SALUDA:
Impreso redactado por una persona que ocupa cierto cargo para comunicar brevemente algo; empieza con el nombre de la persona que lo envía, seguido del verbo saluda, del nombre del destinatario y del mensaje oportuno; no lleva firma al final.
Desde una visión de estudio más específica, es decir, desde la disciplina del protocolo, el saluda es:
Un escrito breve y formal de finalidad informativa, que se expresa en un formato preestablecido y un texto que admite pocas variaciones. Se usa, como su propio nombre indica, para saludar al destinatario con el fin de transmitir notificaciones de tipo protocolario.
En definitiva, el saluda en la comunicación institucional tiene como finalidad «agradecer una invitación confirmando o declinando la asistencia, felicitar, informar de una reunión, agradecer un obsequio, etc.». El saluda no es una invitación.
La estructura del saluda: La estructura del texto del saluda puede adaptarse a la siguiente:
- Logotipo, escudo o emblema identificador. Esta información se colocará en la parte superior central de la cuartilla.
- Cargo o título del emisor. Estos datos se situarán también en la parte superior, centrados y en letra cursiva.
- La palabra «saluda» escrita debajo del emisor, centrada, en letra cursiva, negrita y en número de fuente mayor que el resto del documento para que destaque.
- El destinatario. El nombre irá precedido por la preposición «a» en minúscula y cursiva. El nombre del destinatario puede ir escrito a mano o impreso.
- Fórmula de la invitación. Esta fórmula va precedida por la conjunción copulativa «y», como, por ejemplo: «y le comunica que el próxima día» o «y le agradece».
- Nombre del remitente. Este dato irá en la parte inferior del saluda, centrado y en letra inglesa. El nombre irá sin firma y sin tratamiento.
- Despedida o frase de cortesía. La finalidad de la despedida es cerrar el documento. Se pueden usar los siguientes ejemplos: «tiene el honor de ofrecerle su consideración personal más distinguida» o «aprovecha la ocasión para testimoniarle su consideración más distinguida».
- Población y fecha situados a la derecha.
GUIA PARA UN EVENTO
¿Qué
es el briefing de un evento?
El briefing de un evento es un documento clave que recoge toda la información necesaria para planificar y ejecutar un evento con éxito. Es la guía que permite tomar decisiones coherentes durante todo el proceso. En él se detallan aspectos como el propósito del evento, el público objetivo, el presupuesto disponible, las fechas clave, la narrativa del evento y los indicadores de éxito.
¿Por qué es tan importante el briefing de un evento?
El briefing para eventos es mucho más que un documento operativo. Es la base estratégica que permite alinear a todos los actores implicados —equipo interno, proveedores, patrocinadores y clientes— en una misma dirección. Su importancia radica en su capacidad para condensar en un solo recurso toda la información crítica para la toma de decisiones antes, durante y después del evento.
1. Alineación de expectativas
Uno de los mayores retos al organizar eventos es evitar malentendidos entre las partes. El brief de un evento sirve como contrato tácito que recoge los objetivos, límites y prioridades desde el inicio del proyecto. Esto permite reducir la ambigüedad, evitar correcciones de última hora y establecer una base de comunicación clara entre todos los involucrados.
2. Optimización de recursos
Un briefing de evento bien definido te permite gestionar mejor el tiempo, el presupuesto y los recursos humanos y técnicos. Al tener una visión global del evento antes de iniciar la ejecución, puedes anticipar necesidades, detectar cuellos de botella y priorizar tareas según su impacto estratégico.
3. Coherencia en el storytelling y la experiencia del asistente
Cuando el equipo tiene claro el mensaje principal y el propósito del evento —información que debe estar detallada en el briefing de un evento—, se logra una experiencia más coherente para el asistente. Desde el diseño gráfico hasta la selección del venue o las dinámicas de networking, todo debe responder a una narrativa común. Esto eleva la percepción de profesionalidad y mejora el impacto de marca.
4. Mejora continua basada en datos
Un briefing de eventos de calidad incluye indicadores de éxito (KPIs) que permiten evaluar resultados al finalizar. Gracias a ello, el equipo organizador puede aprender de cada experiencia y aplicar mejoras en eventos futuros. De hecho, comparar un briefing de un evento ejemplo con los resultados obtenidos es una de las mejores formas de mejorar la planificación.
5. Profesionalización del proceso
El uso sistemático de un modelo briefing para eventos transmite profesionalidad, tanto de cara al cliente como al equipo interno. Además, estandariza procesos, lo que resulta fundamental para agencias, departamentos de marketing o profesionales freelance que organizan múltiples eventos al año.
Cómo hacer un briefing de un evento correctamente
Crear un briefing no es rellenar un formulario: es construir un documento vivo, con visión estratégica. A continuación, se describen los pasos para hacerlo correctamente.
