LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA EN RRHH
1.1.- La comunicación en el departamento de RRHH
Gestión y
control del absentismo laboral
Una reciente
encuesta, realizada por P. Cuno y S. García Echevarría, trata de ofrecer una
orientación real del absentismo laboral en España. Ésta se ha basado en el
análisis del tipo y características del absentismo en 256 empresas,
clasificadas en tres tamaños, dentro de unos rangos: hasta 50 trabajadores (23
por ciento), desde 50 hasta 250 trabajadores (38 por ciento), y más de 250
trabajadores (39 por ciento). Está delimitada por 11 sectores de actividad:
construcción, química, metal, servicios, minería, alimentación,
textil-curtidos, vidrio-cerámica, maquinaria, papel y transporte.
Las
conclusiones de este amplio estudio, teniendo en cuenta la opinión de los
empresarios, son:
·
La tasa
media del absentismo laboral en España oscila entre el 4 y el 5,5 por ciento en
las medianas y grandes empresas, y entre el 2 y el 3,5 por ciento en las
pequeñas.
·
El coste
total del absentismo sobre el volumen de producción es elevado, entre el 2 y el
3,5 por ciento. Aunque, en este cómputo total, un 16 por ciento de las empresas
declararon estar entre el 4 y el 5,5 por ciento.
·
Las
ausencias en el trabajo están incrementando el descenso de la productividad. De
este estudio se desprende que existen sectores de actividad con descensos
comprendidos entre el 4 y el 5,5 por ciento.
·
Resulta
evidente que el absentismo en España no genera ni nuevos contratos ni horas
extraordinarias en las empresas.
·
Las pautas
de comportamiento absentacionista son muy similares entre hombres de 54
a 65 años y mujeres de 30 a 41 años, aunque algo mayor en hombres, en
departamentos de producción y en contratos de carácter indefinido.
·
El análisis
demuestra que en todas las empresas las causas más habituales son la enfermedad
común, las licencias legales y los permisos particulares. La excepción está en
la construcción, donde el accidente laboral es más alto que en el resto de los
sectores.
·
Los medios
de registro del absentismo suelen ser los partes médicos de la Seguridad Social
(SS), y las empresas de tamaño mediano y grande utilizan la informática.
·
Las medidas
tomadas para reducir el absentismo son muy escasas. Entre las más aplicadas,
por las pequeñas empresas, están las preventivas e informativas de seguridad e
higiene, y muy poco las ergonómicas. Las empresas grandes hacen un uso más
generalizado de las medidas, pero resultan claramente insuficientes.
·
Para
alcanzar los objetivos establecidos, las acciones correctoras son muy escasas,
lo que demuestra que se asume el absentismo como algo inevitable, que no se
trata de frenar ni de penalizar.
Si se
compara el absentismo y la conflictividad en España con los de otros países de
la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE) y de la
CE, se deduce:
·
España sigue
siendo uno de los países con mayor tasa de absentismo y conflictividad laboral.
·
También es
uno de los países donde la motivación del personal es muy baja, casi la mitad
de la que se tiene en Japón, Suiza, Austria, Alemania, Benelux, Noruega... y
sólo algo más baja que en países como Gran Bretaña, Grecia, Italia y Hungría.
·
Los
incentivos laborales en España están por debajo de los países nombrados antes,
a excepción de en Italia, donde son ligeramente inferiores. Las estructuras de
retribución no son eficientes.
·
La
conflictividad laboral es en España la más alta, con excepción de la de Grecia,
que la sobrepasa enormemente debido a los días perdidos por huelga.
·
Existe una
ausencia de investigación del absentismo en el ámbito laboral de forma
sistemática y periódica.
·
El análisis
del absentismo se limita al microsociológico (actuaciones sobre el trabajador o
grupo de trabajo), sin referencias al macrosociológico (tener en cuenta el
entorno cultural, la organización del trabajo y las relaciones laborales).
