LA PLANIFICIÓN
Como
ya sabemos la planificación es funciones de la dirección, su ausencia suele
implicar el tener que realizar
determinados trabajos con premura de tiempo, y cuando se realiza una tarea
deprisa o bajo presión es más frecuente cometer errores.
Es
conveniente que el profesional de secretaría planifique tanto su trabajo como
el de los directivos asignados a fin de evitar los problemas que acarrea su
falta.
Las
actividades de planificación de cualquier persona con responsabilidad
directivas pueden dividirse en permanentes (regulares e irregulares) y
esporádicas (previstas y no previstas)
Planificación
de actividades del directivo:
A. Permanentes:
- Irregulares:
- Llamadas
- Reuniones
- Visitas
- Salidas
- Regulares:
a) Repetición
diaria:
·
Reuniones fijas
·
Firmas
·
Correo
b) Repetición
periódica: (semanal, mensual, quincenal)
·
Informes
·
Control
·
Reuniones fijas
·
Visitas fijas a clientes
·
Visitas fijas a subordinados
B. Esporádicas:
1. Previstas: (trimestral,
semestral, anual)
- Preparación de planes anuales o semestrales
- Reuniones de control o programación con empleados
2. Imprevistas:
- Decisiones
- Reuniones
- Problemas o conflicto
Las
actividades permanentes de carácter regular y las esporádicas previstas se
pueden y se deben planificar a fin de poder dejar tiempo para las actividades
que no son susceptibles de ello.
5.6. Técnicas
de Asignación de tareas
El factor más
importante a la hora de asignar tareas o
dirigir un grupo de personas es “sintonizar” con el destinatario de la
información. La sintonización se puede
conseguir utilizando:
- un lenguaje adecuado,
- creando buen ambiente,
- efectuando contactos informales (frecuentes),
- actuando con sinceridad, justicia, transparencia…
No hay que dar por
supuesto que el subordinado asume lo que para el informante es obvio; hay que
explicar, especificar, determinar los métodos y las tareas, y posteriormente
supervisar.
Existen diferentes
técnicas para la asignación de tareas:
- Gestión por objetivos
- Delegación
- Motivación
Gestión
por objetivos
El
control, es una de las funciones de la dirección, implica una valoración del
rendimiento de los empleados que sirve como base para:
- la promoción
- la formación
- la motivación
La valoración,
según Graham, se puede realizar de dos formas:
- Intuitivamente: suelen ser valoraciones globales. Se tiende a caer en los prejuicios, primeras impresiones, efecto halo…(me gusta, no me gusta, lo hace bien , lo hace mal…)
- Sistemáticamente: la valoración es más objetiva y se suele realizar por medio de una escala de valoración, que consiste en listas de factores o características que se evalúan según ciertos valores (de 1 a 100, de 1 a 10…)
Para solucionar
estos problemas se planteó la gestión o
administración por objetivos, que
podemos definir como el sistema mediante el cual se intenta mejorar el
rendimiento de la empresa y motivar, valorar y formar a sus empleados
integrando sus metas personales en los
de la empresa.
Consiste en la
fijación de objetivos a lograr por cada
empleado, estos objetivos, que se fijan conjuntamente por el trabajador y el supervisor, deben tener
una serie de características para que sean operativos:
-
Fijar claramente lo que se quiere
conseguir.
-
Fijar
claramente las condiciones para conseguirlo.
-
Expresarlos en términos cuantitativos.
-
Ser realista.
-
No demasiado sencillos.
-
No ser en mero documento burocrático a
completar.
La gestión por
objetivos tiene una serie de ventajas y una serie de inconvenientes:
Ventajas: Mejora el sistema
de control y valoración.
-
Mejora la motivación, responsabilidad
y eficacia de los empleados.
-
Mejora la detección de necesidades de
formación.
-
Mejora la organización y
funcionamiento de la empresa en general.
Inconvenientes:
-
Necesita un clima laboral no
autoritario.
-
Solo puede realizarse con puestos de
trabajo que no estén demasiado definidos o estructurados.
-
No abarca los cambios que provengan
del exterior.
-
Es difícil controlar las condiciones
externas del empleado.
-
No contempla los cambios que provengan
del entorno.
-
Puede inducir a
rivalidades y competencia entre empleados.
-
Utilización de medios poco éticos para conseguirlos
objetivos.
Delegación
Hay
delegación de autoridad cuando una persona (delegante) confía a otra (delegado) la realización de una
actividad que es responsabilidad del primero. La delegación es una autoridad
condicionada, por lo que habría que definir los límites de toda delegación de
autoridad.
Delegar consiste
en:
a) encargar
a un subordinado (delegado) una parte de las tareas de las que es responsable
el delegante.
b) concesión al subordinado de la autoridad
suficiente, para realización completa de
la tarea delegada, con unos límites
establecidos.
c) Hacer
responsable al subordinado de los resultados obtenidos de su acción, sin
olvidar que el delegante es también responsable de las acciones de los
subordinados.
d) No
supervisar continuamente las tareas delegadas, pero si los resultados de la
actividad, observando periódicamente los
resultados que van obteniendo.
Ventajas:
-
Descarga de trabajos rutinarios y
tareas poco importantes, dejando tiempo a los directivos para tareas más
importantes.
-
Permite la toma de decisiones en el
nivel que mejor se conocen los detalles.
-
Favorece los contactos personales con
los subordinados.
-
Hace más interesante el trabajo y crea
expectativas de promoción.
A pesar de las ventajas, en ocasiones no se
delega por:
Ø Incapacidad
del directivo para distinguir lo
esencial de lo accesorio o para formar o comunicar con el colaborador.
Ø Creer
que sólo él puede realizar la tarea.
Ø El
temor a perder el estatus en la empresa.
Ø Incompetencia,
temor o falta de responsabilidad del subordinado.
Las materias que se
pueden delegar son:
·
aquellas que el subordinado puede
hacer igual o mejor que el jefe,
·
lo que aporta a los demás la
posibilidad de cualquier experiencia y/o perfeccionamiento,
·
los trabajos especializados,
·
los trabajos rutinarios,
·
poderes de decisión y firma
CÓDIGO DEONTOLÓGICO DE LAS SECRETARIAS
Toda
profesión consolidada dispone de unos principios éticos por los que se rige la
conducta de todos los profesionales que forman parte de ella. Estos principios
se estructuran y determinan en forma de Código Deontológico. Igual que ocurre
con abogados, médicos, psicólogos o trabajadores sociales, la profesión del
Secretariado tiene un Código Deontológico ¿conoces cuál es? ¿sabes de qué
principios consta? La Junta Directiva de Federación Nacional de Asociaciones de
Secretariado (FENAS) nos facilita el Códido Deontológico del/la Secretario/a.