1. Establecer los objetivos del evento
Todo briefing de evento debe comenzar con esta pregunta: ¿por qué hacemos este evento? Puede tratarse de objetivos comerciales, comunicativos, formativos o internos. Es clave diferenciar entre objetivos generales (por ejemplo, posicionar la marca) y objetivos específicos (como captar 100 leads cualificados).
2. Identificar el público objetivo
Define a quién te diriges: clientes potenciales, empleados, partners, prensa… Este paso afectará al tono del evento, a los canales de difusión y al contenido del mismo.
3. Redactar el mensaje central y el storytelling
Una parte esencial del brief de un evento es su narrativa. ¿Qué quieres que recuerden los asistentes al finalizar? Define un mensaje claro, coherente con tu marca y adaptado al canal. Esta sección puede marcar la diferencia entre un evento rutinario y uno memorable.
4. Incluir detalles logísticos clave
En este apartado del briefing de eventos debes incluir:
- Fecha y duración
- Lugar (presencial, virtual o híbrido)
- Necesidades técnicas y audiovisuales
- Proveedores ya contratados o por confirmar
- Planificación temporal de tareas
5. Definir los indicadores de éxito
Sin KPIs no hay mejora. Tu briefing del evento debe incorporar métricas cuantitativas (asistencia, encuestas, ROI) y cualitativas (impacto de marca, engagement). Establecerlas desde el principio permite evaluar el desempeño real del evento.
Modelo briefing para eventos
Esta estructura la puedes adaptar a cada tipo de evento: formativo, corporativo, interno o comercial. Para facilitarte el trabajo, es recomendable vincular este briefing de evento a tu herramienta de gestión, donde puedas asignar tareas, responsables y tiempos de ejecución. descargar modelo
Conclusión
El briefing de evento no es solo una herramienta útil, sino una pieza imprescindible para cualquier organizador profesional. Ya sea que busques un modelo briefing para eventos o que estés redactando tu primer brief para eventos, lo importante es entender su papel como brújula estratégica.
Dedicar tiempo a preparar un buen briefing evitará malentendidos, reducirá los riesgos y aumentará significativamente las probabilidades de éxito del evento. Si además lo complementas con soluciones digitales que lo mantengan actualizado y compartido, estarás un paso más cerca de una ejecución impecable.
Las preguntas clave que pueden realizarse a la hora de elaborar el brief de un evento
· ¿Cuál es el objetivo principal del evento?
· ¿Cuál es el presupuesto disponible para el evento?
· ¿Cuántas personas se espera que asistan al evento?
· ¿Cuál es la fecha y la hora del evento?
· ¿Cuál es el perfil del público objetivo?
· ¿Qué tipo de experiencia desea que tenga el público asistente?
· ¿Qué tipo de ambiente desea crear para el evento?
· ¿Hay algún tema específico que se quiera destacar en el evento?
· ¿Hay algún requisito especial para el lugar del evento?
· ¿Qué tipo de entretenimiento o actividades desea incluir en el evento? ¿Se requiere contratación de artistas, ponentes o entretenimiento adicional?
· ¿Cómo se medirá el éxito del evento?
· ¿Cuáles son los desafíos o preocupaciones más importantes que se deben tener en cuenta al organizar el evento?
· ¿Cómo se espera que los asistentes se involucren con el evento?
· ¿Deseas incorporar elementos de sostenibilidad y responsabilidad social en el evento?
· ¿Cuál es el plazo para la planificación y ejecución del evento?
· ¿Existen restricciones de espacio o logística que debamos tener en cuenta para el evento?
· ¿Hay algún requisito específico de seguridad o protocolo a seguir para el evento?
· ¿Cuál es el mensaje o la información clave que se desea comunicar durante el evento?
· ¿Hay alguna marca o producto que se deba destacar durante el evento?
· ¿Qué tipo de servicios adicionales se necesitan, como servicios de catering, alojamiento, transporte, etc.?
· ¿Existen requerimientos especiales de accesibilidad para personas con discapacidad?
· ¿Hay alguna preferencia en cuanto al idioma utilizado durante el evento?
· ¿Cuál es el plazo para la entrega del brief completo y la propuesta del evento?
· ¿Deseas incorporar elementos interactivos o tecnológicos en el evento?
· ¿Tienes alguna preferencia en cuanto al estilo de comunicación y presentación durante el evento?
· ¿Hay algún patrocinador o empresa colaboradora que necesite ser destacado en el evento?
· ¿Se requiere algún tipo de registro previo para los asistentes?
· ¿Cuál es el enfoque de marketing y promoción que se ha utilizado previamente para eventos similares?
· ¿Deseas que el evento genere alguna acción específica por parte de los asistentes (compra, donación, firma, etc.)?
· ¿Qué recursos internos estarán disponibles para el evento (personal, materiales, equipos, etc.)?
Ejemplo práctico de briefing
Imagínate que te han encargado la presentación nacional de una nueva línea de tecnología para un fabricante de electrónica. Después de una reunión, elaboras tu briefing y lo validas con el cliente:
· Objetivo: “Generar expectación y captar 50 leads cualificados entre distribuidores y tiendas.”