·
Los
convenios colectivos no establecen de forma concreta cláusulas eficaces que
redunden directamente en la reducción del absentismo.
Se limitan a
repetir lo expuesto en los protocolos del Acuerdo Marco Interconfederal (AMI) y
el Acuerdo Económico Social (AES). Para paliar estos efectos, se hace necesario
llevar a cabo, además de unos estudios profundos de las causas del absentismo
en la empresa de las acciones técnicas y organizativas que de deriven,
programas de mejora de la salud de forma individual. Y antes de incidir en
dichas intervenciones para intentar reducir el absentismo hay que pasar por conceptualizar
el absentismo, conocer los modelos explicativos del mismo, las bases o el apoyo
legislativo, los tipos de absentismo y sus factores o causas más importantes,
así como los índices más utilizados para medirlos.
Tampoco hay
que olvidar finalmente un aspecto fundamental, la valoración económica del
absentismo en la empresa, lo que ayudará a tomar decisiones en la asignación de
recursos dirigidos a reducción.
Concepto
Un contrato
de trabajo es "la prestación de servicio u obra a cambio de un
salario", y dicha prestación está normalmente vinculada al
cumplimiento de una jornada laboral con unos horarios preestablecidos. El
absentismo laboral guarda relación con el incumplimiento de dicha jornada por
parte del trabajador, por no acudir al trabajo en una jornada completa o por
estar ausente en un periodo de la misma, sea al principio, final o a lo largo
de ella.
Si se
contempla en su aspecto más global todo tipo de ausencia), hace referencia,
dentro del horario laboral, a todas las ausencias, tanto las que están
justificadas y reconocidas legalmente, como las injustificadas, o las
denominadas absentismo presencial, cuando se acude al trabajo pero se
realizan las tareas propias del puesto. Es necesario señalar que en el contrato
de trabajo las obligaciones del empleado son de dos tipos:
- De rendimiento: se le exige un resultado determinado y económicamente evaluable, lo que se entiende como productividad
- De comportamiento: relacionado con diligencia, buena conducta, lealtad... y que exigen una actitud determinada.
Es un
fenómeno que se extiende a todos los países, incluso a los de gran poder
económico, donde se ha visto intensificado en las últimas décadas, y que ha
afectado significativamente a las economías de las empresas. Las organizaciones
actuales, inmersas en un entorno de salvaje competencia, necesitan la
implicación sin reservas de toda la plantilla en el trabajo, un compromiso
psicológico en los objetivos y metas diseñado por la organización. Por tanto,
el absentismo laboral representa hoy en día uno de los principales problemas
con que se enfrenta el directivo en la gestión de los Recursos Humanos, ya que
es uno de los principales factores que afectan a los costes laborales, por sus
repercusiones en los objetivos y resultados de la organización.
Los factores
psicológicos y sociológicos, vinculados a aspectos de motivación, son la
principal causa de las ausencias de corta duración, según diversos estudios
sobre el absentismo.
El
absentismo laboral es algo complejo y difícil de abordar. Se trata de un fenómeno
que se da en todo tipo de empresas, tanto en grandes como en pequeñas, en
privadas como en públicas, y que resulta muy costoso para la organización y
también para el individuo. Las causas o los factores que más influyen son muy
diversos y están interrelacionados, y las consecuencias o los efectos son
numerosos e importantes. No es fácil encontrar una explicación clara, la
opacidad y ocultación suelen estar presentes, con lo que los aspectos
psicosociales son unas variables de mucha ayuda para su análisis y comprensión.
Definiciones
Muchas son
las definiciones que sobre absentismo se han dado. El Acuerdo Marco
Interconfederal (AMI) lo recoge en un concepto muy amplio lo define como "la
no presencia del trabajador en el puesto de trabajo". Otra definición,
muy utilizada, es la ofrecida por J. Ignacio Orbegozo: "La ausencia del
trabajo, medida por la diferencia en porcentaje entre el número total de horas
de trabajo pactadas o convenidas en un periodo de tiempo dado y el número de
horas de presencia de todo el personal en sus puestos de trabajo".
