OTSER I-II



BLOQUE 3: Planificación de tareas del departamento:  


UT 5: Organización del trabajo de secretariado  I

  Estructura organizacional

DIFINICION
La estructura organizacional es el patrón de diseño o modelo  con el que se organiza una entidad a   fin de cumplir las metas propuestas y lograr el objetivo deseado.

 Elementos de la organización: (requerimientos) · Los objetivos deben ser verificables, precisos y realizables. Para que sean precisos deben ser cuantitativos y para ser verificables deben ser cualitativos. · Tiene que haber una clara definición de los deberes, derechos y actividad de cada persona. · Se tiene que fijar el área de autoridad de cada persona, lo que cada uno debe hacer para alcanzar las metas. · Saber cómo y dónde obtener la información necesaria para cada actividad. Cada persona debe saber donde conseguir la información y le debe ser facilitada.

Estructura formal: Conformadas por partes que integran a la organización y a relaciones que la vincula, incluye funciones actividades relaciones de autoridad y de dependencia, responsabilidades, objetivos, manuales y procedimientos, descripciones de puesto de trabajos, asignación de recursos, y todo aquello que esta previamente definido de alguna manera. En este contexto, la estructura, con una definición bastante clara, regula, acota, o reduce la incertidumbre con respecto al comportamiento real de los empleados.
 La estructura formal establece conjuntos de prescripciones y expectativas respecto a los miembros de la organización, son responsables de determinadas acciones y decisiones, establece u8na estructura de objetivos y metas que servirán como criterio de elección entre alternativas en las diferentes áreas y partes de la organización, establece responsabilidades de investigación en las unidades particulares de la misma para escudriñar el medio ambiente; para informar acerca de eventos que requieren atención en dirección a los puntos de decisión apropiados.

Estructura informal: Se conforma a partir de relaciones entre personas que comparten uno o varios procesos de trabajos dentro de la organización. Comprende aspectos referidos a valores, intereses, sentimientos, afectos, liderazgo, y toda gama de relaciones humanas que no pueden ser determinadas previamente.
Lo informal está caracterizado por una actividad colectiva, no está orientada específicamente hacia los objetivos pero es necesario para alcanzarlo.
La Estructura formal y la Informal dan como resultado la Estructura Total, que es la real.

Departamentalización: Es la especialización dentro de la empresa y se rige por el principio de homogeneidad. Puede ser vertical u horizontal.
Departamentalización Vertical: aumenta la calidad en la dirección, para ello se crean más niveles jerárquicos. ·
Departa mentalización horizontal: lo normal en una empresa es que se den las dos departa mentalizaciones a la vez, aumentando la calidad del trabajo y de la dirección y seguimos especializando se dispara el costo. Hay que buscar el equilibrio lógico.
Tipos de departamentalización
1.-Departamentalización por funciones Consiste en hacer departamentos de acuerdo a las funciones básicas de una empresa. Depende del sector en el que esté situada la empresa para ver cuántos departamentos hay que crear.
2.-Departamentalización por zonas geográficas  Agrupamos dependiendo de la zona donde se localice la actividad que realice la empresa




3.- Departamentalización por productos. Se da en las empresas que estaban departa mentalizadas por funciones y que debido a la cantidad de productos o servicios que oferta la empresa, la departa mentalización se queda pequeña. También se utiliza para poder dar la misma importancia a distintos productos.

4.-Departamentalización por clientes. Se asocian a las actividades vinculándolas por las demandas específicas que cada tipo de clientes efectúa, priorizando los gustos, nivel de calidad y atención requerida para cada publico











ORGANIGRAMA FUNCIONAL DE LA EMPRESA

 

El organigrama es una representación gráfica de la estructura organizativa de una organización. Es un instrumento de análisis que permite visualizar en forma rápida los órganos que componen la estructura, las relaciones formales que existen entre ellos y los niveles jerárquicos. 

Los organigramas son útiles instrumentos de organización, puesto que nos proporcionan una imagen formal de la organización, facilitando el conocimiento de la misma y constituyendo una fuente de consulta.

Las utilidades del Organigrama Funcional son varias:
·     Representan un elemento valioso para el análisis organizacional.
·     La división de funciones.
·     Los niveles jerárquicos.
·     Las líneas de autoridad y responsabilidad.
·     Los canales formales de la comunicación.
·     El asesoramiento del departamento.

·     Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc.
·     Las relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa en cada departamento o sección de la misma.
 
Entre las ventajas de contar con un Organigrama Funcional podemos destacar:
·     Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la compañía.
·     Muestra quién depende de quién.
·     Se utiliza como guía para planear una expansión, al estudiar los cambios que se propongan en la reorganización, al hacer planes a corto y largo plazo.
·     Sirve como historia de los cambios.
·     Para la Comunicación Interna de la Empresa. 

Las cuestiones a considerar en un Organigrama Funcional son:
  • ¿Podemos darnos el lujo de contratar a todas las personas que necesitaremos?
  • ¿Cuándo es momento de añadir un nuevo puesto?
  • ¿Cómo debe manejarse las nuevas contrataciones?
  • ¿Qué habilidades y preparación deberán tener las personas?
  • ¿Qué esperamos de cada nueva contratación?
  • ¿Qué oportunidad de progreso podemos prometer?
Deberemos seguir las siguientes frecuencias  para desarrollar el Organigrama Funcional:
1.    Dibujar un gráfico de la situación actual
2.    Analizar la misión y visión: Regresar a lo más fundamental (aunque con frecuencia se pasa por alto). ¿Qué tipo de Organigrama se logrará cumplir con el propósito de la Empresa? Puede considerarse cualquier lapso de tiempo en el futuro, pero es aconsejable el del Plan Estratégico que debe ser a 3 años. 
3.    Elegir el personal interno y externo: Decidir qué personal necesitaremos agregar al organigrama funcional de la empresa, y que puestos podrían ser externos.  
4.    Dibujar un gráfico a futuro (3 años): Dibujar un gráfico de como se ve la empresa a 3 años, para controlar el crecimiento y el buen camino en la consecución de la visión.  El organigrama funcional de una empresa a 3 años, deberá contener cajas sin nombres, pero con el título.
5.    Segmentar el organigrama a 1 o 2 años: Ahora dibujar lo que se necesitará a 1 o 2 años, para rastrear si lograremos el objetivo a 3 años 
6.    Establecer fechas: Estableceremos fechas en las que se deberá cubrir los puestos en los 1o 2 años de proyección, para que alcancemos los objetivos de venta (en el caso del departamento de ventas o marketing) para manejar  la carga de trabajo extra.    
7.    Realizar un Borrador: Hacer un borrador muy simple de la descripción para cada puesto que necesitaremos en los próximos 1 o 2 años.  Esta descripción, deberá de incluir las responsabilidades básicas: Deberes, preparación, habilidades y compensación.  El crecimiento requerirá más del mismo trabajo, pero también requerirá nuevas funciones y estos puntos nos ayudaran a pensar en ellas.

Existen diferentes tipos de Organigramas, por su naturaleza, por su finalidad, por su ámbito, por su contenido y por su presentación o disposición gráfica.

Por su Naturaleza pueden ser de tres tipos:
1.    Micro-administrativos que son aquellos que corresponden a una sola organización, y pueden referirse a ella en forma global o mencionar alguna de las áreas que la conforman.
2.    Macroadministrativos que son los que involucran a más de una organización.
3.    Mesoadministrativos los cuales consideran una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo específico. Estos suelen utilizarse normalmente en el sector público, aunque también puede utilizarse en el sector privado.
Por su Finalidad pueden ser de cuatro tipos:
1.    Informativos, denominados de este modo a los que se diseñan para poner a disposición de todo público.
2.    Analíticos que tiene por finalidad el análisis de determinados aspectos del comportamiento organizacional.
3.    Formales  cuando representan el modelo de funcionamiento planificado o formal de una organización, y cuentan con el instrumento escrito de su aprobación.
4.    Informales cuando representando su modelo planificado no cuenta todavía con el instrumento escrito de su aprobación.

Los de por su Ámbito pueden ser de dos tipos:
1.    Generales que son aquellos que contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características.
2.    Específicos cuando muestran en forma particular la estructura de un área de la organización.