· Target: profesionales B2B, 25-55 años, gerentes de compras del sector retail tech en España.
· Branding: debe destacar la innovación y la sostenibilidad, con demos en directo de los productos.
· Presupuesto: 30.000 €, áreas prioritarias: venue, catering y demo técnica (con poco peso en regalos o merchandising).
· Limitaciones: evento solo para mayores de edad, código de vestimenta business casual.
· Timing: evento en la primera quincena de febrero, con margen de +/- 1 semana.
Con este briefing cerrado, tu equipo sabrá por dónde va a ir el evento, los proveedores también los entenderán de un vistazo y tu cliente podrá revisar y adaptar sus expectativas antes de arrancar la organización y producción.
Como has visto, hacer un briefing de evento efectivo es mucho más que rellenar una checklist. Es crear las bases sólidas sobre las que construirás experiencias memorables y resultados medibles. Un briefing bien estructurado no solo facilita tu trabajo como planner, sino que genera confianza en tu cliente y ayuda a reducir significativamente los riesgos del proyecto. ENLACES DE INTERÉS:
¿Qué son y cómo organizar un congreso?
Claves para la organización de un evento impactante
Organizar una rueda de prenda perfecta
Ideas y recursos para organizar eventos en España y Marruecos
La feria como herramienta de marketing
Tipos de actos en una empresa
REVISTAS Y PÁGINAS SOBRE PROTOCOLO:
Revista protocolo.comEventoclick
blog sobre protocolo
La esencia del protocolo empresarial
LA IMAGEN Y LA EMPRESA (Consejos sobre el atuendo):
Equivalencias en el vestuario hombre/mujerNudos de corbata
Etiqueta femenina. Vestido corto
Fondo de armario femenino
Manga ancha en el vestir
ACTIVIDADES TEMA 5
1) ¿Qué son las relaciones públicas desde el punto de vista de la comunicación?
2) ¿Cuáles son las tres premisas de los eventos corporativos?
3) Escribe la definición de evento
4) ¿Para qué sirven los eventos desde el punto de vista empresarial?
5) ¿Cuál es el auténtico valor de los eventos?
6) Enumera 5 objetivos que se pueden pretender alcanzar mediante la organización de un evento
7) Cuáles son los cuatro criterios que pueden utilizarse para clasificar los eventos?
8) ¿Cuál es la principal diferencia entre los eventos internos y los externos?
9) Pon cinco ejemplos de eventos internos
10) Pon ocho ejemplos de eventos externos
11) Explica brevemente en qué consisten las tres grandes fases o etapas que se deben diferenciar a la hora de organizar cualquier evento
12) Enumera los 16 pasos que se deberían seguir para organizar un evento
13) ¿Qué tipo de documento deberás preparar en cada uno de estos casos?
a) Necesitas pedir permiso al ayuntamiento para organizar el evento:
b) Quieres solicitar un presupuesto a una empresa de catering:
c) Vas a realizar una rueda de prensa y quieres avisar a los medios de comunicación:
d) Tienes que avisar a los invitados:
14) Di cuatro formas de publicitar un evento
15) ¿Cómo se denomina el documento que sirve para comprobar qué todo está según lo planeado?
16) a) ¿Qué es un cronograma?
b) ¿Qué se recoge en los cronogramas?
c) ¿Cuál es su objetivo?
17) Di tres ventajas que aportan los cronogramas a la organización de los eventos
18) a) ¿Qué es el timing? b) ¿En qué se diferencia el timing del cronograma?
19) ¿Qué dos cosas debemos hacer con el presupuesto una vez finalizado el evento?
20) Un grupo de amigos quiere organizar una fiesta para recaudar dinero para un viaje. Para ello, van a alquilar un local por 300€. La licencia de apertura que concede el ayuntamiento para este tipo de fiestas cuesta 25€. Tienen que contratar un seguro de responsabilidad civil que tiene un coste de 90€. En bebida tienen pensado gastarse 450€, y en hielo 30€. Para dar publicidad a la fiesta van a hacer 100 carteles, y eso les va a costar 60€. También quieren contratar un buen dj para que amenice la fiesta, por lo que se ponen en contacto con Dj Carusa, y tras una ardua negociación consiguen llegar al acuerdo de pagarle 100€ por pinchar en la fiesta. Para obtener dinero quieren buscar empresas patrocinadoras y darles publicidad en el cartel de la fiesta. Van a cobrar 20€ a cada patrocinador, y prevén que van a poder encontrar 20 empresas colaboradoras. El resto de dinero lo van a obtener vendiendo entradas con barra libre. Las entradas van a venderlas a 12€
a) Confecciona el presupuesto, suponiendo que tienen previsto vender 200 entradas
b) ¿Cuántas entradas tienen que vender para no ganar ni perder dinero?