Esta última
definición, más extensa, recoge otras situaciones además de la enfermedad y el
accidente, como los permisos retribuidos, faltas no justificadas, asambleas,
huelgas, etc. De todas maneras, siempre supone, necesariamente, una ausencia
del trabajador, con independencia de su justificación, en horas que
corresponden a un día laborable, dentro de la jornada laboral.
El
absentismo es algo característico de la sociedad industrial. Se genera en el
inicio y desarrollo de la misma, está producido por numerosos factores, se
manifiesta en conductas laborables muy diversas, y supone múltiples
consecuencias, tanto en el orden individual, como grupal o institucional.
Diversos
estudios y análisis estadísticos del absentismo en las empresas han confirmado
que las enfermedades (comunes y profesionales) y accidentes laborales
constituyen la principal causa de las ausencias de larga duración, mientras que
las cortas guardan frecuentemente una relación más directa con factores psicológicos
y sociológicos, vinculados a aspectos de motivación, lo que muchos relacionan
directamente al absentismo encubierto o fraudulento.
Sin embargo,
esta visión es más bien simplista, ya que detrás de las desmotivaciones y las
ausencias existe una complejidad de aspectos relacionados con la organización
del trabajo y clima laboral, que puede estar influyendo de manera decisiva en
los resultados del absentismo -la visión simplista está referida a que
muchos hagan referencia o afirmen que existe fraude voluntario (absentismo
encubierto) en esa valoración (analisis) del absentismo de baja
duración-. Muchos autores han propuesto explicaciones a este fenómeno a través
de diferentes modelos, donde dejan constancia de la diversidad de factores que
más influyen.
Bases o apoyos legislativos
Obligaciones de la empresa
Por un lado
están las obligaciones por parte de la empresa relacionadas con "una
adecuada política de seguridad y salud, y el respeto a su dignidad e
intimidad", que quedan recogidas en diferentes artículos de:
·
La Constitución Española: art. 2, 14 y 15. Garantizará
la seguridad y la salud en todos los aspectos relacionados con el trabajo. El
deber de proteger a los trabajadores frente a los riesgos profesionales. El
derecho a la vida y a la integridad física y moral.
·
Ley General de la Seguridad Social: art. 115. 1 y 115.
2. Definen lo que se considera accidente de trabajo y enfermedad del trabajo.
·
El Estatuto de los Trabajadores: art. 4. 2 y 19. 1. "El
derecho a su integridad física y a una adecuada política de seguridad e
higiene, así como el respeto a su intimidad y a la consideración debida a su
dignidad".
·
La Ley
de Prevención de Riesgos Laborales: a través de 54 artículos recoge las obligaciones del
empresario en materia de seguridad y salud.
Derecho Laboral
Por otro
lado, está el derecho laboral que, con un tratamiento fundamentalmente
punitivo, trata de eliminar, mediante la aplicación de sanciones, el comportamiento
fraudulento de absentismo laboral. Así queda recogido en:
·
Estatuto de los Trabajadores Art. 20. 4: "El empresario podrá verificar el
estado de enfermedad o accidente (...) para justificar sus faltas de asistencia
(...). La negativa del trabajador a (...) podrá determinar la suspensión de los
derechos económicos...".
Según recoge
el Estatuto de los Trabajadores, el Comité de Empresa conocerá, al menos
trimestralmente, las estadísticas sobre el índice de absentismo y sus causas
·
Ley General de la Seguridad Social Art. 129. 1 (texto refundido): este artículo
establece las cuantías del subsidio en caso de accidente de trabajo o
enfermedad profesional y las cantidades que corresponden al empresario. Pero se
ha de tener en cuenta lo que se indica en determinadas Ordenanzas de Trabajo y
en Convenios Colectivos.
