2.1 Estructura organizacional: Definición, beneficios y tipos
La estructura organizacional es la forma cómo se asignan las funciones y responsabilidades que tiene que cumplir cada miembro dentro de una empresa para alcanzar los objetivos propuestos.
Puesto que cada empresa funciona de manera diferente, cada una tiene que adoptar una estructura organizacional distinta que le ayude a alcanzar sus metas y objetivos. Por lo tanto, toda empresa conforme a la forma de operar debe planificar todo el proceso de sus tareas laborales y definir los puestos y responsabilidades de todas las personas que integran la organización.
De manera que, la estructura organizacional representa la forma en la que se organiza el trabajo dentro de una empresa. También se establece el modo de comunicación y de coordinación que se entabla entre cada puesto para llevar a buen término las tareas.
En efecto, debido al alto grado de competencia las empresas buscan mejorar y volver más eficientes sus procesos productivos, sus procesos administrativos y su estructura organizacional.
Cuando una empresa realiza su estructura organizacional persigue alcanzar lo siguiente:
- Determinar los distintos departamentos y áreas de funcionamiento que integran la organización.
- Crear el sistema jerárquico entre los diferentes puestos de trabajo y áreas de responsabilidad.
- Delinear los perfiles de puestos para definir las tareas y responsabilidades de cada miembro de la organización.
Sin duda, todo esto facilita que se dé una correcta división de tareas, las cuáles se desarrollan con eficiencia y esto permite evitar el surgimiento de confusiones y de conflictos.
¿Qué es una estructura organizacional?
La estructura organizacional es el sistema mediante el cual se ordenan y dirigen los diferentes componentes de una organización para alcanzar los objetivos propuestos. Este sistema puede incluir normas, funciones y responsabilidades.
Al alinear y relacionar las partes de una organización, la estructura organizacional permite que los grupos trabajen juntos dentro de sus funciones individuales y determina cómo fluye la información entre los niveles de la empresa para que esta pueda alcanzar su máximo rendimiento.
La estructura organizacional elegida influye en el éxito de una organización a la hora de llevar a cabo su estrategia y objetivos.
Elementos de una estructura organizacional
Los elementos forman la base de la estructura organizacional y son esenciales para el desarrollo organizacional exitoso. Una estructura bien diseñada puede mejorar la comunicación, la toma de decisiones y la eficiencia general de una organización.
Estos son los elementos de la estructura organizacional que debes considerar:
- Departamentos y unidades funcionales: Los departamentos representan divisiones específicas dentro de la organización, cada uno con su propia área de responsabilidad. Pueden incluir ventas, marketing, recursos humanos, finanzas, producción, entre otros.
- Jerarquía organizativa: La jerarquía define la estructura de autoridad y responsabilidad en la organización. Esto incluye niveles como la alta dirección, la gerencia intermedia y los empleados de nivel operativo.
- Órganos de Dirección: Estos son los grupos o individuos encargados de tomar decisiones estratégicas y supervisar el funcionamiento general de la organización. Incluyen la junta directiva y la alta dirección.
- Cadena de mando: La cadena de mando es la línea de autoridad que fluye desde la alta dirección hacia abajo en la organización. Establece quién reporta a quién y cómo se toman las decisiones.
- Roles y responsabilidades: Cada puesto de trabajo tiene roles y responsabilidades específicas que se deben cumplir. Definir estos roles es fundamental para la claridad y la eficiencia en la organización.
- Comunicación interna: La estructura define cómo fluye la comunicación dentro de la organización. Puede ser de arriba hacia abajo, de abajo hacia arriba o bidireccional, dependiendo de la cultura y las necesidades organizativas.
- Normas y procedimientos: Establece las reglas y procedimientos que guían el comportamiento y las operaciones dentro de la organización. Esto incluye políticas de recursos humanos, políticas de calidad y más.
- Cultura organizacional: La estructura influye en la cultura de la organización. Define los valores, las creencias y las normas compartidas por los empleados.
- Estrategia organizacional: La estructura debe estar alineada con la estrategia de la organización. Debe apoyar los objetivos y la misión de la empresa.
- Flexibilidad: En un entorno empresarial en constante cambio, la estructura debe ser lo suficientemente flexible como para adaptarse a nuevas oportunidades y desafíos.