Los de por su contenido pueden ser de tres tipos:
1.    Integrales en los que se visualizan todas las unidades administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia.
2.    Funcionales en los que se incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además de las unidades y sus interrelaciones.
3.    De puestos, plazas y unidades en los que se Indican las necesidades en cuanto a puestos y el número de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada.

Los de por su Presentación o Disposición Grafica pueden ser de cuatro tipos:
1.    Verticales
2.    Horizontales
3.    Mixtos, que utilizando de manera combinada verticales y horizontales se suelen utilizar cuando existe un gran número de unidades en la base.
De Bloque que son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos.
4.    Circulares, en este tipo de diseño gráfico, la unidad organizativa de mayor jerarquía se ubica en el centro de una serie de círculos concéntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el último círculo, osea el más extenso, indica el menor nivel de jerarquía de autoridad. Las unidades de igual jerarquía se ubican sobre un mismo círculo, y las relaciones jerárquicas están indicadas por las líneas que unen las figuras.

Algunas representaciones:

Generales

 Específicos                                                                          Integrales

  


Verticales                                                                                                                            Horizontales


 





Mixtos

De Bloque                                                                                        Circulares


 LA ASIGNACION DE TAREAS

DIRIGIR: mandar, persuadir, encauzar…

Asignación de tareas

La asignación de tareas consiste en la distribución de los trabajos a realizar en toda organización o grupo, cualquiera que sea su tipo, importancia o fines, y conlleva  el concepto de dirección, que a su vez implica el concepto de  autoridad y coordinación de acciones.

La autoridad: Es el poder que tiene una posición para tener la última palabra en la toma de decisiones que afectan a otros.  También se puede definir como el poder de decidir y el poder de actuar para la ejecución de funciones.

Poder: Capacidad de una persona o grupo para inducir o influir en las creencias o las acciones de otras personas o grupos.

El directivo estimula y manda a sus subordinados para que consigan unos objetivos dados.

En cuanto a la autoridad se pueden distinguir:
1.     Autoridad formal o institucional: Es aquella que ejerce una persona en virtud del cargo o posición que ocupa, cargo o posición que es inherente a la autoridad. Es independiente de las personas. Esta determinada por la tarea  que realiza una persona en función de su posición en la estructura jerárquica de una organización.

2.     Autoridad real o personal: Es aquella que una persona adquiere por sus cualidades, capacidades, competencia, experiencia, preparación… a fin de asumir la iniciativa e indicar que acciones deben realizarse para que el grupo sobreviva. El grupo reconoce esta autoridad. Varía con las personas.

Un jefe sin autoridad institucional es un líder informal, un jefe informal. Un jefe sin autoridad personal lo es sólo de nombre. Lo interesante es que el jefe tenga autoridad personal e institucional, un término medio.

La autoridad puede estar basada en:
·         La tradición o la costumbre, que hace que determinada persona desempeñe el papel de jefe.
·         El carisma: considerar a una persona como extraordinaria basándose en elementos racionales y objetivos o irracionales.
·         La coacción: bajo la forma de autoridad de castigos o amenazas, sean éstos legales o ilegales.
·         La propiedad: en concreto de los medios de producción. El propietario puede contratar empleados.
·         Un acuerdo o contrato: basado en el  punto anterior. Una persona accede a prestar unos servicios, durante un tiempo, a cambio de una remuneración.

La coordinación de acciones: consiste en la sincronización y armonización de esfuerzos y actividades de distintas personas de un grupo o de los diferentes departamentos de una organización para conseguir sus objetivos.
Se distinguen los siguientes tipos:
Ø  Coordinación preventiva: constituida por la planificación (planes, programas, objetivos…).
Ø  Coordinación de seguimiento: formada por aquellos cambios que sea necesario efectuar en la planificación para mantener la armonía.
Ø  Coordinación vertical: constituida por las relaciones entre los diferentes estamentos jerárquicos de la organización.(Jefe o responsables de os grupos con sus subordinados)
Ø  Coordinación horizontal: formada por las relaciones entre los distintos departamentos, implicados en la consecución de un objetivo.

 Concluyendo, Dirección: consiste en definir e implantar un ámbito de organización interno que permita utilizar los recursos humanos y técnicos para conseguir un objetivo. Implica también, el concepto de autoridad que es el poder que tiene una posición de la organización para obtener la última palabra en la toma de decisiones que afectan a otros, también, se dice que autoridad es el poder decidir y el poder actuar.

Funciones de la dirección

Según Fayol (1916 staff), los directivos planifican, organizan, dotan de personal a las organizaciones, las dirigen y las controlan, luego las funciones de la dirección se pueden resumir en: planificación o previsión; organización, mando o motivación; coordinación y control.

 En la actualidad, las funciones de la dirección son:
1.     Planificación: que incluiría prever, fijar objetivos, establecer estrategias y políticas programar, presupuestar…
2.     Organización: que incluye establecer la estructura de la organización y sus relaciones internas y externas, establecer las descripciones de cada puesto de trabajo, coordinar, delegar…
3.     Motivación: que incluye estimular, orientar, formar, remunerar, recompensar los buenos resultados del personal…
4.     Control: que incluiría establecer y desarrollar normas de funcionamiento, medir los resultados, corregir los defectos…

Estas funciones se pueden resumir en la llamada función esencial, que no es otra que lograr los objetivos básicos de la organización en su conjunto o de una  parte de ella (división, departamento, sección…).

Organización del trabajado del directivo

Como ya se ha dicho la actividad del directivo son: planificación, organización, motivación y control.

Las tareas de secretariado implican, en gran medida, la organización del trabajo de los directivos.

Si el directivo no realiza sus funciones con eficacia y eficiencia el trabajo de sus subordinados no será eficaz y eficiente, por la desorganización que crea y porque el comportamiento del directivo  se toma como modelo a imitar.

Impacto del comportamiento del directivo sobre los subordinados y sobre el cliente o usuario del servicio:

Planificación
Organización
Motivación
Control


Todo bien planificado


Todo espontáneo

Puntualidad estricta

Falta de puntualidad

Educado

Mal educado

Justo

Injusto

Directivo

Organizado y
Planificado


Desorganizado

Puntual,
Ordenado y organizado

Impuntual y
desorganizado

Educado

Frustrado,
Mal educado,
agresivo

Satisfecho

Frustrado

Empleado


Satisfecho


Insatisfecho

Satisfecho

Insatisfecho

Satisfecho

Insatisfecho

Satisfecho

Insatisfecho

Cliente

LA ORGANIZACIÓN DEL TIEMPO
Según Luijik, las principales causas de pérdida de tiempo son:
  1. Realización de trabajos muy simples que podían ser realizados por subordinados.
  2. Realización de trabajos muy difíciles o especializados  que deberían ser realizados por especialistas.
  3. Mala división del trabajo.
  4. Mala información recibida.
  5. Instrucciones mal transmitidas de unos a otros.
  6. Relaciones demasiado espontáneas.
  7. falta de colaboración  entre responsables.
  8. Pausas
  9. Fallos en la organización.

LA MEJORA DE LA EFICACIA Y DE LA EFICIENCIA
Según Chester, eficacia es conseguir un objetivo y eficiencia  es conseguirlo al menor coste posible y, a la vez, satisfacer los motivos de nuestra actividad.

Así, en una actuación eficaz pero no eficiente podemos conseguir un objetivo (comer) pero no quedarnos satisfechos (lograr comer, pero quedarse con hambre o sentar mal la comida).

Sin embargo, una actuación no eficaz pero eficiente podemos no conseguir el objetivo pero quedarnos satisfechos. (camino del restaurante me entero que me ha tocado la lotería).

La eficacia puede ser total o parcial.

Asimismo, existen acciones ineficaces (ponerse a pintar para ir a Barcelona) y acciones antieficaces (tomar la carretera de extremadura para ir a Barcelona desde Madrid).

Para asignar tareas, es necesario tener en cuenta estos aspectos  para que la asignación y la realización consiguiente sea eficaz y eficiente.