·
Convenios colectivos En el ámbito de la negociación colectiva pueden instrumentarse medidas
para intentar reducir el absentismo. En España, el Acuerdo Marco
Interconfederal (AMI) y el Acuerdo Económico Social (AES) representan un primer
paso, con relevancia, dado por las fuerzas sociales, aunque han quedado más
bien en declaraciones de buena voluntad, dada la poca eficacia demostrada.
Tipos de absentismo
No es fácil
hacer una clasificación de los tipos de absentismo en función de los factores o
causas del mismo, pero es posible clasificarlo en dos grandes grupos, y dentro
de ellos en diferentes situaciones:
·
Absentismo legal: aquel que
supone un coste directo para la empresa, ya que el trabajador sigue percibiendo
su remuneración. Una serie de situaciones pueden llevar a este tipo de
absentismo, y están relacionadas con bajas por salud y permisos legales o
concedidos. Es el caso de: accidente laboral, enfermedad profesional,
enfermedad común, maternidad, adopción de menores, derechos legales (recogidos
en el Estatuto de los Trabajadores, convenios colectivos, elecciones...),
ausencias por sanciones directas de la empresa, permisos particulares,
imprevistos (catástrofes o inclemencias del tiempo).
·
Absentismo personal: el trabajador no sigue percibiendo su remuneración, y está relacionado con
situaciones donde las ausencias no están autorizadas. Es el caso de: ausencias
por cualquier motivo que no se han justificado, por conflictos legales como
huelgas no autorizadas...
·
Otros: este grupo
especial es necesario incluirlo porque afecta al rendimiento laboral y a los
objetivos de la organización. Se trata de las situaciones donde se simula o
exagera el síntoma, y de aquéllas donde, estando presente en su puesto, el trabajador
dedica el tiempo a otras actividades que no le son propias (absentismo
presencial).
Factores o causas más importantes
La principal
causa para faltar al trabajo tiene que ver con los problemas relacionados con
la salud, pero existen otras situaciones que se han de considerar, como los
permisos, los conflictos laborales, la desmotivación, la simulación de falsas
dolencias, etc... En cuanto a la simulación hay que indicar que su comprobación
y control resulta difícil. Se trata de un problema bien conocido por diferentes
estudios científicos y por el colectivo médico, tiene su base en la relación
médico-paciente confianza, protección...) y el origen psicosocial de ciertas
patologías (ansiedad, estrés, ...) que no siempre son fáciles de detectar pero
que inducen a retirar al paciente de ese entorno desencadenante del estrés y
donde el umbral de discriminación de aptitud es variable entre diferentes
profesionales.
El primer
paso para tratar de reducir los efectos del absentismo es realizar un análisis
exhaustivo de sus causas y tendencias dentro de la organización que lleven a
determinar las medidas efectivas que hay que tomar.
Ésta es una
relación de posibles de absentismo:
·
Accidente
laboral: ausencia trabajo (en el propio centro o
·
Enfermedad
profesional: ausencias enfermedad contraída en el trabajo por la acción de los
elementos que figuran en el Cuadro de Profesionales.
·
Enfermedad
común: ausencia por enfermedad común o accidente no laboral.
·
Maternidad y
adopción de menores de cinco años: ausencias por hacer uso del derecho
establecido en la legislación española por estos conceptos.
·
Licencias o
derechos legales: ausencias debidas a situaciones recogidas en:
·
Estatuto de
los Trabajadores: fallecimiento o enfermedad de familiares, matrimonio, consultas
médicas, embarazo, natalidad...
o
Convenios
colectivos: formación, reuniones del Comité, asambleas autorizadas...
o
Referéndum
constitucional: elecciones generales y municipales.
·
Ausencias
por sanciones: llevan aparejada la suspensión de empleo y sueldo por unos días
determinados.
