Por este motivo, te mostramos unas pautas que facilitaran tu tarea organizativa cuando seas el encargado de realizar cualquier acto, tanto a nivel particular como empresarial.
En primer lugar has de tener en cuenta que todo acto esta dividido en tres partes:
1) Las actividades previas al acto (PRE-ACTO)
2) Preparación del acto (ACTO)
3) Las actividades posteriores al acto (POST-ACTO)
1. ACTIVIDADES PREVIAS AL ACTO (PRE-ACTO)
1.1. Define los objetivos
Realiza un informe detallado (por escrito) que contenga los objetivos marcados para cada acto que organices, especificando aspectos tales como:
· La asistencia prevista
· La difusión en los medios de comunicación
· La promoción a realizar
· Los posibles colaboradores / patrocinadores
1.2. Analiza los públicos objetivo "del acto"
Es muy importante que estudies con detenimiento los públicos a los que te dirijas, tanto a nivel interno como externo, puesto que de el éxito de asistencia dependerá de la elección correcta del público objetivo.
Ejemplos: público interno: trabajadores, familiares, colaboradores, accionistas, voluntarios, etc.
público externo: clientes potenciales y actuales, público en general, medios de comunicación, Vip's, etc.
1.3. ¡ Cuidado con Murphy !
Podemos resumir las leyes de Murphy diciendo "si algo puede ir mal, irá mal".
Cuando organices cualquier evento tenlo muy presente; analiza cualquier situación o inconveniente que pueda llegar a surgir y que, además, pueda estropearte el acto. Te presentamos unas normas o consejos generales que deberás tener en cuenta:
· Prevé sitios alternativos en caso de lluvia (si el acto es al descubierto)
· Vigila que ese día no coincida con un acto social o deportivo importante (partidos Barcelona - Real Madrid ...)
· Si el número de personas es muy elevado, prevé un servicio médico o socorrista
· En muchos actos deberás contratar un seguro de responsabilidad civil
· Facilita al máximo el lugar de aparcamiento
· Contrata seguridad, sobretodo si el acto es al aire libre
· Etc.
Recordando algunas de las leyes de Murphy, hay que saber que:
· Todo requiere más tiempo del que piensas
· Dejadas a ellas mismas, las cosas tienden a ir de mal en peor
· Si intentas complacer a todo el mundo, alguien será contrariado
· Si adviertes que hay cuatro formas posibles en las que algo puede salir mal y las evitas, no tardará en surgir una quinta forma
· Si las posibilidades de éxito son del 50%, las posibilidades de fracaso son de un 75%
· Cuando algo salga mal, siempre habrá alguien que ya lo sabia
1.4. Haz un listado de las necesidades
Estudia cuales pueden ser tus necesidades para cada acto, tanto las materiales (sillas, mesas, megafonia...) como las de personal (seguridad, azafatas...). A continuación te ofrecemos un listado orientativo de las necesidades más usuales. (Te recomendamos que elabores tu propio listado de necesidades)
Material/varios/Personal
* Sillas * Mesas * Seguridad
* Tarimas * Plafones * Azafatas
* Pizarras * Pancartas * Traductores
* Señalización * Iluminación * Mantenimiento
* Megafonía * Cátering * Camareros
* Animación * Hoteles * Limpieza
* Ornamentación * Obsequios * Secretaria
* Fotografía * Video * Organización
* Audiovisuales * Transporte * Choferes
* Identificadores * Otros * Otros
Imprenta Comunicación/Prensa Público Asistente
* Papel de carta * Rueda de prensa * Empleados
* Sobres varios * Comida de prensa * Familiares
* Invitaciones, saludas * Notas de prensa * Público en general
* Carteles, trípticos * Dossier de prensa * Autoridades
* Documentación * Publicidad prensa escrita * Vip's
* Identificaciones *Publicidad en radio/Tv * Otros
1.5. Calcula el presupuesto
Una vez definidas las necesidades que requiera el acto, realiza un presupuesto lo más aproximado posible a la realidad.