LA PLANIFICIÓN
Como ya sabemos la planificación es funciones de la dirección, su ausencia suele implicar  el tener que realizar determinados trabajos con premura de tiempo, y cuando se realiza una tarea deprisa o bajo presión es más frecuente cometer errores.

Es conveniente que el profesional de secretaría planifique tanto su trabajo como el de los directivos asignados a fin de evitar los problemas que acarrea su falta.

Las actividades de planificación de cualquier persona con responsabilidad directivas pueden dividirse en permanentes (regulares e irregulares) y esporádicas (previstas y no previstas)

Planificación de actividades del directivo:
 A. Permanentes:
  1. Irregulares:
    • Llamadas
    • Reuniones
    • Visitas
    • Salidas
  2. Regulares:
a)     Repetición diaria:
·         Reuniones fijas
·         Firmas
·         Correo
b)    Repetición periódica: (semanal, mensual, quincenal)
·         Informes
·         Control
·         Reuniones fijas
·         Visitas fijas a clientes
·         Visitas fijas a subordinados
B. Esporádicas:
1. Previstas: (trimestral, semestral, anual)
  • Preparación de planes anuales o semestrales
  • Reuniones de control o programación con empleados

2. Imprevistas:
  • Decisiones
  • Reuniones
  • Problemas o conflicto

Las actividades permanentes de carácter regular y las esporádicas previstas se pueden y se deben planificar a fin de poder dejar tiempo para las actividades que no son susceptibles de ello.
5.6. Técnicas de Asignación de tareas
El factor más importante a la hora de asignar  tareas o dirigir un grupo de personas es “sintonizar” con el destinatario de la información. La sintonización se puede  conseguir utilizando:
  • un lenguaje adecuado,
  • creando buen ambiente,
  • efectuando contactos informales (frecuentes),
  • actuando con sinceridad, justicia, transparencia…

No hay que dar por supuesto que el subordinado asume lo que para el informante es obvio; hay que explicar, especificar, determinar los métodos y las tareas, y posteriormente supervisar.
Existen diferentes técnicas para la asignación de tareas:
  • Gestión por objetivos
  • Delegación
  • Motivación

Gestión por objetivos
El control, es una de las funciones de la dirección, implica una valoración del rendimiento de los empleados que sirve como base para:
  • la promoción
  • la formación
  • la motivación
La valoración, según Graham, se puede realizar de dos formas:
  1. Intuitivamente: suelen ser valoraciones globales. Se tiende a caer en los prejuicios, primeras impresiones, efecto halo…(me gusta, no me gusta, lo hace bien , lo hace mal…)
  2. Sistemáticamente: la valoración es más objetiva y se suele realizar por medio de una escala de valoración, que consiste en listas de factores o características que se evalúan según ciertos valores (de 1 a 100, de 1 a 10…) 

Para solucionar estos problemas se planteó la gestión o administración por objetivos, que podemos definir como el sistema mediante el cual se intenta mejorar el rendimiento de la empresa y motivar, valorar y formar a sus empleados integrando sus metas  personales en los de la empresa.

Consiste en la fijación de  objetivos a lograr por cada empleado, estos objetivos, que se fijan conjuntamente por  el trabajador y el supervisor, deben tener una serie de características para que sean operativos:
-          Fijar claramente lo que se quiere conseguir.
-          Fijar  claramente las condiciones para conseguirlo.
-          Expresarlos en términos cuantitativos.
-          Ser realista.
-          No demasiado sencillos.
-          No ser en mero documento burocrático a completar.

La gestión por objetivos tiene una serie de ventajas y una serie de inconvenientes:
Ventajas:         Mejora el sistema de control y valoración.
-          Mejora la motivación, responsabilidad y eficacia de los empleados.
-          Mejora la detección de necesidades de formación.
-          Mejora la organización y funcionamiento de la empresa en general.
Inconvenientes:
-          Necesita un clima laboral no autoritario.
-          Solo puede realizarse con puestos de trabajo que no estén demasiado definidos o estructurados.
-          No abarca los cambios que provengan del exterior.
-          Es difícil controlar las condiciones externas del empleado.
-          No contempla los cambios que provengan del entorno.
-          Puede inducir  a  rivalidades y competencia entre empleados.
-          Utilización de  medios poco éticos para conseguirlos objetivos.

Delegación
Hay delegación de autoridad cuando una persona (delegante) confía  a otra (delegado) la realización de una actividad que es responsabilidad del primero. La delegación es una autoridad condicionada, por lo que habría que definir los límites de toda delegación de autoridad.
Delegar consiste en:
a)     encargar a un subordinado (delegado) una parte de las tareas de las que es responsable el delegante.
b)     concesión al subordinado de la autoridad suficiente,  para realización completa de la tarea  delegada, con unos límites establecidos.
c)     Hacer responsable al subordinado de los resultados obtenidos de su acción, sin olvidar que el delegante es también responsable de las acciones de los subordinados.
d)    No supervisar continuamente las tareas delegadas, pero si los resultados de la actividad,  observando periódicamente los resultados que van obteniendo.
Ventajas:
-          Descarga de trabajos rutinarios y tareas poco importantes, dejando tiempo a los directivos para tareas más importantes.
-          Permite la toma de decisiones en el nivel que mejor se conocen los detalles.
-          Favorece los contactos personales con los subordinados.
-          Hace más interesante el trabajo y crea expectativas de promoción.

 A pesar de las ventajas, en ocasiones no se delega por:
Ø  Incapacidad del directivo  para distinguir lo esencial de lo accesorio o para formar o comunicar con el colaborador.
Ø  Creer que sólo él puede realizar  la tarea.
Ø  El temor a perder el estatus en la empresa.
Ø  Incompetencia, temor o falta de responsabilidad del subordinado.

Las materias que se pueden delegar son:
·         aquellas que el subordinado puede hacer igual o  mejor que el  jefe,
·         lo que aporta a los demás la posibilidad de cualquier experiencia y/o perfeccionamiento,
·         los trabajos especializados,
·         los trabajos rutinarios,
·         poderes de decisión y firma

CÓDIGO DEONTOLÓGICO DE LAS SECRETARIAS

Toda profesión consolidada dispone de unos principios éticos por los que se rige la conducta de todos los profesionales que forman parte de ella. Estos principios se estructuran y determinan en forma de Código Deontológico. Igual que ocurre con abogados, médicos, psicólogos o trabajadores sociales, la profesión del Secretariado tiene un Código Deontológico ¿conoces cuál es? ¿sabes de qué principios consta? La Junta Directiva de Federación Nacional de Asociaciones de Secretariado (FENAS) nos facilita el Códido Deontológico del/la Secretario/a.

PRINCIPIOS DE CARÁCTER GENERAL

Son principios fundamentales de las normas éticas de conducta del/la secretario/a los siguientes:

DIGNIDAD: Debe abstenerse de todo comportamiento que suponga infracción o descrédito y desenvolverse en el ejercicio de su profesión con honor y dignidad.
INTEGRIDAD Debe actuar con honradez, lealtad y buena fe.
SECRETO PROFESIONAL Debe observar estrictamente el principio de confidencialidad en los hechos y noticias que conozca por razones del ejercicio de su profesión.
* Además de un deber, observar el secreto profesional es un derecho que ampara el ejercicio de la profesión del/la secretario/a, sin olvidar que existen Leyes que protegen el Secreto Profesional.
* El derecho y la obligación del secreto profesional comprende:
- Las confidencias o información personal de su superior, a que pudiera tener acceso en el ámbito de su ejercicio profesional.
- Los hechos de conocimiento restringido que afecten a sus superiores, compañeros o miembros cualesquiera del colectivo en el que el/la secretario/a desempeñe su labor. Por ejemplo: dossiers personales, profesionales o médicos.
- La información cuyo contenido tenga un valor específico para un lector no autorizado; o cualquier otra información que figure clasificada como confidencial, restringida o con una distribución de personas específicas.
* El/la secretario/a evitará duplicar información confidencial y mantenerla fuera d de los archivos oficiales sin conocimiento de su superior.
* El Secreto Profesional no debe entrar en conflicto con la lealtad a la entidad para la que trabaja el/la secretario/a. El/la secretario/a debe responder a la confianza que su superior d eposita en él/ella al confiarle y compartir información confidencial. Por ello, debe comunicar a su superior información que a él mismo o a la entidad para la que trabaja pudiera ocasionar perjuicio o beneficio. Los límites de esta divulgación van marcados por el sentido de lealtad y la integridad que conforman el perfil personal del/la secretario/a.