·
Permisos
particulares: concedidos por la empresa por petición expresa del interesado.
·
Imprevistos:
se producen por situaciones inesperadas que imposibilitan la llegada al puesto
de trabajo, como inclemencias del tiempo, catástrofes, etc... > Ausencias no
autorizadas: sin justificar, por el motivo que sea (jornada completa o
parcial).
·
Conflictos
laborales: ausencias debidas a paros, huelgas y asambleas no autorizadas de
carácter laboral, así como otras de carácter político.
·
Otros: como
un grupo aparte de este decálogo, sería conveniente incluir dos situaciones que
de una u otra forma influyen en los resultados u objetivos organizacionales:
o
Por
simulación: aparenta o exagera el padecimiento de una patología.
o
Por el
llamado absentismo presencial: presente en el puesto, pero dedicado a
otras actividades que no le son propias.
Esta
relación de situaciones de absentismo sirve para analizar la realidad objetiva
del problema de absentismo, siendo conveniente realizar un análisis mediante
agrupación de situaciones, por ejemplo, adecuación a la normativa, por sus
efectos económicos, por la necesidad o posibilidad de conocimiento
previo (previstas o imprevistas), por sus efectos en la validez de la
jornada (asistencia, permanencia, puntualidad), por la voluntariedad
(causas objetivas, causas subjetivas, causas personales no voluntarias), por sus
consecuencias jurídicas (sancionables, no sancionables).
Por tanto,
el primer paso para tratar de reducir los efectos del absentismo es realizar un
análisis exhaustivo de sus causas y
tendencias dentro de la organización que lleven a determinar las medidas
efectivas que hay que tomar. Es imprescindible identificar las razones de ese
absentismo, que pueden ser múltiples (bajas médicas, permisos...), y
conveniente hacer un tratamiento diferenciado y una reflexión sobre el origen
del problema, ya que puede revelar, en ocasiones, un clima laboral y unas
condiciones de trabajo deterioradas.
Conocer las
causas del absentismo es un paso previo e indispensable para poder tomar
medidas efectivas para su reducción. El estudio de las causas debe tener como base
esencial el estudio y naturaleza de las horas de ausencia en el trabajo.
Las causas
son múltiples y muy variadas, pero se puede hacer una clasificación teniendo en
cuenta las diferentes experiencias y estudios, para así facilitar la recogida
de información.
Así, una
relación de posibles causas o razones del absentismo, es:
- Dificultades de adaptación por el medio de origen del trabajador, procedencia geográfica o cambio de actividad-tecnología.
- Falta de motivación por diferentes causas procedentes del medio laboral.
- Insatisfacción por aspectos físicos del puesto (ruido, iluminación, temperatura...).
- Actitud de los superiores, desconocimiento de los objetivos particulares y de empresa.
- Falta de un adecuado control por la empresa y otros organismos oficiales.
- Responsabilidades familiares, distancia de la vivienda, edad avanzada... > Medio social del trabajador y costumbres locales del trabajador.
- Otros: deficientes medios de transporte, inclemencias del tiempo, catástrofes...
Una vez
conocidas las posibles causas del absentismo, es el momento de analizar cuáles
son las concretas de cada caso, valorar su incidencia y poner los medios
adecuados para controlarlo. Temas que se abordan en la segunda parte de este
artículo, que se publicará en el próximo número.
Gestión y control del absentismo laboral (II)
La reducción
de los costes del absentismo se logra a través de intervenciones y controles
que nacen de un exhaustivo análisis de sus causas y, a su vez, de un
seguimiento continuado de dichas acciones y sus efectos. Como influyen
múltiples factores, sus soluciones han de basarse en un análisis detallado y
pluridisciplinario, es decir, un estudio a fondo del absentismo y su
distribución por edad, patología, puesto de trabajo, capacitación, duración,
estacionalidad, etc. , que establezca su tendencia y evolución, creciente o
decreciente.