- Capacidad de escalabilidad: Debe permitir el crecimiento de la organización sin perder eficiencia ni efectividad.
- Evaluación y mejora continua: La estructura debe ser objeto de revisión y mejora constante para garantizar su eficacia y eficiencia.
Ventajas de una estructura organizacional
5 beneficios de definir la estructura organizacional de tu empresa de forma clara y compartirla entre todos los miembros del equipo:
1. Toma de decisiones más eficiente
Las estructuras organizacionales pueden diseñarse para promover el flujo de información, desde las operaciones de primera línea hasta los directivos responsables de la toma de decisiones empresariales.
El flujo de información resultante de una estructura organizacional puede utilizarse para promover una toma de decisiones más rápida y eficiente.
Cuando los distintos equipos de trabajo son capaces de comunicarse más eficazmente, la comunicación organizacional de la empresa también se verá afectada positivamente. Esto conducirá a una toma de decisiones más rápida y eficiente.
2. Operar múltiples ubicaciones de la empresa
Contar con una estructura definida ayuda a los propietarios de empresas a crear una cadena de gestión organizacional para garantizar que todas las ubicaciones de la empresa funcionen de acuerdo con los procedimientos estándar de la compañía.
Contar con una estructura organizacional ayuda a garantizar que todos los establecimientos de la empresa funcionen de forma similar y se rijan por los mismos procedimientos, sobre todo para aquellos que tienen dinámicas de trabajo remoto o work from anywhere.
3. Mejora de la eficiencia operativa
Las estructuras organizacionales ayudan a delimitar las tareas de los empleados y a las personas responsables de supervisar su correcta implementación.
Al dividir a la empresa en varios equipos o ramas, se garantiza que todas las tareas y responsabilidades específicas de esas divisiones se cumplan más fácilmente. Cuando un empleado sabe en qué debe trabajar, es capaz de actuar con rapidez y eficacia.
Las estructuras organizacionales también pueden crearse con cierta flexibilidad para añadir nuevos departamentos o empleados con el fin de no sobrecargar a un solo directivo de la empresa, así como para evitar los silos organizacionales.
4. Mayor rendimiento de los empleados
Cuando a un empleado se le delegan ciertas tareas y responsabilidades de forma clara, es capaz de rendir bien en su trabajo.
Una estructura organizacional proporciona a los colaboradores la orientación que necesitan para rendir al máximo cada día, y esta mejora en el rendimiento también puede conducir a un aumento de la moral y la satisfacción de los empleados.
5. Elimina la duplicación del trabajo
Cuando los empleados se dividen en equipos según sus habilidades y conocimientos, se elimina el riesgo de que se solapen las tareas.
Por ejemplo, si se asigna un proyecto a un equipo, los otros equipos saben que no es su responsabilidad asumirlo porque también tienen sus propias tareas definidas.
Importancia de la estructura organizacional
Establecer una estructura organizacional es un paso esencial en la conformación de toda empresa.
La estructura no sólo define la jerarquía de una empresa, sino que también permite diseñar la estructura salarial de sus empleados.
Al establecer la estructura organizacional, la empresa puede decidir los grados y rangos salariales de cada puesto y separar a los empleados y las funciones en diferentes departamentos, para que se puedan realizar sus diferentes operaciones a la vez sin problemas.
En la conformación de una estructura organizacional la empresa debe identificar los resultados que la nueva estructura o proceso debe producir, incluyendo:
Los trabajos esenciales, los requisitos de las funciones existentes, funciones nuevas o modificaciones necesarias, parámetros clave, responsabilidades, flujos de información críticos y la autoridad en la toma de decisiones por nivel de organización.
Diferencia entre estructura organizacional y diseño organizacional
El diseño organizacional es el proceso de planificación estratégica y configuración de una organización en términos de sus objetivos y recursos, mientras que la estructura organizacional se refiere a cómo se organizan y dividen las tareas y las personas dentro de esa organización para alcanzar esos objetivos.
El diseño precede a la estructura, ya que implica la toma de decisiones estratégicas que luego se implementan a través de la estructura organizacional.