PRINCIPIOS DE CARÁCTER GENERAL
Son principios fundamentales de las normas éticas de conducta del/la secretario/a los siguientes:
DIGNIDAD: Debe abstenerse de todo comportamiento que suponga infracción o descrédito y desenvolverse en el ejercicio de su profesión con honor y dignidad.
INTEGRIDAD Debe actuar con honradez, lealtad y buena fe.
SECRETO PROFESIONAL Debe observar estrictamente el principio de confidencialidad en los hechos y noticias que conozca por razones del ejercicio de su profesión.
* Además de un deber, observar el secreto profesional es un derecho que ampara el ejercicio de la profesión del/la secretario/a, sin olvidar que existen Leyes que protegen el Secreto Profesional.
* El derecho y la obligación del secreto profesional comprende:
- Las confidencias o información personal de su superior, a que pudiera tener acceso en el ámbito de su ejercicio profesional.
- Los hechos de conocimiento restringido que afecten a sus superiores, compañeros o miembros cualesquiera del colectivo en el que el/la secretario/a desempeñe su labor. Por ejemplo: dossiers personales, profesionales o médicos.
- La información cuyo contenido tenga un valor específico para un lector no autorizado; o cualquier otra información que figure clasificada como confidencial, restringida o con una distribución de personas específicas.
* El/la secretario/a evitará duplicar información confidencial y mantenerla fuera d de los archivos oficiales sin conocimiento de su superior.
* El Secreto Profesional no debe entrar en conflicto con la lealtad a la entidad para la que trabaja el/la secretario/a. El/la secretario/a debe responder a la confianza que su superior d eposita en él/ella al confiarle y compartir información confidencial. Por ello, debe comunicar a su superior información que a él mismo o a la entidad para la que trabaja pudiera ocasionar perjuicio o beneficio. Los límites de esta divulgación van marcados por el sentido de lealtad y la integridad que conforman el perfil personal del/la secretario/a.
Son principios fundamentales de las normas éticas de conducta del/la secretario/a los siguientes:
DIGNIDAD: Debe abstenerse de todo comportamiento que suponga infracción o descrédito y desenvolverse en el ejercicio de su profesión con honor y dignidad.
INTEGRIDAD Debe actuar con honradez, lealtad y buena fe.
SECRETO PROFESIONAL Debe observar estrictamente el principio de confidencialidad en los hechos y noticias que conozca por razones del ejercicio de su profesión.
* Además de un deber, observar el secreto profesional es un derecho que ampara el ejercicio de la profesión del/la secretario/a, sin olvidar que existen Leyes que protegen el Secreto Profesional.
* El derecho y la obligación del secreto profesional comprende:
- Las confidencias o información personal de su superior, a que pudiera tener acceso en el ámbito de su ejercicio profesional.
- Los hechos de conocimiento restringido que afecten a sus superiores, compañeros o miembros cualesquiera del colectivo en el que el/la secretario/a desempeñe su labor. Por ejemplo: dossiers personales, profesionales o médicos.
- La información cuyo contenido tenga un valor específico para un lector no autorizado; o cualquier otra información que figure clasificada como confidencial, restringida o con una distribución de personas específicas.
* El/la secretario/a evitará duplicar información confidencial y mantenerla fuera d de los archivos oficiales sin conocimiento de su superior.
* El Secreto Profesional no debe entrar en conflicto con la lealtad a la entidad para la que trabaja el/la secretario/a. El/la secretario/a debe responder a la confianza que su superior d eposita en él/ella al confiarle y compartir información confidencial. Por ello, debe comunicar a su superior información que a él mismo o a la entidad para la que trabaja pudiera ocasionar perjuicio o beneficio. Los límites de esta divulgación van marcados por el sentido de lealtad y la integridad que conforman el perfil personal del/la secretario/a.
OBLIGACIONES DEL SECRETO PROFESIONAL
* El/la secretario/a debe abstenerse de cualquier competencia desleal en relación con sus compañeros.
* La discreción es un elemento específico en las relaciones externas del/la secretario/a y el fundamento primario de su capacidad para salvaguardar el secreto profesional. El/la secretario/a debe ser consciente de que la discreción es algo de una importancia fundamental en la manera en como es percibida en su entorno. Lo que para otros miembros del colectivo pueden resultar faltas leves de respeto o convivencia (comentarios de menosprecio a compañeros, comentarios hirientes, jocosos o tonos de bufa; o dudar públicamente de la calidad técnica de un superior), para el/la secretario/a es algo vinculado a su comportamiento profesional.
* Es obligación de todo/a secretario/a prestar su colaboración a todos sus colegas, cuando sea necesaria su intervención para que no se produzcan atrasos en el trabajo y no perjudique el normal funcionamiento de la Entidad donde presta sus servicios.
* El/la secretario/a debe abstenerse de cualquier competencia desleal en relación con sus compañeros.
* La discreción es un elemento específico en las relaciones externas del/la secretario/a y el fundamento primario de su capacidad para salvaguardar el secreto profesional. El/la secretario/a debe ser consciente de que la discreción es algo de una importancia fundamental en la manera en como es percibida en su entorno. Lo que para otros miembros del colectivo pueden resultar faltas leves de respeto o convivencia (comentarios de menosprecio a compañeros, comentarios hirientes, jocosos o tonos de bufa; o dudar públicamente de la calidad técnica de un superior), para el/la secretario/a es algo vinculado a su comportamiento profesional.
* Es obligación de todo/a secretario/a prestar su colaboración a todos sus colegas, cuando sea necesaria su intervención para que no se produzcan atrasos en el trabajo y no perjudique el normal funcionamiento de la Entidad donde presta sus servicios.
OBLIGACIONES CON LA EMPRESA
* El/la secretario/a debe estar siempre dispuesto a prestar apoyo y cooperación a su empresa y conocerá, asimismo, los objetivos y política interna de la misma.
* El/la secretario/a no aceptará remuneración profesional que no sea por su salario e incentivos y bonos que su Empresa destine a tal efecto, y le está prohibido aceptar gratificaciones económicas u otras compensaciones que estén directamente relacionadas con la transmisión de información.
* El/la secretario/a al servicio de la Empresa tiene el deber de contribuir a la celeridad del trabajo, no debiendo aceptar sugerencia sin coacciones para eludir su cumplimiento.
OBLIGACIONES CON LOS COMPAÑEROS
El/la secretario/a debe estar siempre dispuesto a prestar apoyo y cooperación a su empresa y conocerá, asimismo, los objetivos y política interna de la misma.
