Nombre la empresa o institución.2. Relación de asistentes.3. Lugar y fecha de la reunión.4. Hora de comienzo y finalización.5. Orden del día (temas a tratar).6. Resumen de los temas tratados y debatidos. Breve descripción de como han acontecido los temas expuestos.7. Aceptación y firma del presidente.8. Firma del secretario
Excmo. Sr. D. ......
Ilmo. Sr. D. ......
Sr. D. ......
Sr. D. ......
Sr. D. ......
Fecha: ...... de ...... de ......
Hora de comienzo: ..:..
Hora de finalización: ..:..
Lugar: ......
1. Adquisición de mobiliario para las instalaciones del Ateneo.2. Contratación de los servicios de mantenimiento informático.
1. Se abre la discusión del primer punto.El Sr. D. ...... propone hacer la compra en la empresa "Mis Muebles, S.A.".El resto de participantes, salvo el Sr. D. ......, apoya la moción.
Sometido a votación, se decide:a) encargarle al Sr. D. ...... la compra de los muebles.El Sr. D. ...... pide que se haga constar en acta su voto en contra de la compra, indicando el motivo siguiente: afirma que el club ya tiene el mobiliario suficiente para las instalaciones con las que cuenta, y por lo tanto la compra es innecesaria.2. Se abre la discusión del segundo punto.Tras varios minutos de discusión, y por unanimidad, se decide aplazar el tratamiento de este punto hasta la próxima reunión de la Junta.El Presidente El Secretario
Visto bueno y firma Firma
MANUAL DIRECCIÓN DE REUNIONES
ASOCIACIÓN SECRETARIADO PROFESIONAL DE MADRID
MODELO CONVOCATORIA
COMO REDACTAR UN ACTA DE REUNIÓN
VER EJEMPLO CONVOCATORIA Y ACTA
CRONOGRAMA
1. Caso práctico: tipo de reunión
Trabajas como secretaria, y tu jefe te encarga organizar una reunión, se trata del comité de nuevas tecnologías, que se encarga de asegurar el uso de las últimas tecnologías en el desarrollo de la empresa. Este comité se reúne habitualmente el primer martes de cada mes.
Debes resolver las siguientes cuestiones con respecto a esta reunión:
¿Se trata de una reunión ordinaria o extraordinaria?
¿Requiere convocatoria?
¿En la convocatoria debe figurar la hora de finalización?
¿Requiere orden del día?
¿Hay que levantar acta de la reunión?
2. Convocatoria de una reunión
El director general de tu empresa ha decidido formalizar las reuniones del equipo directivo. Para ello va a construir un comité de dirección compuesto por todos los directores de departamento y él mismo. La intención es que este comité celebre breves reuniones periódicas el director general expresa su confianza en ti y desea que asistas a las reuniones como secretario del comité con el objeto de levantar. Te pide que labores la convocatoria de la primera reunión para remitirla por correo electrónico en ella deberás incluir:
· una explicación sobre las funciones del comité resaltando que se trata sobre todo de un órgano de coordinación entre departamentos y de asesoramiento a la Dirección General para la toma de decisiones. También el hecho de que se reunirá una vez a la semana los lunes a las 9 de la mañana con una duración máxima de 1 hora.
· La propia convocatoria de la reunión para el próximo lunes en el despacho del director general.
· El orden del día de la reunión En este sentido te ha dicho que desea que cada director de departamento presente un breve informe (máximo 10 minutos) sobre las principales actividades del departamento y sus objetivos más inmediatos le gustaría que al final se abriera un pequeño debate de que pudieran salir algunas propuestas de mejora en la coordinación de los departamentos.
3. Caso práctico: convocatoria de reunión
Verónica Ruiz, es la secretaria de la Dirección General, tiene que redactar el orden del día para el Comité de dirección. A este comité que convoca el Director General, asisten todos los directores de la compañía, se celebra mensualmente y tiene como objetivo revisar la marcha de la empresa durante el mes anterior. La reunión tiene una serie de puntos que son fijos: análisis de los resultados económicos, información de la actividad comercial y proyectos en curso.
El Comité de Dirección acordó en su momento que la reunión se convoque con una semana de antelación y solamente se traten los asuntos que figuren en la agenda, por lo que cada uno de los miembros de la dirección debe presentar las cuestiones que desee que se debatan, con la suficiente antelación para que se puedan introducir en ésta.
El Director General estará ausente hasta la fecha en que se ha de celebrar la reunión del Comité. Verónica se pone en contacto con todas las secretarias para recordarles que la convocatoria se va a enviar en breve y que, si sus directivos quieren añadir algún punto a la agenda, deberán hacerlo llegar con la mayor brevedad. La secretaria del área comercial informa que su jefe está ausente y no estará de regreso hasta el día del comité. Sin embargo, añade su secretaria, quiere discutir un asunto o dos, por lo que será mejor que Luisa espere a preparar la convocatoria al regreso del director comercial.
Verónica debe tomar algunas decisiones puesto que como el Director General está fuera, no puede consultar ..Sabe que a él no le gusta que se incumplan las normas y si retrasa la convocatoria, ella estará incumpliéndolas.
Ha valorado la posibilidad de retrasar el envío de la convocatoria, pero no considera que sea la mejor opción, por ello, propone a su compañera que intente comunicarse con el director comercial. No hace falta interrumpirle, puede enviarle un mensaje corto al teléfono móvil y cuando él esté libre, podría enviarle los puntos que quiere tratar por ese mismo medio. De otro modo, ella dará curso a la convocatoria sin añadir ningún otro punto al orden del día.
Valora la decisión tomada por la secretaria y además realiza la convocatoria de la reunión incluyendo el orden del día. Inventa todos los datos que necesites para la convocatoria, incluyendo nombre y logo de la empresa y nombre del director general.
4. Caso práctico: preparación de una reunión
Tu jefa es la directora de marketing de una empresa de una cadena de distribución de electrodomésticos. Nuestra empresa tiene 40 tiendas en España y cada trimestre se realiza una reunión de la directora de marketing con los jefes/as de zona. El país está dividido en las zonas: Norte, Cataluña, Levante, Centro, Sur, Canarias, Baleares. A la reunión asistirán por tanto mi jefa, los jefes/as de zona y tu como secretario/a de la reunión que tomarás notas para levantar el acta de la reunión. La reunión tendrá una duración aproximada de dos horas y media, incluyendo un pequeño descanso para café. Tendrá lugar el día 14 de enero a partir de las 10 de la mañana.
Para el orden del día de la reunión tenemos: lectura y aprobación del acta de la reunión anterior, informe de ventas de la cadena en el trimestre anterior, informe de ventas por zonas, nuevos productos y previsiones para el próximo trimestre. El informe de ventas de la cadena será presentado por nuestra jefa. También presentará los nuevos productos y las previsiones para el próximo trimestre.
Tienes que realizar el siguiente trabajo:
• Redacta la convocatoria de la reunión inventando todos los datos que sean necesarios
• Recoge en un informe de preparación de la reunión los siguientes puntos:
o Título de la reunión
o Día y hora de la reunión
o Asistentes a la reunión
o Documentación necesaria
o Tamaño de la sala o equipamiento de esta
o Medios audiovisuales necesarios
o Cronograma de las tareas a realizar
o Realiza el PAM (programa de acción al minuto) de la reunión según los diferentes puntos del orden del día. Incluye un tiempo de entre 20 y 30 minutos de pausa para café.
• Redacta el acta de la reunión: debes inventar los datos que falten.