OBLIGACIONES DEL SECRETO PROFESIONAL

* El/la secretario/a debe abstenerse de cualquier competencia desleal en relación con sus compañeros.
* La discreción es un elemento específico en las relaciones externas del/la secretario/a y el fundamento primario de su capacidad para salvaguardar el secreto profesional. El/la secretario/a debe ser consciente de que la discreción es algo de una importancia fundamental en la manera en como es percibida en su entorno. Lo que para otros miembros del colectivo pueden resultar faltas leves de respeto o convivencia (comentarios de menosprecio a compañeros, comentarios hirientes, jocosos o tonos de bufa; o dudar públicamente de la calidad técnica de un superior), para el/la secretario/a es algo vinculado a su comportamiento profesional.
* Es obligación de todo/a secretario/a prestar su colaboración a todos sus colegas, cuando sea necesaria su intervención para que no se produzcan atrasos en el trabajo y no perjudique el normal funcionamiento de la Entidad donde presta sus servicios.

OBLIGACIONES CON LA EMPRESA
* El/la secretario/a debe estar siempre dispuesto a prestar apoyo y cooperación a su empresa y conocerá, asimismo, los objetivos y política interna de la misma.
* El/la secretario/a no aceptará remuneración profesional que no sea por su salario e incentivos y bonos que su Empresa destine a tal efecto, y le está prohibido aceptar gratificaciones económicas u otras compensaciones que estén directamente relacionadas con la transmisión de información.
* El/la secretario/a al servicio de la Empresa tiene el deber de contribuir a la celeridad del trabajo, no debiendo aceptar sugerencia sin coacciones para eludir su cumplimiento.

OBLIGACIONES CON LOS COMPAÑEROS
El/la secretario/a debe estar siempre dispuesto a prestar apoyo y cooperación a su empresa y conocerá, asimismo, los objetivos y política interna de la misma.
·         El/la secretario/a no aceptará remuneración profesional que no sea por su salario e incentivos y bonos que su Empresa destine a tal efecto, y le está prohibido aceptar gratificaciones económicas u otras compensaciones que estén directamente relacionadas con la transmisión de información.
·         El/la secretario/a al servicio de la Empresa tiene el deber de contribuir a la celeridad del trabajo, no debiendo aceptar sugerencia sin coacciones para eludir su cumplimiento.

OTROS CÓDIGOS DEONTOLÓGICOS DE LA PROFESIÓN
·         El/la secretario/a debe cultivar sus aptitudes y actualizar sus conocimientos, a fin de que su trabajo se ejecute al más alto nivel de rendimiento. Demostrará permanentemente afán de superación y proactividad, tanto en lo personal como en su contribución a la Empresa.
·         El/la secretario/a debe abstenerse de realizar ninguna práctica que pueda perjudicar la reputación de su profesión.
·         Ningún secretario/a se debe valer de su influencia sobre sus superiores, ni apelar a vinculaciones de amistad o recomendaciones para obtener:
a) Ascensos no merecidos y, como consecuencia, mayor remuneración de la que le corresponde en el trabajo que desempeña, impidiendo el ascenso de otros/as secretarios/as que por su experiencia, conocimientos y años de servicio lo tienen mejor merecido.
b) Conseguir que personas que no están preparadas para el ejercicio del secretariado ejecuten las tareas propias de esta profesión.
·  Debe ser consciente de que representa un colectivo al que tiene la obligación de defender y enaltecer.
·  Debe conseguir que se respete El Código Deontológico de su profesión. En este sentido, es apropiado que sea instrumento de difusión del mismo, tanto para afirmar los valores contenidos en El Código como para ampararse en él, en caso procedente.
·  Los profesionales del Secretariado asociados a las Asociaciones pertenecientes a FENAS adquieren el compromiso de cumplir con rigor los preceptos contenidos en este Código, así como las normas por las que se rige esta Federación. En la práctica de su profesión, el personal administrativo del ámbito sanitario, se compromete a respetar los principio enunciados en la Declaración Universal de los Derechos del Hombre que concreten los límites del secreto profesional, el derecho de toda persona a la información y a respetar los derechos del enfermo. Bajo ninguna circunstancia el personal administrativo sanitario atenderá contra la dignidad e integridad del individuo. En su comportamiento profesional ha de demostrar su honestidad, integridad intelectual y lealtad. Se compromete concretamente a evitar todo comentario o información falsa o engañosa. En sus relaciones con otras profesiones y con otras actividades, el profesional ha de respetar las reglas y costumbres de estos profesionales, siempre que estas costumbres no sean incompatibles con la ética de su profesión. Obligaciones profesionales específicas en la práctica de su profesión, el profesional del Secretariado Médico y Administrativos de la Salud ha de mantener la más estricta discreción, respetando escrupulosamente el secreto profesional, absteniéndose, en particular, de revelar cualquier información sobre el pasado, presente o potencial, si no se tiene la autorización expresa del paciente para facilitarla. Cuando la ejecución de una orden conlleve faltas profesionales contrarias a los principios de estas normas, el profesional ha de comunicarlo inmediatamente a su superior jerárquico e intentar conseguir que se respeten las normas deontológicas de la profesión. El profesional no aceptará por sus servicios remuneraciones que no sean su salario y le estará prohibido aceptar gratificaciones u otras compensaciones materiales que estén directamente relacionadas con la transmisión de información confidencial. Puesto que el profesional del Secretariado Médico y Administrativo de la Salud es el depositario, en última instancia, de la historia clínica y diagnóstico del enfermo, deberá preservar en todo momento el uso de los mismos con otro fin que no sea el contemplado en los derechos del enfermo y en las normativas éticas de estudios epidemiológicos. Igualmente utilizará su capacidad y recursos en potenciar los trabajos que se hagan en el Centro o Institución para la protección de los datos confidenciales.


EJEMPLO CRONOGRAMA




“APRENDA A REALIZAR INFORMES”  Habilidades directivas

Para poder realizar un informe el primer paso que debemos realizar es fijar el  objetivo pensar de forma esquematizada las siguientes preguntas:

1. -Por qué necesitamos el objetivo
Esta pregunta puede parecer inútil en determinados casos como puede ser en informe mensual en el que ya tengas experiencia; pero al realizarnos esta pregunta podremos saber:

a)    Qué información debemos desechar e incluir, nos ayuda a adecuar el informe a su destinatario y nos ayuda a escribir el informe con más facilidad.
Para decidir qué información debemos desechar debemos tener el objetivo claro para poder saber con qué información lo podemos contrastar y decidir así que información incluimos o excluimos. Si no tuviésemos claro el objetivo podríamos estar buscando información que con el tiempo veríamos que era innecesaria para elaborar el informe.
b)    Podremos adecuar mejor el informe a su destinatario: dependiendo de hacia quién nos dirijamos y hacia quién vaya destinado el informe, sabremos que información debemos incluir o no y cuál es la necesaria.
c)    Y escribiremos el informe con mayor facilidad: si nos pusiésemos a escribir el informe, veríamos que es mucho más sencillo estructurarlo si sabemos claramente lo que estamos buscando. En algún caso pensaremos que ya lo sabemos, pero al ir avanzando nos daremos cuenta de que, en alguna ocasión hemos hecho pasos inútiles.