El/la secretario/a debe estar siempre dispuesto a prestar apoyo y cooperación a su empresa y conocerá, asimismo, los objetivos y política interna de la misma.
·
El/la secretario/a no aceptará
remuneración profesional que no sea por su salario e incentivos y bonos que su
Empresa destine a tal efecto, y le está prohibido aceptar gratificaciones
económicas u otras compensaciones que estén directamente relacionadas con la
transmisión de información.
·
El/la secretario/a al servicio de la
Empresa tiene el deber de contribuir a la celeridad del trabajo, no debiendo
aceptar sugerencia sin coacciones para eludir su cumplimiento.
OTROS CÓDIGOS DEONTOLÓGICOS DE LA
PROFESIÓN
·
El/la secretario/a debe cultivar sus
aptitudes y actualizar sus conocimientos, a fin de que su trabajo se ejecute al
más alto nivel de rendimiento. Demostrará permanentemente afán de superación y
proactividad, tanto en lo personal como en su contribución a la Empresa.
·
El/la secretario/a debe abstenerse de
realizar ninguna práctica que pueda perjudicar la reputación de su profesión.
·
Ningún secretario/a se debe valer de
su influencia sobre sus superiores, ni apelar a vinculaciones de amistad o
recomendaciones para obtener:
a)
Ascensos no merecidos y, como consecuencia, mayor remuneración de la que le
corresponde en el trabajo que desempeña, impidiendo el ascenso de otros/as
secretarios/as que por su experiencia, conocimientos y años de servicio lo
tienen mejor merecido.
b)
Conseguir que personas que no están preparadas para el ejercicio del
secretariado ejecuten las tareas propias de esta profesión.
· Debe
ser consciente de que representa un colectivo al que tiene la obligación de
defender y enaltecer.
· Debe
conseguir que se respete El Código Deontológico de su profesión. En este
sentido, es apropiado que sea instrumento de difusión del mismo, tanto para
afirmar los valores contenidos en El Código como para ampararse en él, en caso
procedente.
· Los
profesionales del Secretariado asociados a las Asociaciones pertenecientes a
FENAS adquieren el compromiso de cumplir con rigor los preceptos contenidos en
este Código, así como las normas por las que se rige esta Federación. En la
práctica de su profesión, el personal administrativo del ámbito sanitario, se
compromete a respetar los principio enunciados en la Declaración Universal de
los Derechos del Hombre que concreten los límites del secreto profesional, el
derecho de toda persona a la información y a respetar los derechos del enfermo.
Bajo ninguna circunstancia el personal administrativo sanitario atenderá contra
la dignidad e integridad del individuo. En su comportamiento profesional ha de
demostrar su honestidad, integridad intelectual y lealtad. Se compromete concretamente
a evitar todo comentario o información falsa o engañosa. En sus relaciones con
otras profesiones y con otras actividades, el profesional ha de respetar las
reglas y costumbres de estos profesionales, siempre que estas costumbres no
sean incompatibles con la ética de su profesión. Obligaciones profesionales
específicas en la práctica de su profesión, el profesional del Secretariado
Médico y Administrativos de la Salud ha de mantener la más estricta discreción,
respetando escrupulosamente el secreto profesional, absteniéndose, en
particular, de revelar cualquier información sobre el pasado, presente o
potencial, si no se tiene la autorización expresa del paciente para
facilitarla. Cuando la ejecución de una orden conlleve faltas profesionales contrarias
a los principios de estas normas, el profesional ha de comunicarlo
inmediatamente a su superior jerárquico e intentar conseguir que se respeten
las normas deontológicas de la profesión. El profesional no aceptará por sus
servicios remuneraciones que no sean su salario y le estará prohibido aceptar
gratificaciones u otras compensaciones materiales que estén directamente
relacionadas con la transmisión de información confidencial. Puesto que el
profesional del Secretariado Médico y Administrativo de la Salud es el
depositario, en última instancia, de la historia clínica y diagnóstico del
enfermo, deberá preservar en todo momento el uso de los mismos con otro fin que
no sea el contemplado en los derechos del enfermo y en las normativas éticas de
estudios epidemiológicos. Igualmente utilizará su capacidad y recursos en
potenciar los trabajos que se hagan en el Centro o Institución para la
protección de los datos confidenciales.
EJEMPLO CRONOGRAMA
“APRENDA
A REALIZAR INFORMES” Habilidades
directivas
Para poder realizar un informe el primer paso
que debemos realizar es fijar el objetivo
pensar de forma esquematizada las siguientes preguntas:
1. -Por
qué necesitamos el objetivo
Esta pregunta puede parecer inútil en
determinados casos como puede ser en informe mensual en el que ya tengas
experiencia; pero al realizarnos esta pregunta podremos saber:
a)
Qué información debemos
desechar e incluir, nos ayuda a adecuar el informe a su destinatario y nos
ayuda a escribir el informe con más facilidad.
Para
decidir qué información debemos desechar debemos tener el objetivo claro para
poder saber con qué información lo podemos contrastar y decidir así que información
incluimos o excluimos. Si no tuviésemos claro el objetivo podríamos estar
buscando información que con el tiempo veríamos que era innecesaria para elaborar
el informe.
b) Podremos
adecuar mejor el informe a su destinatario: dependiendo de hacia quién nos
dirijamos y hacia quién vaya destinado el informe, sabremos que información
debemos incluir o no y cuál es la necesaria.
c)
Y escribiremos el informe
con mayor facilidad: si nos pusiésemos a escribir el informe, veríamos que es
mucho más sencillo estructurarlo si sabemos claramente lo que estamos buscando.
En algún caso pensaremos que ya lo sabemos, pero al ir avanzando nos daremos
cuenta de que, en alguna ocasión hemos hecho pasos inútiles.
2. -Cómo
fijar el objetivo
Lo primero que debemos hacer para fijar el
objetivo es tener clara la idea general del informe.
Pero tenemos que pensar que el informe no lo
vamos a leer nosotros; así que tenemos que hacernos una serie de preguntas,
pero que tenemos que responder desde el punto de vista del destinatario. Estas
preguntas son:
a) ¿Quién es el destinatario del informe?
b) ¿Para qué lo quiere?
c) ¿Qué aspectos quiere conocer?
d) ¿Qué sabe de la cuestión?
Es totalmente necesario tener en cuenta esta
serie de preguntas para realizar cualquier informe.
Una vez realizadas estas cuestiones, ya
estaremos preparados para poder explicar de una forma clara y concisa cuál es
nuestro objetivo.
3. -
Cómo especificar el objetivo
Los requisitos pueden ser distintos, pero al
establecerlos anteriormente, los podemos incorporar a nuestro objetivo que
identificaremos mediante las anteriores preguntas.