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Diseño organizacional |
Estructura organizacional |
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Proceso de planificación y configuración de la organización |
Forma en que se organizan y dividen las tareas y las personas |
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Involucra la toma de decisiones estratégicas y la planificación de objetivos y estrategias |
Define la jerarquía, los departamentos y las relaciones de supervisión |
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Determina la distribución de responsabilidades, autoridad y recursos |
Establece la disposición y las conexiones entre las partes de la organización |
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Se enfoca en la eficiencia y logro de los objetivos organizacionales |
Define las relaciones formales de autoridad y comunicación |
Tipos de estructura organizacional
Entre los modelos de estructura organizacional más comunes que una empresa puede aplicar, tenemos los siguientes:
1. Lineal
Sobre todo, la estructura lineal se basa fundamentalmente en los niveles de autoridad y se maneja un sistema de decisión centralizada. Esta se estructura de forma piramidal, mientras más alta es la jerarquía disminuyen los puestos, pero aumenta en cada cargo el número de responsabilidades.
Una de las principales de este tipo de organización, es que esta estructura es tan sencilla que se puede comprender por cualquier elemento del equipo, por nuevo que sea en la empresa; no deja ningún lugar a dudas y por ende, los mandos están claros inmediatamente.
Otra de las cosas que hace que este método sea utilizado cada vez más, es que la economía crece constantemente, de manera que las personas intentan incursionar en el ámbito empresarial con nuevas compañías y este modelo de organización es ideal para empresas pequeñas.
También es de los mejores métodos que hay para organizar una empresa porque se define perfectamente la responsabilidad de todos los involucrados en la compañía; con esta organización, no hay manera de que haya un error y no poder deducir las responsabilidades respectivas.
Desventajas
Las cosas no tan buenas que podemos ver en este modelos son por ejemplo que, como la dirección es directa y única en un sentido, esto puede causar que los empleados que están en cierta medida sobre otros sean demasiado autoritarios cada vez más gradualmente.
Si la empresa crece rápidamente, que es lo que se desea siempre, esta forma de organizar tiende a caerse y si no se está preparado para implementar una nueva en dicho crecimiento, la empresa entera puede colapsar por falta de organización.
Por último, podemos ver como desventaja que la formalidad de comunicación con los superiores es demasiado rígida, esto fomenta demasiada importancia para quienes están arriba de otros, es inflexible y crea descontento en los empleados de la parte baja de la pirámide, de forma que trabajan pensando en que son vistos mal por los mandos altos por el solo hecho de no comunicarse directamente con ellos.
2. Horizontal
El organigrama horizontal es muy utilizado hoy día por todas las empresas, ya que este no estructura los niveles jerárquicos de la misma, sino todo el proceso laboral que se realiza dentro de la empresa. Por lo cual es más fácil su entendimiento y su realización.
Ventajas
· Comunicación: al no tener una estructura basada en el orden jerárquico, los empleados se pueden entender de una manera más adecuada, dejando que la comunicación entre ellos fluya como es debido.
· Decisiones: con la estructura de los organigramas los empleados pueden empezar a realizar los trabajas que están allí plasmados sin necesidad de esperar las ordenes de sus superiores y jefes.
· Tareas: los organigramas horizontales permiten que los trabajadores colaboren más y se ayuden entre sí, incluso mejora las relaciones entre las distintas áreas.
Para las empresas pequeñas, esta suele ser una excelente alternativa de organización laboral, ya que el número de trabajadores es menor.
Desventajas
· Al no contar con una estructura en orden jerárquico, puede haber un ligero descontrol dentro de las distintas áreas de la empresa, debido a que los cargos no se plasman en el cómo están establecidos.
· Al no presentar los distintos cargos, todos los equipos de las empresas tienen más responsabilidades dentro del ámbito laboral, para que las actividades fluyan y se realicen como deben ser.
· Los trabajadores tienen que dar su mejor esfuerzo ya que si no se realiza el trabajo como es establecido en el organigrama, la irresponsabilidad puede afectar el proceso de producción.
· Los supuestos líderes tienen menos poder, ya que el organigrama se establece que todos los trabajadores tienen un cargo por igual, sin importar la influencia que se tenga.
· El organigrama horizontal puede fallar en las empresas grandes, ya que estas suelen contar con miles de trabajadores que pueden confundirse con la organización plasmada en dichas estructuras.