Lo habitual
es que una empresa realice estudios y controles de absentismo en función de sus
necesidades, para establecer las adecuadas estrategias de intervención, pero es
interesante conocer el absentismo de un sector o zona geográfica, lo que
permitirá comparar y poner de manifiesto ciertas situaciones o hechos
atribuibles a características locales, o bien al sector en concreto o a
problemas específicos de la empresa.
Antes de
obtener los datos necesarios para una investigación particular del absentismo
(evaluación de éste), es necesario clasificar aspectos que influyen de una
manera decisiva en los comportamientos de presencia o ausencia del trabajador
en su medio laboral.
Si se otorga
a los trabajadores mayores cotas de participación en aspectos del trabajo que
les afectan, se conseguirá un mayor contrato psicológico, es
decir, mayor implicación en los objetivos de la empresa, evitando así la
tendencia, consciente o inconsciente, a las ausencias en el trabajo.
Ha sido
repetidamente comprobado, en estudios sobre absentismo laboral, que los
factores relacionados con las motivaciones personales son variables de gran
importancia, antecedentes que se encuentran entre las causas más significativas
de este fenómeno.
Se ha
confirmado, además, que las ausencias de larga duración están vinculadas a
enfermedades (profesionales o comunes) y que las de corta duración se deben a
factores psicológicos o sociológicos, por lo que estas últimas, respaldadas por
el parte de baja del médico correspondiente, parecen ocultar un tipo de
absentismo latente o encubierto (sin una razón física que lo
justifique).
Los pasos a
dar para el estudio, intervención y prevención del absentismo son, primero, realizar un análisis
exhaustivo de sus causas y tendencias dentro de la organización que ha de
determinar las medidas efectivas a aplicar. Es imprescindible identificar las
razones de ese absentismo, que pueden ser múltiples (bajas médicas,
permisos...), lo que obliga a una reflexión sobre el origen del problema, ya
que puede haber, en ocasiones, una importante influencia de un clima laboral
deteriorado o unas condiciones de trabajo percibidas como no adecuadas.
La
información a recoger y tratar debe centrarse en estos aspectos: los factores
que intervienen; su registro, estudio y valoración; y valoración económica del
absentismo.
Este proceso
de recogida y tratamiento de información queda resumido en la Tabla 1.
Antes de
planificar el diseño de intervención para la gestión del absentismo (recogida
de información, análisis de los datos, diagnóstico...), es necesario dedicar
atención a los índices que se van a utilizar para que sea posible ser objetivo
en la valoración.
Cómo medir el absentismo laboral: los índices
Para conocer
los problemas del absentismo en una empresa, es básico recoger datos, efectuar
cálculos y presentarlos de manera adecuada. La elaboración de un buen registro
de ausencias, que cubra a toda la plantilla y todas las situaciones, parece
bastante lógico, pero el tamaño de la empresa matiza esta necesidad. Resulta
menos importante en las compañías de menor magnitud, tanto por el coste
adicional de este tipo de registros y valoraciones, como por la existencia de
otros modos más directos de control que permiten no tener que recurrir a
exhaustivos registros.
Normalmente
se recurre a una tipificación de las ausencias, que permita ser objetivo en la
valoración y en las comparaciones con otras empresas, otros entornos u otros
departamentos de la misma compañía, o en fechas diferentes. También se recurre
a índices comúnmente utilizados, para que los datos obtenidos puedan ser
comparables.
Los índices
se suelen construir en función a los siguientes datos:
·
Sucesos
·
Personas
relacionadas con las ausencias
·
Duración de
las ausencias
·
Total de
sujetos en observación
·
Total de
tiempo posible de trabajo
Estos
índices tendrán siempre un valor relativo, es decir, por comparación con un
referente (un sector, otra empresa, etc...). Su valor reside en lo que aportan
al compararse con los índices considerados normales, y entre grupos dentro de
la misma empresa, y su evolución en el tiempo. En cuanto a lo que indican, hay
que tener en cuenta que en ellos se encuentran las influencias de las múltiples
causas y éstas se han de tratar de analizar en el tiempo y entre grupos. Eso
sí, de una manera u otra, siempre señalarán cuáles son los grupos de mayor
riesgo y si las medidas adoptadas han dado el resultado esperado.