En resumen, debemos añadir ciertos conceptos
por los que al definir el objetivo, lo concretamos con mayor precisión.
Ahora sí que tendremos el objetivo bien definido.
4. -Cómo
acordar el objetivo
Una forma para asegurarnos de que el objetivo
que hemos concretado es correcto, es presentárselo a la persona que lo ha
solicitado. De esta forma, asegurándose de que quien solicita el informe y
quien lo realiza se pongan de acuerdo en el objetivo antes de comenzar la
búsqueda de información exhaustiva, nos ahorraremos tiempo ya que si hubiésemos
realizado todo el informe y al entregarlo nos hubiesen dicho que eso no era lo
que pedían, hubiésemos perdido un tiempo muy valioso y tendríamos que volver a
realizarlo.
Una vez aclarado el objetivo debemos buscar
información y organizarla. Para escribir el informe y organizarlo de forma
lógica, debemos realizar estas cuatro etapas.
1.
-Decidir qué información se necesita
Para seleccionar la información, el paso más
eficaz es preguntarle a la persona que ha solicitado el informe.
Aunque el objetivo que hemos escrito
anteriormente por escrito nos debería ser útil.
Algunas cuestiones generales que se puede
incluir son:
•
Descripción de productos
•
Comparación con los productos de la competencia
•
Ventajas más destacadas para los clientes
•
Apoyo a las ventas
•
Información o folletos escritos
•
Información complementaria
Pero no importa en qué orden escribamos esta
lista.
También hay que repasar las cuestiones que se
puedan incluir y contrastarlas con el objetivo para saber si son necesarias.
Una vez hecho esto se puede empezar a
desglosar los aspectos de cada cuestión por ejemplo como “información
complementaria”: fecha de lanzamiento del producto, precio, plazos de entrega,
garantías, etc.
Estas listas se pueden hacer como cada uno
quiera, son anotaciones propias y para ello no hay reglas.
2.-Reunir
el material
Con la lista ya hecha, debemos decidir dónde
buscar la información de cada uno de los apartados: podemos buscar en copias de
informes de otros departamentos, minutas de reuniones, información de la
competencia.
Existen tres fuentes reinformación:
•
Material interno de la empresa
•
Material a libre disposición del público
•
Información obtenida a partir de conversaciones con terceras personas.
a) Material interno de la empresa
La información de la empresa la podemos
encontrar en:
•
Su propia publicidad de venta
•
Boletines internos
•
Revistas al cliente
•
Informes habituales con cifras mensuales o trimestrales
•
Minutas de reuniones
•
Informes y propuestas de otros departamentos
b) Material a libre disposición del público
Tras reunir la información interna de la
empresa podemos buscar en:
•
Libros y manuales sobre aspectos relevantes de la cuestión
•
Guías profesionales del sector (en cualquier biblioteca importante)
•
Colección de informes sobre estudios de mercado (que podemos encontrar en la
bibliotecas)
•
Diarios, revistas y prensa especializada
•
Investigaciones y estadísticas de las asociaciones del sector
•
Publicaciones e informes del gobierno (consultar listados del
Instituto
Nacional de Estadística)
•
Folletos, catálogos, informes anuales y propaganda de venta de la competencia.
c) Conversaciones con terceras personas
Podemos encontrar información también de:
•
Clientes – preguntándole en persona o por teléfono
•
Expertos de la empresa o externos
•
Proveedores – preguntándole sobre costes, disponibilidad de materiales, etc.
3.-Copyright
En el caso de que se reproduzca el material de
otra persona en el informe, estaremos infringiendo la ley del “copyright”
(excepto en el caso de citas textuales, cortas e identificadas), incluso aunque
sea de forma interna.
En cualquier caso, el copyright se usa sólo en
las palabras, así que no hay problemas legales en tomar ideas y expresarlas con
nuestras propias palabras.
4.-Revisar
y elegir la información
Ahora ya tenemos todo el material y podemos
realizar el siguiente paso. Puede parecer muy costoso, pero a la larga nos
beneficiará.
Debemos juntar toda la información que hemos
recopilado y leerla íntegramente, esto nos beneficiará ya que sabremos todos
los datos que poseemos y el material del que disponemos.
Tenemos que comenzar haciendo en una parte da
la mesa una pila con toda la información de la que disponemos.
Tras hacer este primer paso, lo que debemos
hacer es ir leyendo uno a uno los folios que tenemos en la mesa e ir apuntando
los aspectos más importantes en una hoja e ir dejando en el otro extremo de la
mesa nuestros apuntes.
No hace falta que escribamos todos los
detalles, sólo debemos apuntar lo que verdaderamente nos hace falta para
cumplir nuestro objetivo.
Una idea importante que es muy útil es
apuntar, al lado de cada información que hayamos escrito en los folios, la
página y el lugar de donde hayamos encontrado esa información, para que si
necesitamos volverlo a consultar en su lugar de origen lo encontremos
rápidamente.
Esta etapa se puede acelerar haciendo
anotaciones en un procesador de texto
a) Informes habituales
Al realizar un informe habitual, las pequeñas
tarjetas con las anotaciones son muy útiles ya que en el momento de escribir el
informe sólo bastará con buscar las tarjetas con la información.
5.-Clasificar
la información por grupos
Ahora ya tenemos la información que
necesitamos en los folios y así ya no tenemos que estar buscando en pilas de
libros y de toda la información recopilada.
El siguiente paso es clasificar por grupos
toda esa información escogida.
Podemos organizar la información en los grupos
de los apartados generales de la lista original que realizamos cuando queríamos
saber qué información queríamos reunir.
Los apartados eran:
• Descripción de los productos
• Comparación con los productos de la
competencia
• Apoyo a las ventas
• Folletos e información escrita
• Información complementaria
Quizá ahora, al tener toda la información
junta, piense que es mejor fusionar estos grupos.
En esta etapa no estamos agrupando la
información final del informe; sino que, estamos ordenando una serie de
informaciones en grupos de cuestiones comunes.
Este transcurso ayuda a centrar el objetivo
final. Aunque otras ventajas son:
1.- Casi todo el material quedará en los
mismos grupos cuando sea el momento de estructurar el informe, por lo que
tendremos menos trabajo.
2.- Al ir pasando cada ficha para agruparla,
nos fijaremos si es pertinente para nuestro objetivo.
6.-Estructurar
el informe
Existen dos tipos de informes: informes de
investigación e informes que sólo presentan datos.
El informe de investigación es en el que
tenemos que averiguar algún tema especificado y comunicarlo en el informe. En
este caso puede incluir alguna recomendación.