Características de los organigramas horizontales
Este se basa en organizar procesos y no tareas particulares, haciendo que el trabajo en general sea más productivo y menos jerárquico.
Organiza equipos, con la idea de unir personas con diferentes capacidades, para que puedan trabajar de una manera más productiva.
3. Funcional
La organización funcional es una forma de organización empresarial, basado en una estructura donde cada empleado se especializa en actividades específicas para el desarrollo de sus funciones, cooperando con los demás miembros del equipo a fin de alcanzar los objetivos y metas con eficiencia y eficacia, mejorando la productividad y el éxito de la empresa.
No obstante, todos los empleados dependen de un supervisor y cada equipo de trabajo se organiza en departamentos especializados. Por ejemplo, departamento de marketing, de ventas, de producción, de contabilidad.
La organización vista desde el sentido de ordenación y clasificación parte de la necesidad de cooperar ante las limitaciones físicas, sicológicas y sociales del individuo que busca una mayor productividad, la cual solo será posible con una estructura organizacional adecuada.
De tal modo que la estructura de la organización debe pautarse de manera que: para todos y cada uno de los trabajadores quede perfectamente claro, quién va a realizar cada tarea y quién es responsable por determinados resultados.
La organización funcional es una de las formas más básicas y lógica de división empresarial empleada especialmente por empresas pequeñas, que producen y comercializan una línea limitada de productos, ya que se facilita el aprovechamiento eficaz de los recursos humanos especializados. Además, facilita notablemente la supervisión de cada gerente como experto con conocimientos y habilidades en un área delimitada por sus funciones.
Características de la organización funcional
· Autoridad dividida y sustentada en el conocimiento. Cada superior tiene autoridad parcial y relativa sobre los subordinados.
· Línea directa de comunicación en busca de rapidez de respuesta entre los diferentes niveles.
· Decisiones descentralizadas, cada grupo especializado tiene cierta autonomía en la toma de decisiones pertinentes a sus funciones.
Ventajas
· La especialización en cada área es mayor.
· Facilita el desempeño y eficiencia de cada trabajador.
· Mejor comunicación.
· Cada departamento realiza eficientemente su actividad específica.
· El trabajo manual es separado del trabajo intelectual.
· Disminuye la presión sobre una sola persona (jefe) y se comparten las responsabilidades.
Desventajas
· Se pierde el principio de unidad en el mando, lo que genera conflictos de autoridad.
· Se presentan problemas en la delegación autoridad y la delimitación de responsabilidades.
· Presenta una tendencia a la competencia entre los especialistas, ya que los diversos órganos o cargos se especializan en determinas actividades; ellos tienden a imponer a la organización su punto de vista y su enfoque.
· Se presenta tensión y conflictos por la rivalidad y la competencia, que afecta la moral y la disciplina de los trabajadores.
· Se presta a la confusión y multiplicidad en los objetivos, ya que exige la subordinación múltiple y da autonomía de decisión, generando conflictos en las funciones generales de la empresa.
4. Divisional
La organización divisional organiza las actividades de un negocio alrededor de grupos geográficos, mercados, o grupos de productos y servicios. Se llama organización divisional cuando las organizaciones dividen las áreas funcionales de la organización en divisiones. Cada división cuenta con sus propios recursos a fin de operar en forma independiente.
Una organización constituida por líneas de división podría tener grupos que operan en Estados Unidos o Europa, o para clientes comerciales, o para la línea de productos. Cada una de tales divisiones contiene un conjunto completo de funciones.
Este enfoque es útil cuando la toma de decisiones debe ser agrupada a nivel de división para reaccionar más rápidamente a las condiciones locales. La estructura divisional es especialmente útil cuando una empresa tiene muchas regiones, mercados, y/o productos. Sin embargo, puede causar mayores costos totales, y puede dar lugar a una serie de pequeños feudos, peleando dentro de una empresa y que no necesariamente trabajen juntos para el bien de toda la entidad.
Ejemplo: Johnson & Johnson organiza su empresa en tres disiviones mayores:
I) Consumer health care productos,
II) Medical devices and diagnostics
III) Pharmaceuticals.
5. Matricial
En ocasiones llamada sistema de mando múltiple, es un híbrido que combina los beneficios de los dos anteriores, a la vez procura evitar sus inconvenientes.