Es muy importante que sobre este presupuesto, añadas entre un 10 y un 15 por ciento para gastos imprevistos.
2. PREPARACIÓN DEL ACTO
2.1. Plan de acción al minuto (o programa)
Todo acto tiene un P.A.M. (Plan de Acción al Minuto) propio, que consiste en agrupar todas las actividades del acto por minutos. Te proponemos el siguiente ejemplo:
Ejemplo: P.A.M. de una inauguración
11:30 Convocatoria de los invitados
11:45 Palabras inaugurales del Presidente de la empresa
11:55 Breve discurso el Alcalde del Municipio
12:05 El Alcalde (junto con el Presidente) descubren una placa
conmemorativa
12:10 Firma en el libro de Honor de la empresa
12:15 Se sirve a los invitados un cocktail
12:20 Actuación de un grupo de animación durante el cocktail
12:55 Fin de la Inauguración
2.2. Ensayos
Comprueba con antelación todo el material que vayas a utilizar durante cada acto (megafonía, iluminación, audiovisuales, climatización, etc).
Si contratas azafatas y/o seguridad, es muy importante que conozcan previamente el lugar donde tenga lugar el acto. Es importantísimo que conozcan cuales van a ser sus tareas, donde las deberán realizar y el personal responsable de cada área.
2.3. Timming general del acto
El timmig es la ordenación de todas las actividades en coordenadas acción-tiempo. Sé lo más preciso posible y ¡sobre todo, procura cumplirlo!
3. ACTIVIDADES POSTERIORES AL ACTO (POST-ACTO)
3.1. Dossier de valoración
Elabora un informe-dossier final con todas las conclusiones positivas y negativas del acto. Procura ser lo más sincero posible en este informe.
Incluye la información principal utilizada para este acto, como:
· Modelos de cartas utilizadas (a la prensa, a las autoridades, a los
invitados, etc)
· Modelo de invitación
· Permisos
· Contratos
· P.A.M. y Timming del acto
· Listado de asistentes
· Patrocinadores y colaboradores
· Etc.
3.2. Dossier archivo
En este dossier, incluye todo el material que haya generado el acto, como por ejemplo:
· Dossier fotográfico (selección las mejores fotografías)
· Grabaciones en video (si dispones de varios videos grabados, grábalo
todo en uno con las mejores imágenes)
· Material promocional (modelos de trípticos, carteles, anuncios, etc)
· Grabaciones de todas las entrevistas de radio
· Dossier de las apariciones en la prensa escrita
· Etc.
NOTA: La elaboración de estos dossieres te ayudará en la elaboración de otros muchos actos y futuras ediciones del mismo.
3.3. Agradecimientos
Los agradecimientos son uno de los aspectos más importantes y al mismo tiempo más olvidados en la organización de todo acto.
No debes olvidarte de agradecer a todo aquel que haya participado o colaborado en la organización de tu acto. Aquí tienes algunos ejemplos de personas a las que debes agradecerles su colaboración:
· A los asistentes (o a los más importantes)
· Al personal contratado o a sus empresas (azafatas, seguridad, limpieza, etc)
· A los patrocinadores y colaboradores
· A los Medios de Comunicación (los que publiquen notas del acto)
· A los proveedores de material
· Etc.
Los agradecimientos se suelen hacer mediante una carta manuscrita firmada por la persona más importante de la empresa organizadora del acto. En ocasiones se puede adjuntar algún detalle, como fotografías u obsequios conmemorativas.
3.4. Cierra el Presupuesto
Una vez finalizado el acto, estudia todos los gastos e ingresos producidos por el mismo y comprueba las desviaciones existentes respecto al presupuesto inicial (ver apartado Pre-Acto).
Es importante saber si ha sido necesario la utilización del porcentaje destinado a imprevistos (entre un 10 y un 15% del total) calculado en en presupuesto inicial.