En los informes que sólo presentan datos
podemos incluir: los memorandos, los informes presupuestarios reguladores o
actualizados, los informes de gestión, etc.
a)
Informes de investigación
Estos informes son los que pueden tomar
decisiones importantes como los productos para lanzar al mercado, la opción de
abrir una sucursal, entrar o no en un mercado nuevo.
Desde una perspectiva personal también puede
ser crucial porque se puede dar el caso de que un alto directivo se fije en un
determinado empleado así suponer un paso muy importante para una carrera
profesional.
Un informe bien hecho demuestra que el autor
piensa de forma lógica, clara, ordenada y objetiva.
Para realizar un informe de investigación
debemos seguir lo siguientes pasos:
Objetivo, método, resultados y conclusión.
- Objetivo: Debemos
expresar el informe de investigación en una sola frase; en este caso sería el
objetivo definido al principio.
En este tipo de informes es muy útil apuntar
el objetivo al principio del informe.
- Método : Esta
parte del informe es la que explica de qué forma se encontraron las respuestas
a las preguntas.
También debemos mencionar aunque de forma muy
detallada y mencionar:
• Fuentes escritas de material (mención breve,
no una bibliografía detallada)
• Entrevistas realizadas
• Encuestas escritas
• Pruebas realizadas
- Resultados : En
esta parte del informe debemos constatar todo lo que hemos descubierto en la investigación;
pero sólo debe incluir datos, no conclusiones.
Esta será seguramente la parte más extensa de
todo el informe.
Los datos innecesarios los debemos apuntar en
el apéndice como refuerzo del trabajo y como información adicional.
Es en esta parte donde se deben incluir los
gráficos o las tablas sobre el mensaje central.
- Conclusión :Este
apartado puede variar en su extensión entre un párrafo y una página, haciendo
referencia al objetivo principal.
Es aquí donde se debe expresar la opinión
personal.
b)
Informes que sólo presentan datos
Estos informes son mucho más fáciles de
estructurar.
No tiene ningún requisito especial a seguir;
únicamente, un aspecto importante a seguir es que no se presente de forma
desorganizada y revuelta.
En conclusión, lo que hay que hacer es colocar
por grupos las distintas informaciones que poseemos, como por ejemplo:
•
Por fecha
•
Por departamento
•
Por orden de importancia
•
Por facturación
•
Por tamaño
•
Por ubicación geográfica
•
Siguiendo un orden conocido para el lector
Estas no son pautas fijas sino una serie de
ideas.
A partir de esta agrupación ya podemos
organizar la información en fichas o en hojas separadas, realizando la misma
estructura en cada grupo.
En algún caso no hay nada que se pueda
agrupar, pero no ocurre nada ya que hay informaciones que no se pueden contrastar.
Pero unas pautas para que el destinatario siga
el informe pueden ser:
• Seguir la información y asimilarla con la
mayor facilidad posible.
• Comprenderla.
• Ser capaz de retroceder y encontrar
rápidamente una información si quiere recapitular.
Logrando estos pasos habremos realizado un
informe bien estructurado.
Para escribir un informe de manera correcta,
debemos utilizar un lenguaje apropiado, no usar expresiones coloquiales ni
palabras raras o frases complicadas.
En resumen, debemos escribir con estilo claro
por lo que necesitamos conocer un estilo general y las frases y palabras
adecuadas.
1.
-Estilo general
Tenemos que recordar que el informe no lo
vamos a leer nosotros sino que el destinatario, por lo que debemos explicar muy
bien todos los conceptos y con el lenguaje necesario.
Debemos usar un lenguaje especial con:
• Personas con un estilo idiomático más
tradicional.
• Personas con un estilo más moderno.
• Persona cuyo idioma materno no es el mismo.
• Personas con dificultades a la hora de leer
(como la dislexia)
a) Evitar expresiones altisonantes
Las personas solemos usar una serie de
palabras y oraciones que, en realidad, nunca usamos normalmente, como por
ejemplo:
Expresión
Alternativa
En referencia a Sobre
En los momentos presentes Ahora
En la eventualidad de Si
Finalizar Acabar,
terminar
Cerciorarse Confirmar
Consecuentemente Así que
No hace falta aprenderse todas estas palabras,
sólo hay que transformar un lenguaje coloquial en las palabras correctas, pero
ni las más rebuscadas.
b) Diga “yo” y “usted”
Cuando hablamos y queremos referirnos a
nosotros mismo nos definimos como “yo”; y para referirnos a otra persona
“usted”. Pues es esto mismo lo que debemos hacer en nuestro informe ya que es
más fácil de comprender y resulta mucho más amable.
Ser políticamente correcto
Independientemente de la opinión personal
sobre el tema central del informe, ignorar lo que se considera políticamente
correctas esta fuera de lugar.
Así que debemos guardar las opiniones propias
para evitar problemas.
c) Evite el lenguaje sexista
A muchas personas les cuesta no usar un
lenguaje sexista debido a las circunstancias en las que han vivido. Pero esto
no es excusa suficiente, por lo que deben aprender a no usar esas palabras. Y
algunas posibles técnicas son:
• Usar expresiones sustitutivas en las que se
incluyan a las mujeres y a los hombres en una misma palabra.
• Usar la segunda palabra (“tú” y “usted”)
para evitar decir “él” o “ella”.
• Utilizar “persona” en lugar de “hombre” o
“mujer”.
• Alternar los ejemplos masculinos y
femeninos.
• Usar “él/ella” o “el/la”
Usar ejemplos y analogías
Para hacer un informe tenemos que explicar
claramente todos los aspectos, ya que quien lo está leyendo no puede
preguntarnos por algún punto en especial que no entiende, como en una
conversación.
En algún caso podemos obviar algunas cosas que
no son obvias para otros, por lo que podemos usar los ejemplos.
Las analogías son valiosas para explicar ideas
complicadas.
Comienzan diciendo “es como si...”, “es más o
menos como...”
2. -Frases
Ya comprendido el estilo general podemos
comenzar aprendiendo cómo deben ser las frases.
Usar frases y párrafos cortos
Uno de los inconvenientes a la hora de
comprender un informe o cualquier texto, es la extensión de una oración o un
párrafo, por lo que debemos saber sus características.
a)
Párrafos
Los párrafos en un principio nos ayudan a
estructurar todo el texto, por lo que así se hará menos denso.
Al comenzar una nueva idea, comenzaremos nuevo
párrafo.
Para asegurarnos de esto, podemos observar la
idea de que en un folio de DIN A4 debemos tener unos párrafos más anchos que
largos.
b)
Frases
Las frases más extensas son más difíciles de
leer.
Pero no debemos hacer todas las frases muy
cortas, ya que transmiten monotonía.