Una organización matricial cuenta con dos tipos de estructura, los empleados tienen dos jefes, es decir, trabajan bajo dos cadenas de mando.
Una cadena de mando es la de funciones o divisiones y la segunda es una disposición horizontal que combina empleados de diversos departamentos funcionales, para formar un equipo de proyecto o negocio, encabezado por un gerente de proyecto, el cual debe ser especialista en el área asignada.
Conforme las organizaciones han crecido y se han expandido a nivel internacional, han usan un tipo de matriz para sus operaciones internacionales.
Las estructuras matriciales son complejas, pero tienen ciertas ventajas, como por ejemplo es eficiente para reunir las habilidades especializadas requeridas para resolver un problema complejo.
Sea cual sea el caso, para que el proceso sea exitoso es necesario definir con las obligaciones y derechos de cada uno de los integrantes de la organización.
6. Central
La estructura central se usa más en empresas que son muy grandes y por lo tanto su forma de trabajo es más compleja. Por eso cada empleado debe responder a muchos supervisores que se encuentran en diferentes áreas o en diferentes localizaciones.
Este esquema se enfoca en representar los servicios que tiene la compañía a los clientes, sin determinar el mismo lineamiento de mando como se puede observar en otros tipos de organigramas.
Importancia de una estructura organizacional
La importancia de una estructura organizacional reside principalmente en los siguientes puntos:
- Brinda un orden a la empresa y le permite seguir una determinada dirección.
- Permite diferenciar tareas por áreas o departamentos y asignar a los profesionales (directivos o gerentes) que serán responsables de cada segmento.
- Permite que los trabajadores sepan dónde se ubica su área dentro de la empresa y quiénes son sus superiores.
- Es un vehículo para identificar si es necesario contratar más personal para alguna área o tarea en particular.
- Al delimitar responsabilidades, permite que un gerente sepa qué tareas corresponden a otro directivo y así no interferir con la labor de este último.
- Permite identificar las líneas de comunicación que deben establecerse entre los departamentos de la empresa, por ejemplo, planificación financiera y contabilidad.
Ejemplo de estructura organizacional
Podemos concluir que toda empresa que cuenta con una buena estructura organizacional tiene más probabilidades de obtener buenos resultados. Primero puede determinar la cantidad de recursos humanos que necesita para desarrollar sus funciones, sabe quién es el responsable de cada proceso de trabajo y puede delimitar claramente las responsabilidades de cada miembro del equipo. Todo esto en conjunto le permite un desempeño mejor y más eficiente.
- La cultura organizacional es transmitida por sus miembros.
- Es singular en cada empresa y puede lograr en los individuos una mejor cohesión.
- Influye en el comportamiento de sus miembros de una manera positiva y/o negativa (valores y normas).
- Determina la forma como funciona la empresa a través de su estrategia, estructura y sistema.
- Se da una interacción entre las características personales y el ambiente que rodea a sus miembros.
- Define los límites dentro de una empresa y transmite identidad, para facilitar la creación de compromiso personal y sentido de pertenencia.
- Puede evolucionar y favorecer al cambio.
- Tiene influencia sobre el clima organizacional.
- La cultura se adapta a los cambios que surgen de la influencia externa.
- Declaraciones formales de la filosofía organizacional, organigramas, credos, misión, materiales usados en el reclutamiento y la selección, y socialización.
- Diseño de espacios físicos, fachadas, instalaciones, edificios.
- Manejo deliberado de papeles, capacitación y asesoría por parte de los líderes.
- Sistema explícito de premios y reconocimiento, criterios de promoción.
- Historias leyendas, mitos y anécdotas sobre las personas y acontecimientos más importantes.
- Aquello a lo cual los líderes prestan atención, lo que miden y controlan.
3. Recompensa: ¿Qué se recibe a cambio del esfuerzo y dedicación y ante todo de los buenos resultados obtenidos en la realización del trabajo?
7. Estándares: Un estándar, sabemos, establece un parámetro o patrón que indica su alcance y cumplimiento. En la medida que los estándares sean fijados con sentido de racionalidad y ante todo de que puedan ser logrados sin exagerar los esfuerzos necesarios para ello, los miembros del grupo percibirán estos, con sentido de justicia o de equidad.