2. -Cómo fijar el objetivo
Lo primero que debemos hacer para fijar el objetivo es tener clara la idea general del informe.
Pero tenemos que pensar que el informe no lo vamos a leer nosotros; así que tenemos que hacernos una serie de preguntas, pero que tenemos que responder desde el punto de vista del destinatario. Estas preguntas son:
a) ¿Quién es el destinatario del informe?
b) ¿Para qué lo quiere?
c) ¿Qué aspectos quiere conocer?
d) ¿Qué sabe de la cuestión?
Es totalmente necesario tener en cuenta esta serie de preguntas para realizar cualquier informe.
Una vez realizadas estas cuestiones, ya estaremos preparados para poder explicar de una forma clara y concisa cuál es nuestro objetivo.
3. - Cómo especificar el objetivo
Los requisitos pueden ser distintos, pero al establecerlos anteriormente, los podemos incorporar a nuestro objetivo que identificaremos mediante las anteriores preguntas.
En resumen, debemos añadir ciertos conceptos por los que al definir el objetivo, lo concretamos con mayor precisión.
Ahora sí que tendremos el objetivo bien definido.

4. -Cómo acordar el objetivo
Una forma para asegurarnos de que el objetivo que hemos concretado es correcto, es presentárselo a la persona que lo ha solicitado. De esta forma, asegurándose de que quien solicita el informe y quien lo realiza se pongan de acuerdo en el objetivo antes de comenzar la búsqueda de información exhaustiva, nos ahorraremos tiempo ya que si hubiésemos realizado todo el informe y al entregarlo nos hubiesen dicho que eso no era lo que pedían, hubiésemos perdido un tiempo muy valioso y tendríamos que volver a realizarlo.

Una vez aclarado el objetivo debemos buscar información y organizarla. Para escribir el informe y organizarlo de forma lógica, debemos realizar estas cuatro etapas.

1. -Decidir qué información se necesita
Para seleccionar la información, el paso más eficaz es preguntarle a la persona que ha solicitado el informe.
Aunque el objetivo que hemos escrito anteriormente por escrito nos debería ser útil.
Algunas cuestiones generales que se puede incluir son:
• Descripción de productos
• Comparación con los productos de la competencia
• Ventajas más destacadas para los clientes
• Apoyo a las ventas
• Información o folletos escritos
• Información complementaria
Pero no importa en qué orden escribamos esta lista.
También hay que repasar las cuestiones que se puedan incluir y contrastarlas con el objetivo para saber si son necesarias.
Una vez hecho esto se puede empezar a desglosar los aspectos de cada cuestión por ejemplo como “información complementaria”: fecha de lanzamiento del producto, precio, plazos de entrega, garantías, etc.
Estas listas se pueden hacer como cada uno quiera, son anotaciones propias y para ello no hay reglas.
2.-Reunir el material
Con la lista ya hecha, debemos decidir dónde buscar la información de cada uno de los apartados: podemos buscar en copias de informes de otros departamentos, minutas de reuniones, información de la competencia.
Existen tres fuentes reinformación:
• Material interno de la empresa
• Material a libre disposición del público
• Información obtenida a partir de conversaciones con terceras personas.
a) Material interno de la empresa
La información de la empresa la podemos encontrar en:
• Su propia publicidad de venta
• Boletines internos
• Revistas al cliente
• Informes habituales con cifras mensuales o trimestrales
• Minutas de reuniones
• Informes y propuestas de otros departamentos


b) Material a libre disposición del público
Tras reunir la información interna de la empresa podemos buscar en:
• Libros y manuales sobre aspectos relevantes de la cuestión
• Guías profesionales del sector (en cualquier biblioteca importante)
• Colección de informes sobre estudios de mercado (que podemos encontrar en la bibliotecas)
• Diarios, revistas y prensa especializada
• Investigaciones y estadísticas de las asociaciones del sector
• Publicaciones e informes del gobierno (consultar listados del
Instituto Nacional de Estadística)
• Folletos, catálogos, informes anuales y propaganda de venta de la competencia.
c) Conversaciones con terceras personas
Podemos encontrar información también de:
• Clientes – preguntándole en persona o por teléfono
• Expertos de la empresa o externos
• Proveedores – preguntándole sobre costes, disponibilidad de materiales, etc.
3.-Copyright
En el caso de que se reproduzca el material de otra persona en el informe, estaremos infringiendo la ley del “copyright” (excepto en el caso de citas textuales, cortas e identificadas), incluso aunque sea de forma interna.
En cualquier caso, el copyright se usa sólo en las palabras, así que no hay problemas legales en tomar ideas y expresarlas con nuestras propias palabras.

4.-Revisar y elegir la información
Ahora ya tenemos todo el material y podemos realizar el siguiente paso. Puede parecer muy costoso, pero a la larga nos beneficiará.
Debemos juntar toda la información que hemos recopilado y leerla íntegramente, esto nos beneficiará ya que sabremos todos los datos que poseemos y el material del que disponemos.
Tenemos que comenzar haciendo en una parte da la mesa una pila con toda la información de la que disponemos.
Tras hacer este primer paso, lo que debemos hacer es ir leyendo uno a uno los folios que tenemos en la mesa e ir apuntando los aspectos más importantes en una hoja e ir dejando en el otro extremo de la mesa nuestros apuntes.
No hace falta que escribamos todos los detalles, sólo debemos apuntar lo que verdaderamente nos hace falta para cumplir nuestro objetivo.
Una idea importante que es muy útil es apuntar, al lado de cada información que hayamos escrito en los folios, la página y el lugar de donde hayamos encontrado esa información, para que si necesitamos volverlo a consultar en su lugar de origen lo encontremos rápidamente.

Esta etapa se puede acelerar haciendo anotaciones en un procesador de texto
a) Informes habituales
Al realizar un informe habitual, las pequeñas tarjetas con las anotaciones son muy útiles ya que en el momento de escribir el informe sólo bastará con buscar las tarjetas con la información.
5.-Clasificar la información por grupos
Ahora ya tenemos la información que necesitamos en los folios y así ya no tenemos que estar buscando en pilas de libros y de toda la información recopilada.
El siguiente paso es clasificar por grupos toda esa información escogida.
Podemos organizar la información en los grupos de los apartados generales de la lista original que realizamos cuando queríamos saber qué información queríamos reunir.
Los apartados eran:
• Descripción de los productos
• Comparación con los productos de la competencia
• Apoyo a las ventas
• Folletos e información escrita
• Información complementaria
Quizá ahora, al tener toda la información junta, piense que es mejor fusionar estos grupos.
En esta etapa no estamos agrupando la información final del informe; sino que, estamos ordenando una serie de informaciones en grupos de cuestiones comunes.
Este transcurso ayuda a centrar el objetivo final. Aunque otras ventajas son:
1.- Casi todo el material quedará en los mismos grupos cuando sea el momento de estructurar el informe, por lo que tendremos menos trabajo.
2.- Al ir pasando cada ficha para agruparla, nos fijaremos si es pertinente para nuestro objetivo.
6.-Estructurar el informe
Existen dos tipos de informes: informes de investigación e informes que sólo presentan datos.
El informe de investigación es en el que tenemos que averiguar algún tema especificado y comunicarlo en el informe. En este caso puede incluir alguna recomendación.
En los informes que sólo presentan datos podemos incluir: los memorandos, los informes presupuestarios reguladores o actualizados, los informes de gestión, etc.
a) Informes de investigación
Estos informes son los que pueden tomar decisiones importantes como los productos para lanzar al mercado, la opción de abrir una sucursal, entrar o no en un mercado nuevo.
Desde una perspectiva personal también puede ser crucial porque se puede dar el caso de que un alto directivo se fije en un determinado empleado así suponer un paso muy importante para una carrera profesional.
Un informe bien hecho demuestra que el autor piensa de forma lógica, clara, ordenada y objetiva.
Para realizar un informe de investigación debemos seguir lo siguientes pasos:
Objetivo, método, resultados y conclusión.
- Objetivo: Debemos expresar el informe de investigación en una sola frase; en este caso sería el objetivo definido al principio.
En este tipo de informes es muy útil apuntar el objetivo al principio del informe.
- Método : Esta parte del informe es la que explica de qué forma se encontraron las respuestas a las preguntas.
También debemos mencionar aunque de forma muy detallada y mencionar:
• Fuentes escritas de material (mención breve, no una bibliografía detallada)
• Entrevistas realizadas
• Encuestas escritas
• Pruebas realizadas
- Resultados : En esta parte del informe debemos constatar todo lo que hemos descubierto en la investigación; pero sólo debe incluir datos, no conclusiones.
Esta será seguramente la parte más extensa de todo el informe.
Los datos innecesarios los debemos apuntar en el apéndice como refuerzo del trabajo y como información adicional.
Es en esta parte donde se deben incluir los gráficos o las tablas sobre el mensaje central.
- Conclusión :Este apartado puede variar en su extensión entre un párrafo y una página, haciendo referencia al objetivo principal.
Es aquí donde se debe expresar la opinión personal.