Las frases, en casi todos los casos, tienen
unas veinte palabras y no deben sobrepasar las treinta y cinco.
No usar jerga
Las jergas son unos lenguajes determinados
para campos especializados.
En determinadas circunstancias todos usamos
palabras especiales para denominar algo, pero que suponen una jerga para los
demás.
Estas jergas existen para un mejor
entendimiento entre personas de distinto nivel, ocupación o trabajo.
Pero si estamos seguros de que quien lea el
informe conoce el significado de estas palabras lo podemos usar.
Esto será inevitable, por ejemplo, en informes
técnicos.
No usar
clichés
Los clichés son expresiones que están tan
usadas que ya no se les presta atención.
Por ejemplo:
• Responder a las necesidades de los clientes
• Una amplia gama de productos y servicios
• Productos de alta calidad
c) Palabras
No hay palabras correctas o erróneas, sino una
aproximación general a aquellas que se eligen.
Para usar las palabras idóneas, aquí hay unas
indicaciones:
·
Usar
palabras cortas cuando sea posible
Es mejor usar palabras cortas ya que son más
fáciles de leer y su escritura es mucho más fluida. Aunque el informe debe
incluir algunas palabras más largas pero que se conozca su significado
o Usar verbos activos más que
pasivos
Esto significa que en la oración sea el sujeto
el que realiza la acción, no que la acción afecte al sujeto.
Estos verbos pasivos dan una escritura más
dinámica. Pero en algunos casos es necesario usar voz pasiva, como en estos:
• Cuando el sujeto no se conoce o no es
importante.
• Cuando se quiere poner énfasis en el objeto
de la frase.
• Cuando se quiere confundir la cuestión.
o Usar nombres concretos
antes que abstractos Los nombre concretos proporcionan una
visualización mental, que facilita la comprensión. En algunos casos podemos
sustituir nombres abstractos por nombres concretos, como por ejemplo:
• “Soportamos una mala enseñanza” por “Nos
enseñan mal”
• “Estamos intentando la eliminación de
defectos” lo podemos cambiar por
“Estamos intentando eliminar defectos”
• “Tomando en consideración la situación el
desempleo...” se puede sustituir por “Considerando los despidos...”
o No usar palabras
altisonantes o términos legales
En ocasiones usamos palabras que se encuentran
fuera de lugar y de las que podemos prescindir, como pueden ser; “antaño”,
“incoar”, “otrosí”...
o No utilizar las palabras
neutras
Para hacer un informe más interesante o ameno
tenemos que darle vida con la mezcla de frases cortas y largas.
También debemos evitar algunos verbos que
podemos cambiar por otros más correctos; como por ejemplo “cambiar” por
“mejorar” o “empeorar”.
o Evitar la tautología : La
tautología es usar dos o más palabras que significan lo mismo, por lo que hace que
una de ellas sea innecesaria, como por ejemplo “un círculo redondo”.
o Tener cuidado con las
palabras ambiguas
Existen algunas palabras que pueden tener
distinto significado dependiendo del tono en que se dice.
Pero en un informe, se pueden tomar varias
interpretaciones que no siempre son las correctas, por lo que hay que tener
cuidado con ellas.
En ocasiones sabemos escribir con un estilo
claro, pero también tenemos que usar un lenguaje correcto en el que hay veces
que tenemos bastantes fallos.
Para poder escribir un buen informe debemos
tener conocimiento del vocabulario, la ortografía, la puntuación, las
abreviaturas y las reglas gramaticales.
1.
-Vocabulario
No hay una regla específica a seguir para
asegurarnos que la palabra que usamos es la correcta; pero para que el
destinatario no se dé cuenta de nuestros fallos, si tenemos alguna duda con
alguna palabra, lo más eficaz es buscarla e le diccionario.
Por lo que debemos recordar que:
• Un verbo es una palabra que expresa acción.
• Un nombre es una persona o una cosa.
• Un adjetivo es una palabra que describe un
nombre.
2.
-Ortografía
Los errores ortográficos causan muy mala
impresión, por lo que debemos consultar el diccionario en aquellas palabras en
las que tengamos dudas de cómo se escriben.
Al realizar el informe a ordenador, las faltas
de ortografía se corrigen automáticamente, pero al cambiar la palabra puede ser
que no concuerde con lo que nosotros queríamos decir, por lo que debemos
revisarlo todo para no cometer ningún fallo.
3.
-Puntuación
En algunos casos no utilizamos bien los signos
de puntuación, por lo que tenemos que conocer más a fondo el uso de los dos
puntos, el punto y coma, los guiones, los signos de exclamación y las letras
mayúsculas.
a) Dos puntos: Los dos puntos indican que
comienza otra parte del texto pero se deben usar para realizar una lista.
b) Punto y coma. Usamos punto y coma en dos
situaciones, que son:
• Señalar una idea completa pero que no es la
última.
• Separar una lista que ya contiene comas.
Dicho de otra forma, hay veces que necesitamos
separar una oración, pero no con un punto a parte ya que es demasiado y la coma
resulta escasa.
Lo más agradable a la vista es usar comas, ya
que si usamos punto y coma, la frase se nos hace más larga y es necesario usar
el punto y coma.
c) Guiones: Se usan para poner entre ellos la
explicación de dos palabras.
Si no estamos seguros de sí lo podemos
utilizar o no, es mejor no usarlo ya que su utilidad hay veces que es confusa.
d) Signos de exclamación: Estos signos se usan
únicamente para expresar eso, exclamación; en ningún caso, lo divertido que es
lo que va entre ellos.
e) Letras mayúsculas: Las letras mayúsculas
son mucho más difíciles de leer que las letras minúsculas, por lo que solamente
hay que utilizar este tipo de letras cuando sea necesario. (Como por ejemplo en
los nombres propios o en el comienzo de las oraciones, etc.)
4. –Abreviaturas:
Cuando abreviamos las palabras da la impresión
de que lo hemos hecho para ahorrarnos escribir la palabra entera.
Pero es positivo abreviar palabras oficiales
ya que se hacen más fáciles a la hora de leer.
Generalmente, las abreviaturas se hacen
tomando las iniciales de las palabras que componen la expresión.
Para asegurarnos que quien lea el informe va a
saber a qué nos referimos cuando le escribimos esas siglas, debemos nombrar la
expresión entera una vez y, entre paréntesis, su abreviatura o iniciales. En
los casos siguientes usaremos la abreviatura únicamente.
5. -Reglas gramaticales que se pueden obviar
En este apartado nos explica que podemos ser
de una época determinada, por lo que hemos aprendido unas reglas gramaticales
que, algunas de ellas, ya no se usan.