Procura que en las campañas que organices, el presupuesto final no supere al presupuesto inicial y sus imprevistos, lo contrario indicará que no se calculó con la suficiente precisión desde sus inicios.
ENLACES DE INTERÉS:
¿Cómo organizar un congreso?
¿Qué son y cómo organizar un congreso?
Claves para la organización de un evento impactante
Organizar una rueda de prenda perfecta
Ideas y recursos para organizar eventos en España y Marruecos
La feria como herramienta de marketing
Tipos de actos en una empresa
REVISTAS Y PÁGINAS SOBRE PROTOCOLO:
Revista protocolo.comEventoclick
blog sobre protocolo
La esencia del protocolo empresarial
LA IMAGEN Y LA EMPRESA (Consejos sobre el atuendo):
Equivalencias en el vestuario hombre/mujerNudos de corbata
Etiqueta femenina. Vestido corto
Fondo de armario femenino
Manga ancha en el vestir
ACTIVIDADES TEMA 5
1) ¿Qué son las relaciones públicas desde el punto de vista de la comunicación?
2) ¿Cuáles son las tres premisas de los eventos corporativos?
3) Escribe la definición de evento
4) ¿Para qué sirven los eventos desde el punto de vista empresarial?
5) ¿Cuál es el auténtico valor de los eventos?
6) Enumera 5 objetivos que se pueden pretender alcanzar mediante la organización de un evento
7) Cuáles son los cuatro criterios que pueden utilizarse para clasificar los eventos?
8) ¿Cuál es la principal diferencia entre los eventos internos y los externos?
9) Pon cinco ejemplos de eventos internos
10) Pon ocho ejemplos de eventos externos
11) Explica brevemente en qué consisten las tres grandes fases o etapas que se deben diferenciar a la hora de organizar cualquier evento
12) Enumera los 16 pasos que se deberían seguir para organizar un evento
13) ¿Qué tipo de documento deberás preparar en cada uno de estos casos?
a) Necesitas pedir permiso al ayuntamiento para organizar el evento:
b) Quieres solicitar un presupuesto a una empresa de catering:
c) Vas a realizar una rueda de prensa y quieres avisar a los medios de comunicación:
d) Tienes que avisar a los invitados:
14) Di cuatro formas de publicitar un evento
15) ¿Cómo se denomina el documento que sirve para comprobar qué todo está según lo planeado?
16) a) ¿Qué es un cronograma?
b) ¿Qué se recoge en los cronogramas?
c) ¿Cuál es su objetivo?
17) Di tres ventajas que aportan los cronogramas a la organización de los eventos
18) a) ¿Qué es el timing? b) ¿En qué se diferencia el timing del cronograma?
19) ¿Qué dos cosas debemos hacer con el presupuesto una vez finalizado el evento?
20) Un grupo de amigos quiere organizar una fiesta para recaudar dinero para un viaje. Para ello, van a alquilar un local por 300€. La licencia de apertura que concede el ayuntamiento para este tipo de fiestas cuesta 25€. Tienen que contratar un seguro de responsabilidad civil que tiene un coste de 90€. En bebida tienen pensado gastarse 450€, y en hielo 30€. Para dar publicidad a la fiesta van a hacer 100 carteles, y eso les va a costar 60€. También quieren contratar un buen dj para que amenice la fiesta, por lo que se ponen en contacto con Dj Carusa, y tras una ardua negociación consiguen llegar al acuerdo de pagarle 100€ por pinchar en la fiesta. Para obtener dinero quieren buscar empresas patrocinadoras y darles publicidad en el cartel de la fiesta. Van a cobrar 20€ a cada patrocinador, y prevén que van a poder encontrar 20 empresas colaboradoras. El resto de dinero lo van a obtener vendiendo entradas con barra libre. Las entradas van a venderlas a 12€
a) Confecciona el presupuesto, suponiendo que tienen previsto vender 200 entradas
b) ¿Cuántas entradas tienen que vender para no ganar ni perder dinero?