b) Informes que sólo presentan datos
Estos informes son mucho más fáciles de estructurar.
No tiene ningún requisito especial a seguir; únicamente, un aspecto importante a seguir es que no se presente de forma desorganizada y revuelta.
En conclusión, lo que hay que hacer es colocar por grupos las distintas informaciones que poseemos, como por ejemplo:
• Por fecha
• Por departamento
• Por orden de importancia
• Por facturación
• Por tamaño
• Por ubicación geográfica
• Siguiendo un orden conocido para el lector
Estas no son pautas fijas sino una serie de ideas.
A partir de esta agrupación ya podemos organizar la información en fichas o en hojas separadas, realizando la misma estructura en cada grupo.
En algún caso no hay nada que se pueda agrupar, pero no ocurre nada ya que hay informaciones que no se pueden contrastar.
Pero unas pautas para que el destinatario siga el informe pueden ser:
• Seguir la información y asimilarla con la mayor facilidad posible.
• Comprenderla.
• Ser capaz de retroceder y encontrar rápidamente una información si quiere recapitular.
Logrando estos pasos habremos realizado un informe bien estructurado.

Para escribir un informe de manera correcta, debemos utilizar un lenguaje apropiado, no usar expresiones coloquiales ni palabras raras o frases complicadas.
En resumen, debemos escribir con estilo claro por lo que necesitamos conocer un estilo general y las frases y palabras adecuadas.
1. -Estilo general
Tenemos que recordar que el informe no lo vamos a leer nosotros sino que el destinatario, por lo que debemos explicar muy bien todos los conceptos y con el lenguaje necesario.
Debemos usar un lenguaje especial con:
• Personas con un estilo idiomático más tradicional.
• Personas con un estilo más moderno.
• Persona cuyo idioma materno no es el mismo.
• Personas con dificultades a la hora de leer (como la dislexia)
a) Evitar expresiones altisonantes
Las personas solemos usar una serie de palabras y oraciones que, en realidad, nunca usamos normalmente, como por ejemplo:
Expresión                               Alternativa
En referencia a                                Sobre
En los momentos presentes          Ahora
En la eventualidad de                    Si
Finalizar                                           Acabar, terminar
Cerciorarse                                      Confirmar
Consecuentemente                        Así que

No hace falta aprenderse todas estas palabras, sólo hay que transformar un lenguaje coloquial en las palabras correctas, pero ni las más rebuscadas.

b) Diga “yo” y “usted”
Cuando hablamos y queremos referirnos a nosotros mismo nos definimos como “yo”; y para referirnos a otra persona “usted”. Pues es esto mismo lo que debemos hacer en nuestro informe ya que es más fácil de comprender y resulta mucho más amable.
Ser políticamente correcto
Independientemente de la opinión personal sobre el tema central del informe, ignorar lo que se considera políticamente correctas esta fuera de lugar.
Así que debemos guardar las opiniones propias para evitar problemas.

c) Evite el lenguaje sexista
A muchas personas les cuesta no usar un lenguaje sexista debido a las circunstancias en las que han vivido. Pero esto no es excusa suficiente, por lo que deben aprender a no usar esas palabras. Y algunas posibles técnicas son:
• Usar expresiones sustitutivas en las que se incluyan a las mujeres y a los hombres en una misma palabra.
• Usar la segunda palabra (“tú” y “usted”) para evitar decir “él” o “ella”.
• Utilizar “persona” en lugar de “hombre” o “mujer”.
• Alternar los ejemplos masculinos y femeninos.
• Usar “él/ella” o “el/la”
Usar ejemplos y analogías
Para hacer un informe tenemos que explicar claramente todos los aspectos, ya que quien lo está leyendo no puede preguntarnos por algún punto en especial que no entiende, como en una conversación.
En algún caso podemos obviar algunas cosas que no son obvias para otros, por lo que podemos usar los ejemplos.
Las analogías son valiosas para explicar ideas complicadas.
Comienzan diciendo “es como si...”, “es más o menos como...”

2. -Frases
Ya comprendido el estilo general podemos comenzar aprendiendo cómo deben ser las frases.
Usar frases y párrafos cortos
Uno de los inconvenientes a la hora de comprender un informe o cualquier texto, es la extensión de una oración o un párrafo, por lo que debemos saber sus características.
a) Párrafos
Los párrafos en un principio nos ayudan a estructurar todo el texto, por lo que así se hará menos denso.
Al comenzar una nueva idea, comenzaremos nuevo párrafo.
Para asegurarnos de esto, podemos observar la idea de que en un folio de DIN A4 debemos tener unos párrafos más anchos que largos.
b) Frases
Las frases más extensas son más difíciles de leer.
Pero no debemos hacer todas las frases muy cortas, ya que transmiten monotonía.
Las frases, en casi todos los casos, tienen unas veinte palabras y no deben sobrepasar las treinta y cinco.
No usar jerga
Las jergas son unos lenguajes determinados para campos especializados.
En determinadas circunstancias todos usamos palabras especiales para denominar algo, pero que suponen una jerga para los demás.
Estas jergas existen para un mejor entendimiento entre personas de distinto nivel, ocupación o trabajo.
Pero si estamos seguros de que quien lea el informe conoce el significado de estas palabras lo podemos usar.
Esto será inevitable, por ejemplo, en informes técnicos.
 No usar clichés
Los clichés son expresiones que están tan usadas que ya no se les presta atención.
Por ejemplo:
• Responder a las necesidades de los clientes
• Una amplia gama de productos y servicios
• Productos de alta calidad
c) Palabras
No hay palabras correctas o erróneas, sino una aproximación general a aquellas que se eligen.
Para usar las palabras idóneas, aquí hay unas indicaciones:
·         Usar palabras cortas cuando sea posible
Es mejor usar palabras cortas ya que son más fáciles de leer y su escritura es mucho más fluida. Aunque el informe debe incluir algunas palabras más largas pero que se conozca su significado
o   Usar verbos activos más que pasivos
Esto significa que en la oración sea el sujeto el que realiza la acción, no que la acción afecte al sujeto.
Estos verbos pasivos dan una escritura más dinámica. Pero en algunos casos es necesario usar voz pasiva, como en estos:
• Cuando el sujeto no se conoce o no es importante.
• Cuando se quiere poner énfasis en el objeto de la frase.
• Cuando se quiere confundir la cuestión.
o   Usar nombres concretos antes que abstractos Los nombre concretos proporcionan una visualización mental, que facilita la comprensión. En algunos casos podemos sustituir nombres abstractos por nombres concretos, como por ejemplo:
• “Soportamos una mala enseñanza” por “Nos enseñan mal”
• “Estamos intentando la eliminación de defectos” lo podemos cambiar por
“Estamos intentando eliminar defectos”
• “Tomando en consideración la situación el desempleo...” se puede sustituir por “Considerando los despidos...”
o   No usar palabras altisonantes o términos legales
En ocasiones usamos palabras que se encuentran fuera de lugar y de las que podemos prescindir, como pueden ser; “antaño”, “incoar”, “otrosí”...
o   No utilizar las palabras neutras
Para hacer un informe más interesante o ameno tenemos que darle vida con la mezcla de frases cortas y largas.
También debemos evitar algunos verbos que podemos cambiar por otros más correctos; como por ejemplo “cambiar” por “mejorar” o “empeorar”.
o   Evitar la tautología : La tautología es usar dos o más palabras que significan lo mismo, por lo que hace que una de ellas sea innecesaria, como por ejemplo “un círculo redondo”.
o   Tener cuidado con las palabras ambiguas
Existen algunas palabras que pueden tener distinto significado dependiendo del tono en que se dice.
Pero en un informe, se pueden tomar varias interpretaciones que no siempre son las correctas, por lo que hay que tener cuidado con ellas.