Para ir acabando el informe debemos arreglarlo
para que las personas que lo vayan a leer queden impresionados. Así que debemos
añadir los toques finales de presentación.
1.
-Presentación
La primera impresión a la hora de ver el
informe es la presentación.
Dependerá de si hacemos un buen informe con
buena presentación y muy trabajado, la impresión que tendrá de nosotras/os el
lector del informe ya que penarán que somos así en la realidad.
Así que es muy importante cumplir unas
pequeñas normas para que el informe sea lo mejor posible.
a) Espacios y márgenes
Cuanto más espacio haya alrededor del texto,
más fácil se hará su lectura.
Es importante dejar unos espacios
considerables a los márgenes; en la mayoría de casos, dejamos más arriba y
abajo que a los lados.
b) Texto no justificado
Un texto sin justificar da una impresión más
amable e informal, por lo que debemos no justificar el texto si queremos hacer
un informe menos importante.
c) Texto justificado
El texto justificado da una impresión de mayor
formalidad.
Pero si por ejemplo entregamos gráficos,
quedará mucho más desordenado con todo justificado, por lo que lo podemos
agrupar a la izquierda o a la derecha, pero todo el rato al mismo lado.
d) Encabezamientos
Los encabezamientos tienen tres funciones:
• Dividen la página.
• Ofrecen una visión general de lo que vamos a
ver.
• Si queremos volver a un determinado
apartado, se nos hará mucho más fácil volver a ellos.
e) Secciones
Además de darle un título a cada apartado,
podemos numera los distinto grupos para poder encontrarlos con mayor facilidad
y que el informe dé una sensación de mayor orden.
f) Listas
Al hacer una enumeración, es mucho más fácil
leerlo en una lista que en una línea todo seguido.
Estas las podemos hacer con muchos tipos de
símbolos: asteriscos, boliches, etc.
g) Diseño general
El mejor diseño es el más sencillo, sin
utilizar muchos tipos de letras y de forma simple.
2.
-Apéndices
Los apéndices nos pueden ayudar a no hacer
pesado el informe, añadimos información adicional pero no necesaria en su
totalidad.
Algunas cosas que podemos añadir en apéndices
pueden ser:
• Estadísticas
• Gráficos y tablas
• Cifras
• Información a actualizar
• Metodología
• Estudios realizados
3. -Diagramas y gráficos
Alguna información es mucho más fácil de
comprender en gráficos o tablas que en el propio texto.
Pueden ser por; componentes, elementos, series
temporales, distribución de las frecuencias, correlación...
4. -Elementos adicionales
Algunos elementos se deben añadir siempre pero
otros no son tan necesarios, por lo que tenemos que diferenciarlos.
a) Elementos necesarios
En caso de que no tengamos que seguir un tipo
de informe estructurado por la empresa debemos incluir lo siguiente:
• Página con el título
• Nombre del autor
• Fecha del informe
• Página con índice
• El objetivo
• El resumen
• Uno o varios apéndices
• Páginas numeradas
b) Elementos a veces ocasionales
• Un glosario
• Bibliografía
• Referencia de las fuentes
• Direcciones útiles
• Agradecimientos
c) El resumen
Esta es la última parte que debemos incluir,
pero que es importante.
Es mucho más fácil hacerlo cuando hayamos
acabado todo el informe.
Y para finalizar totalmente todo el informe
debemos repasar todo, desde el objetivo hasta la presentación.
Con todas estas pautas ya podríamos hacer un
informe.
LA REUNIÓN
Si queremos ser productivos hemos de guardar nuestra cartera de los ladrones de tiempo principales. En mi caso, mis ladrones de tiempo más comunes son: las reuniones, el teléfono, y las interrupciones imprevistas. El email es otra herramienta que muchos catalogarían como ladrón de tiempo pero, al menos en mi caso, no lo es ya que es la principal herramienta de trabajo y lo tengo “medianamente controlado”.
Centrémonos hoy en las reuniones. Cuando analizamos el tiempo que dedicamos a reunirnos, hay cuatro criterios que no deberíamos perder de vista:
1. Optimizar el número de reuniones.
Una reunión tiene un elevadísimo coste
para la organización ya que hay que multiplicarlo por el número de
asistentes. Optimizar el tiempo invertido en reuniones es un elemento de
ahorro y de aumento de la productividad y, en consecuencia, de aumento
del beneficio empresarial.
2. Optimizar la duración de las reuniones.
Reuniones que superen los noventa minutos
se han demostrado altamente inefectivas ya que la atención de los
asistentes decae hasta un límite que convierte la reunión en
improductiva. Si no tienes más remedio que superar los noventa minutos
de duración, planea descansos de diez minutos.
3. Optimizar el número de asistentes a la reunión.
Como organizador pregúntate a quién vas a
convocar y el motivo. Si una persona no es crítica para la reunión
convócale en opcional o limítate a informarle de que se va a celebrar la
reunión y a quién de su departamento has convocado explicándole los
motivos de tu elección. Un asistente a una reunión que no debería estar en la misma es un peligro para el desarrollo de la misma
ya que podría intentar justificar su presencia con intervenciones que
dinamitarán la mismo. Esto aplica especialmente a los “jefes”.
4. Documentar las conclusiones y fijar las acciones a llevar a cabo.
La redacción del acta de reunión es
fundamental. Y debe recoger dos cosas: los acuerdos y las acciones
pendientes. Lo demás es accesorio. De hecho si en lugar de un acta
escribimos una novela el resultado será que no la leerá nadie. Un acta
debe ser, ante todo, una herramienta y no una obligación que se
convierta en papel mojado.
Desde el punto de vista del organizador de la reunión, he construido
un pequeño guión que recoge los criterios citados. Para ello he dividido
la labor de organización de la reunión en tres momentos en el tiempo:
antes, durante y tras la reunión.
a) Antes de la reunión.
a.1 – Definir el propósito de la reunión. ¿Hay alternativas a la reunión?
Es fundamental llegar a la conclusión
razonada de que la reunión es “inevitable”. Si algo se puede resolver
por teléfono o correo o con una breve visita a uno o más de los
asistentes es que la reunión no es necesaria. Evítala a toda costa.
a.2 – Revisar las acciones pendientes de la anterior reunión.
Si la reunión es de tipo “seguimiento” y
tiene una periodicidad es fundamental que cuando te pongas a planificar
la siguiente tengas en cuenta las acciones pendientes del grupo. Un
breve repaso debería ser suficiente ya que dichas acciones deberían
haber formado parte de tu sistema GTD al terminar la anterior y deberían
estar siendo perseguidas desde ese momento.