Una
metodología utilizada habitualmente se basa en una adecuada y amplia
clasificación de causas, y la tasa media como medida del mismo.
La tasa
es la relación entre el número de horas perdidas y el número de horas posibles
de trabajo, en un periodo determinado:
Tasa media = Nº total horas absentismo x 100 /
Nº total horas posibles
A partir de
este concepto general se pueden elaborar otros índices más específicos, según
el tipo de absentismo.
- Legal: ausencias retribuidas.
- Personal: ausencias no retribuidas.
- De permanencia: porcentaje real de presencia o de horas realmente trabajadas.
- De accidentes: ausencias por accidentes, con o sin baja.
- De enfermedad: ausencias por enfermedad.
Los índices más utilizados para la valoración del
absentismo son:
- De frecuencia por accidente = Nº accidentes x 1. 000. 000 / Nº horas totales
- De frecuencia por enfermedad = Nº casos enfermedad / Nº empleados
- De gravedad por accidente = Nº días perdidos por accidente x 1. 000 / Nº horas totales
- De gravedad por enfermedad = Nº días perdidos por enfermedad / Nº de empleados
Diseño de intervención: recogida y análisis de datos
Es
conveniente disponer de un modelo que permita comprender mejor el fenómeno del
absentismo y posibilite analizar de forma efectiva los mecanismos de registro,
la medición, las decisiones a tomar, las actuaciones y la valoración de
resultados.
La premisa a
tener en cuenta en este modelo es que las ausencias en el trabajo pueden ser
debidas, como se ha explicado, a una serie de problemas que se pueden agrupar
en: laborales, sociales, y económicos. Los objetivos han de ir dirigidos a
reducir los problemas que puedan estar relacionados con cualquiera de ellos.
No se debe
olvidar que el absentismo no puede reducirse a cero, debido a características
propias de la condición humana, por lo que el objetivo final ha de ser
conseguir un nivel óptimo o mínimo. En este proceso han de intervenir los
diferentes responsables en la escala jerárquica, con una implicación y control
efectivo.
Para poder
actuar eficazmente contra el absentismo en una empresa, es necesario conocer
con precisión cómo se manifiesta en ella. La manera adecuada de lograrlo es
recoger datos sobre el mismo y realizar una observación detallada.
Así, las
fases fundamentales para establecer esa base de datos son:
·
Fase de registro. Para
cualquier decisión que haya que tomarse en una empresa a la hora de afrontar un
problema (el absentismo es un tipo concreto de problema) es indispensable
conocer sus antecedentes (causas o factores que influyen) y analizarlos
detenidamente. También definir las situaciones que se van a considerar como
absentismo, y especificar la naturaleza de las horas de ausencia que se tendrán
en consideración al hacer los cálculos. Siempre habrá horas de ausencia que es posible
decidir si forman o no parte del cálculo de la tasa de absentismo, aunque es
conveniente que todas las ausencias sean registradas, formen o no parte de ese
cálculo. Por esta razón, es útil una clasificación de ausencias según su
naturaleza:
o
Accidentes
de trabajo: en el lugar de trabajo o in itinere.
o
Enfermedad
del trabajo (las que son declaradas como tal).
o
Enfermedad
común: tipo, origen, frecuencia, y duración.
o
Permisos por
parto y maternidad (anterior y posterior al parto).
o
Licencias legales:
§
Enfermedades de familiares, fallecimientos, consultas
médicas...
§
Formación, asambleas autorizadas, reuniones de
comité...