En ocasiones sabemos escribir con un estilo claro, pero también tenemos que usar un lenguaje correcto en el que hay veces que tenemos bastantes fallos.
Para poder escribir un buen informe debemos tener conocimiento del vocabulario, la ortografía, la puntuación, las abreviaturas y las reglas gramaticales.
1. -Vocabulario
No hay una regla específica a seguir para asegurarnos que la palabra que usamos es la correcta; pero para que el destinatario no se dé cuenta de nuestros fallos, si tenemos alguna duda con alguna palabra, lo más eficaz es buscarla e le diccionario.
Por lo que debemos recordar que:
• Un verbo es una palabra que expresa acción.
• Un nombre es una persona o una cosa.
• Un adjetivo es una palabra que describe un nombre.
2. -Ortografía
Los errores ortográficos causan muy mala impresión, por lo que debemos consultar el diccionario en aquellas palabras en las que tengamos dudas de cómo se escriben.
Al realizar el informe a ordenador, las faltas de ortografía se corrigen automáticamente, pero al cambiar la palabra puede ser que no concuerde con lo que nosotros queríamos decir, por lo que debemos revisarlo todo para no cometer ningún fallo.
3. -Puntuación
En algunos casos no utilizamos bien los signos de puntuación, por lo que tenemos que conocer más a fondo el uso de los dos puntos, el punto y coma, los guiones, los signos de exclamación y las letras mayúsculas.
a) Dos puntos: Los dos puntos indican que comienza otra parte del texto pero se deben usar para realizar una lista.
b) Punto y coma. Usamos punto y coma en dos situaciones, que son:
• Señalar una idea completa pero que no es la última.
• Separar una lista que ya contiene comas.
Dicho de otra forma, hay veces que necesitamos separar una oración, pero no con un punto a parte ya que es demasiado y la coma resulta escasa.
Lo más agradable a la vista es usar comas, ya que si usamos punto y coma, la frase se nos hace más larga y es necesario usar el punto y coma.
c) Guiones: Se usan para poner entre ellos la explicación de dos palabras.
Si no estamos seguros de sí lo podemos utilizar o no, es mejor no usarlo ya que su utilidad hay veces que es confusa.
d) Signos de exclamación: Estos signos se usan únicamente para expresar eso, exclamación; en ningún caso, lo divertido que es lo que va entre ellos.
e) Letras mayúsculas: Las letras mayúsculas son mucho más difíciles de leer que las letras minúsculas, por lo que solamente hay que utilizar este tipo de letras cuando sea necesario. (Como por ejemplo en los nombres propios o en el comienzo de las oraciones, etc.)
4. –Abreviaturas:
Cuando abreviamos las palabras da la impresión de que lo hemos hecho para ahorrarnos escribir la palabra entera.
Pero es positivo abreviar palabras oficiales ya que se hacen más fáciles a la hora de leer.
Generalmente, las abreviaturas se hacen tomando las iniciales de las palabras que componen la expresión.
Para asegurarnos que quien lea el informe va a saber a qué nos referimos cuando le escribimos esas siglas, debemos nombrar la expresión entera una vez y, entre paréntesis, su abreviatura o iniciales. En los casos siguientes usaremos la abreviatura únicamente.
5. -Reglas gramaticales que se pueden obviar
En este apartado nos explica que podemos ser de una época determinada, por lo que hemos aprendido unas reglas gramaticales que, algunas de ellas, ya no se usan.

Para ir acabando el informe debemos arreglarlo para que las personas que lo vayan a leer queden impresionados. Así que debemos añadir los toques finales de presentación.
1. -Presentación
La primera impresión a la hora de ver el informe es la presentación.
Dependerá de si hacemos un buen informe con buena presentación y muy trabajado, la impresión que tendrá de nosotras/os el lector del informe ya que penarán que somos así en la realidad.
Así que es muy importante cumplir unas pequeñas normas para que el informe sea lo mejor posible.
a) Espacios y márgenes
Cuanto más espacio haya alrededor del texto, más fácil se hará su lectura.
Es importante dejar unos espacios considerables a los márgenes; en la mayoría de casos, dejamos más arriba y abajo que a los lados.
b) Texto no justificado
Un texto sin justificar da una impresión más amable e informal, por lo que debemos no justificar el texto si queremos hacer un informe menos importante.
c) Texto justificado
El texto justificado da una impresión de mayor formalidad.
Pero si por ejemplo entregamos gráficos, quedará mucho más desordenado con todo justificado, por lo que lo podemos agrupar a la izquierda o a la derecha, pero todo el rato al mismo lado.
d) Encabezamientos
Los encabezamientos tienen tres funciones:
• Dividen la página.
• Ofrecen una visión general de lo que vamos a ver.
• Si queremos volver a un determinado apartado, se nos hará mucho más fácil volver a ellos.
e) Secciones
Además de darle un título a cada apartado, podemos numera los distinto grupos para poder encontrarlos con mayor facilidad y que el informe dé una sensación de mayor orden.
f) Listas
Al hacer una enumeración, es mucho más fácil leerlo en una lista que en una línea todo seguido.
Estas las podemos hacer con muchos tipos de símbolos: asteriscos, boliches, etc.
g) Diseño general
El mejor diseño es el más sencillo, sin utilizar muchos tipos de letras y de forma simple.
 2. -Apéndices
Los apéndices nos pueden ayudar a no hacer pesado el informe, añadimos información adicional pero no necesaria en su totalidad.
Algunas cosas que podemos añadir en apéndices pueden ser:
• Estadísticas
• Gráficos y tablas
• Cifras
• Información a actualizar
• Metodología
• Estudios realizados
3. -Diagramas y gráficos
Alguna información es mucho más fácil de comprender en gráficos o tablas que en el propio texto.
Pueden ser por; componentes, elementos, series temporales, distribución de las frecuencias, correlación...
4. -Elementos adicionales
Algunos elementos se deben añadir siempre pero otros no son tan necesarios, por lo que tenemos que diferenciarlos.
a) Elementos necesarios
En caso de que no tengamos que seguir un tipo de informe estructurado por la empresa debemos incluir lo siguiente:
• Página con el título
• Nombre del autor
• Fecha del informe
• Página con índice
• El objetivo
• El resumen
• Uno o varios apéndices
• Páginas numeradas
b) Elementos a veces ocasionales
• Un glosario
• Bibliografía
• Referencia de las fuentes
• Direcciones útiles
• Agradecimientos
c) El resumen
Esta es la última parte que debemos incluir, pero que es importante.
Es mucho más fácil hacerlo cuando hayamos acabado todo el informe.
Y para finalizar totalmente todo el informe debemos repasar todo, desde el objetivo hasta la presentación.
Con todas estas pautas ya podríamos hacer un informe.


LA REUNIÓN
Si queremos ser productivos hemos de guardar nuestra cartera de los ladrones de tiempo principales. En mi caso, mis ladrones de tiempo más comunes son: las reuniones, el teléfono, y las interrupciones imprevistas. El email es otra herramienta que muchos catalogarían como ladrón de tiempo pero, al menos en mi caso, no lo es ya que es la principal herramienta de trabajo y lo tengo “medianamente controlado”.
Centrémonos hoy en las reuniones. Cuando analizamos el tiempo que dedicamos a reunirnos, hay cuatro criterios  que no deberíamos perder de vista:

1. Optimizar el número de reuniones.

Una reunión tiene un elevadísimo coste para la organización ya que hay que multiplicarlo por el número de asistentes. Optimizar el tiempo invertido en reuniones es un elemento de ahorro y de aumento de la productividad y, en consecuencia, de aumento del beneficio empresarial.

2. Optimizar la duración de las reuniones.

Reuniones que superen los noventa minutos se han demostrado altamente inefectivas ya que la atención de los asistentes decae hasta un límite que convierte la reunión en improductiva. Si no tienes más remedio que superar los noventa minutos de duración, planea descansos de diez minutos.