No obstante, se hace necesario un “balance de situación”.
a.3 – Elaborar el orden del día.
Un orden del día se compone básicamente de:
- Los puntos a tratar en la reunión.
- La persona que expondrá cada unos de esos puntos.
- El tiempo dedicado a cada punto.
No hay que hacer nada muy sofisticado, todo el mundo sabe hacer una tabla de tres columnas.
Personalmente acostumbro a incluir el
orden del día en la propia convocatoria de la reunión junto con las
acciones pendientes de la anterior reunión si las hay.
Es muy conveniente incluir en el orden
del día diez o quince minutos al final del mismo para cerrar
conclusiones y acciones pendientes.
Si soy el responsable de redactar el acta
de la reunión (algo normal en el convocante) me suelo reservar un
tiempo en mi calendario para redactar la misma ya desde este preciso
instante. Habitualmente basta con una media hora ya que se tratará de
pasar a limpio las notas que he tomado en la reunión, especialmente en
esos quince últimos minutos.
a.4 – Decidir quiénes asistirán y quiénes estarán en copia del acta.
Ya lo hemos anticipado antes. Es crucial
diferenciar quién tiene que aportar algo en la reunión de quién tiene
simplemente que estar informado de los resultados de la misma.
a.5 Enviar el material anexo a la convocatoria y con antelación suficiente.
Si vas a discutir un informe adjúntalo en
la convocatoria. Ya hemos dicho que el orden del día y las acciones
pendientes forman parte también de la misma.
El plazo con el que convoques una reunión
es crítico ya que tiene unos umbrales que no debemos superar. La
antelación mínima son 24h. Tampoco conviene convocar con demasiada
antelación ya que provocarás que los asistentes se olviden de la reunión
hasta el último momento. Al final acabarán leyéndose el informe en el
camino a la reunión.
Te aconsejo que no imprimas el material y
lo repartas en la reunión. Es responsabilidad de los asistentes la
lectura y preparación del mismo.
b) Durante la reunión.
b.1 – Cuidar la puntualidad.
Lo primero es que tú como organizador
llegues siempre con antelación. Si el organizador no da ejemplo, mal
empezamos. Si necesitas preparar un cañón de proyección, el portátil o
lo que fuera no lo hagas durante el tiempo de la propia reunión. Si
comienzas alterando el orden del día por tu propia ineficiencia es muy
probable que la reunión acabe siendo un desastre.
Por otro lado es conveniente establecer
un tiempo máximo de espera. Si transcurrido ese periodo no están los
asistentes necesarios cancela la reunión.
No siempre es tan sencillo; a veces la
sala está ocupada por jefes o personal visitante o la que llega tarde es
el gerente de tu empresa…No te cortes y, educadamente, recrimina a
quien sea su informalidad. ¿Para qué sirve un sistema de reservas si
nadie lo cumple? ¿Para que preparas una reunión si va a ser dinamitada
por una endémica falta de organización (que linda con la falta de
respeto)? ¡Lucha por lo tuyo!
b.2- Mantener el orden del día.
El organizador de la reunión, durante la
misma, debe convertirse en el moderador de la misma su principal
objetivo es que la reunión sea útil. Eso supone:
- Tratar todos los puntos previstos.
- Acordar conclusiones por parte del grupo.
- Determinar las acciones a llevar a cabo.
Es conveniente limitar el nº de
portátiles, PDAs, etc para evitar distracciones. Lo ideal es que sólo
exista el portátil del organizador o de quién este redactando el acta
(se puede hacer durante la propia reunión si tienes la práctica
suficiente).
c) Tras la reunión.
c.1 – Elaborar el acta de la reunión.
Normalmente las empresas utilizan
plantillas de actas de reunión. Se trata de pasar a limpio tus notas de
reunión sobre este elemento.
A fuerza de ser pesado, céntrate en dos elementos: las decisiones tomadas y las acciones a llevar a cabo.
Si como te decía en el punto a.3
te has reservado un tiempo para la redacción del acta estarás haciendo
esto prácticamente acabada la reunión. Demorar esta labor burocrática
(algo muy frecuente) conlleva que para cuando seamos capaces de enviar
el acta ya no tenga ninguna utilidad la información contenida en la
misma.
Incluye las acciones a llevar a cabo en tu sistema GTD y síguelas. Dales vida ya mismo.
c.2) Enviar el acta.
Envía el acta a todos los que así lo hayas determinado en el punto a.4.
Organizar reuniones y ser capaz de llevarlas a buen puerto es todo
un pequeño arte. Espero que el material aquí citado te ayude en este
cometido.CRONOGRAMA
Un Cronograma es una representación gráfica y ordenada
con tal detalle para que un conjunto de funciones y tareas se lleven a cabo en
un tiempo estipulado y bajo unas condiciones que garanticen la optimización del
tiempo. Los cronogramas son herramientas básicas de organización en un
proyecto, en la realización de una serie pasos para la culminación de tarea,
son ideales para eventos, son la base principal de ejecución de una producción
organizada.
Para crear un cronograma es necesario empezar por la
descomposición de todo el trabajo, es fundamental y a partir de ahí se calcula
cuanto tiempo se dispondrá para la realización de cada sub-tarea, aquí en este
punto se organiza el personal y se le asigna a cada uno la responsabilidad de
contribuir con la realización de ese cronograma. Cada uno debe cumplir y
respetar los lineamientos del cronograma, de lo contrario se verá afectado
directamente el producto final y por consiguiente existirá descontento por
parte del que desea que ese cronograma se complete.
Existen muchas formas de hacer un cronograma, las más
utilizadas son las que son desarrolladas en forma de cuadro, ellas
muestran una columna y una fila en la que se hallan las tareas a ejecutar y los
tiempos que se tienen previstos para cada uno, quedando libres los cuadros para
ir marcando la realización y así mantener un control constante
de la ejecución de los pasos. También hay cronogramas a los que no se le
asigna un horario, por el contrario solo están establecidas las
responsabilidades y a medida que se van realizando se les va colocando el
tiempo, de esta forma se puede calcular el tiempo estimado para un mismo
proyecto que se realizara después.
REDACTAR EL INFORME CON LOS DATOS SIGUIENTES:
MA-SUR , dedicada a la industria farmacéutica, tiene que decidir sobre la apertura de una nueva sucursal en el municipio de Móstoles, y encarga una serie de informes, uno de ellos al departamento comercial. El documento lo tiene que elaborar el equipo de dicho departamento. Averigua datos y radacta el informe que presenta el departamento sobre la convenicencia o no de dicha apertura.
(Municipio, Población Activa, comunicaciones, industria, etc...)
EJERCICIO TEST DE EVALUACIÓN