3. Optimizar el número de asistentes a la reunión.

Como organizador pregúntate a quién vas a convocar y el motivo. Si una persona no es crítica para la reunión convócale en opcional o limítate a informarle de que se va a celebrar la reunión y a quién de su departamento has convocado explicándole los motivos de tu elección. Un asistente a una reunión que no debería estar en la misma es un peligro para el desarrollo de la misma ya que podría intentar justificar su presencia con intervenciones que dinamitarán la mismo. Esto aplica especialmente a los “jefes”.

4. Documentar las conclusiones y fijar las acciones a llevar a cabo.

La redacción del acta de reunión es fundamental. Y debe recoger dos cosas: los acuerdos y las acciones pendientes. Lo demás es accesorio. De hecho si en lugar de un acta escribimos una novela el resultado será que no la leerá nadie. Un acta debe ser, ante todo, una herramienta y no una obligación que se convierta en papel mojado.
Desde el punto de vista del organizador de la reunión, he construido un pequeño guión que recoge los criterios citados. Para ello he dividido la labor de organización de la reunión en tres momentos en el tiempo: antes, durante y tras la reunión.
a) Antes de la reunión.

a.1 – Definir el propósito de la reunión. ¿Hay alternativas a la reunión?

Es fundamental llegar a la conclusión razonada de que la reunión es “inevitable”. Si algo se puede resolver por teléfono o correo o con una breve visita a uno o más de los asistentes es que la reunión no es necesaria. Evítala a toda costa.

a.2 – Revisar las acciones pendientes de la anterior reunión.

Si la reunión es de tipo “seguimiento” y tiene una periodicidad es fundamental que cuando te pongas a planificar la siguiente tengas en cuenta las acciones pendientes del grupo. Un breve repaso debería ser suficiente ya que dichas acciones deberían haber formado parte de tu sistema GTD al terminar la anterior y deberían estar siendo perseguidas desde ese momento.

No obstante, se hace necesario un “balance de situación”.

a.3 – Elaborar el orden del día.

Un orden del día se compone básicamente de:

- Los puntos a tratar en la reunión.

- La persona que expondrá cada unos de esos puntos.

- El tiempo dedicado a cada punto.

No hay que hacer nada muy sofisticado, todo el mundo sabe hacer una tabla de tres columnas.

Personalmente acostumbro a incluir el orden del día en la propia convocatoria de la reunión junto con las acciones pendientes de la anterior reunión si las hay.

Es muy conveniente incluir en el orden del día diez o quince minutos al final del mismo para cerrar conclusiones y acciones pendientes.

Si soy el responsable de redactar el acta de la reunión (algo normal en el convocante) me suelo reservar un tiempo en mi calendario para redactar la misma ya desde este preciso instante. Habitualmente basta con una media hora ya que se tratará de pasar a limpio las notas que he tomado en la reunión, especialmente en esos quince últimos minutos.

a.4 – Decidir quiénes asistirán y quiénes estarán en copia del acta.

Ya lo hemos anticipado antes. Es crucial diferenciar quién tiene que aportar algo en la reunión de quién tiene simplemente que estar informado de los resultados de la misma.

a.5 Enviar el material anexo a la convocatoria y con antelación suficiente.

Si vas a discutir un informe adjúntalo en la convocatoria. Ya hemos dicho que el orden del día y las acciones pendientes forman parte también de la misma.

El plazo con el que convoques una reunión es crítico ya que tiene unos umbrales que no debemos superar. La antelación mínima son 24h. Tampoco conviene convocar con demasiada antelación ya que provocarás que los asistentes se olviden de la reunión hasta el último momento. Al final acabarán leyéndose el informe en el camino a la reunión.

Te aconsejo que no imprimas el material y lo repartas en la reunión. Es responsabilidad de los asistentes la lectura y preparación del mismo.
b) Durante la reunión.

b.1 – Cuidar la puntualidad.

Lo primero es que tú como organizador llegues siempre con antelación. Si el organizador no da ejemplo, mal empezamos. Si necesitas preparar un cañón de proyección, el portátil o lo que fuera no lo hagas durante el tiempo de la propia reunión. Si comienzas alterando el orden del día por tu propia ineficiencia es muy probable que la reunión acabe siendo un desastre.

Por otro lado es conveniente establecer un tiempo máximo de espera. Si transcurrido ese periodo no están los asistentes necesarios cancela la reunión.

No siempre es tan sencillo; a veces la sala está ocupada por jefes o personal visitante o la que llega tarde es el gerente de tu empresa…No te cortes y, educadamente, recrimina a quien sea su informalidad.  ¿Para qué sirve un sistema de reservas si nadie lo cumple? ¿Para que preparas una reunión si va a ser dinamitada por una endémica falta de organización (que linda con la falta de respeto)? ¡Lucha por lo tuyo!

b.2- Mantener el orden del día.

El organizador de la reunión, durante la misma, debe convertirse en el moderador de la misma su principal objetivo es que la reunión sea útil. Eso supone:

- Tratar todos los puntos previstos.

- Acordar conclusiones por parte del grupo.

- Determinar las acciones a llevar a cabo.

Es conveniente limitar el nº de portátiles, PDAs, etc para evitar distracciones. Lo ideal es que sólo exista el portátil del organizador o de quién este redactando el acta (se puede hacer durante la propia reunión si tienes la práctica suficiente).
c) Tras la reunión.

c.1 – Elaborar el acta de la reunión.

Normalmente las empresas utilizan plantillas de actas de reunión. Se trata de pasar a limpio tus notas de reunión sobre este elemento.

A fuerza de ser pesado, céntrate en dos elementos: las decisiones tomadas y las acciones a llevar a cabo.

Si como te decía en el punto a.3 te has reservado un tiempo para la redacción del acta estarás haciendo esto prácticamente acabada la reunión. Demorar esta labor burocrática (algo muy frecuente) conlleva que para cuando seamos capaces de enviar el acta ya no tenga ninguna utilidad la información contenida en la misma.

Incluye las acciones a llevar a cabo en tu sistema GTD y síguelas. Dales vida ya mismo.

c.2) Enviar el acta.

Envía el acta a todos los que así lo hayas determinado en el punto a.4.
 Organizar reuniones y ser capaz de llevarlas a buen puerto es todo un pequeño arte. Espero que el material aquí citado te ayude en este cometido.

CRONOGRAMA


Un Cronograma es una representación gráfica y ordenada con tal detalle para que un conjunto de funciones y tareas se lleven a cabo en un tiempo estipulado y bajo unas condiciones que garanticen la optimización del tiempo. Los cronogramas son herramientas básicas de organización en un proyecto, en la realización de una serie pasos para la culminación de tarea, son ideales para eventos, son la base principal de ejecución de una producción organizada.

Para crear un cronograma es necesario empezar por la descomposición de todo el trabajo, es fundamental y a partir de ahí se calcula cuanto tiempo se dispondrá para la realización de cada sub-tarea, aquí en este punto se organiza el personal y se le asigna a cada uno la responsabilidad de contribuir con la realización de ese cronograma. Cada uno debe cumplir y respetar los lineamientos del cronograma, de lo contrario se verá afectado directamente el producto final y por consiguiente existirá descontento por parte del que desea que ese cronograma se complete.

Existen muchas formas de hacer un cronograma, las más utilizadas son las que son desarrolladas en forma de cuadro, ellas muestran una columna y una fila en la que se hallan las tareas a ejecutar y los tiempos que se tienen previstos para cada uno, quedando libres los cuadros para ir marcando la realización y así mantener un control constante de la ejecución de los pasos. También hay cronogramas a los que no se le asigna un horario, por el contrario solo están establecidas las responsabilidades y a medida que se van realizando se les va colocando el tiempo, de esta forma se puede calcular el tiempo estimado para un mismo proyecto que se realizara después.


  




REDACTAR EL INFORME CON LOS DATOS SIGUIENTES:

MA-SUR , dedicada a la industria farmacéutica, tiene que decidir sobre la apertura de una nueva sucursal en el municipio de Móstoles, y encarga una serie de informes, uno de ellos al departamento comercial. El documento lo tiene que elaborar el equipo de dicho departamento. Averigua datos y radacta el informe que presenta el departamento sobre la convenicencia o no de dicha apertura.
(Municipio, Población Activa, comunicaciones, industria, etc...)

EJERCICIO TEST DE EVALUACIÓN