§
Otras más esporádicas, como elecciones, referéndum...
o
Ausencias
por permisos particulares: autorizadas por los motivos que en cada momento sean
considerados (fuera de los comunes ya nombrados).
o
Ausencias no
autorizadas:
§
3
§
Impuntualidad,
u otras ausencias injustificadas.
§
Permisos por
eventos locales: ferias, participaciones...
§
Otros: como
catástrofes, o inclemencias del tiempo...
Estos datos, recogidos de manera
estructurada, formarán la base de datos que agrupe las ausencias, y deben
obtenerse por departamentos o áreas de la empresa de una manera sistemática y
diaria, con intervención directa del responsable de esa unidad, que señalará
los motivos de esa ausencia y dará cuenta de los problemas que la han motivado.
Averiguar las causas reales, incluso descubrir posibles alteraciones de la
realidad, tiene una gran importancia, por lo que es imprescindible un
"adiestramiento" adecuado de todos los que intervengan en la recogida
y análisis de los datos.
·
Fase de diagnóstico. Del examen de los datos facilitados por las fichas se puede llegar a
conclusiones precisas. Antes, como preparación necesaria a su examen, los datos
se deben ordenar por:
§
Causas de
absentismo
§
Departamentos
o áreas
§
Grupos de
personas (sexo, edad...)
§
Categoría
profesional
§
Personas
individuales (al superar ciertos niveles considerados aceptables)
§
Otros
(situación de la empresa, localidad...)
Esto permitirá establecer un
diagnóstico que tenga en cuenta aspectos poblacionales e individuales.
Las distorsiones encontradas estarán
relacionadas con unas causas, sobre las que se podrán estudiar una serie de
intervenciones para llevar a cabo. Esta fase de diagnóstico queda representada
en la Tabla 2.
·
Fase de elaboración de conclusiones. Se trata de determinar las causas principales del
absentismo y las acciones que se han de tomar para reducirlo. Además, es
conveniente añadir, al estudio cuantitativo, otro cualitativo, que ayude a
valorar las repercusiones que ese puesto en concreto pueda tener. Y, junto con
toda esa información, disponer de un estudio o cálculo económico del
absentismo.
TABLA 2
Valoración económica
Es necesario
conocer de una manera precisa (lo más posible dentro del problema que
representa acercarse a una cuantificación económica real, por lo intangible de
muchos de los factores) el coste del absentismo laboral en la empresa y cómo
está repartido en las diferentes secciones.
Para una
buena gestión es fundamental conocer el coste real del absentismo, de sus
acciones para reducirlo, así como de los beneficios obtenidos por esas
intervenciones.
La
valoración económica es fundamental si se aspira a conocer el coste del
absentismo y así poder determinar objetivamente los beneficios económicos de
una intervención que pretenda reducirlos
Para hacer
estos cálculos o cuantificación del absentismo es primordial disponer de una
herramienta de valoración basada en un sistema estandarizado de los indicadores
de absentismo. Ésta ha de servir para un análisis objetivo de la situación y estudio
comparativo con el sector, la provincia, las diferentes delegaciones o
secciones de la propia empresa. Y también para valorar resultados de las
intervenciones encaminadas a la reducción del absentismo.
Las faltas
de asistencia al trabajo van a tener diferentes repercusiones en la empresa.
Basándose exclusivamente en la productividad, o en la producción final,
intervienen algunas variables:
- El sector productivo: su incidencia varía en industria, servicios o agricultura...
- La estructura de la organización productiva: la incidencia estará en función de la posibilidad de poder suplir o no a ese trabajador, y en sus repercusiones.
- Relación mano de obra/producción: la influencia está relacionada con el valor añadido de la mano de obra sobre la producción final.
- Grado de utilización de la capacidad productiva: si los factores de producción están o no sobredimensionados.
- Nivel y política de stocks: el absentismo repercutirá en función de los niveles de producto final almacenado (a mayor stock, menor repercusión).
Esta
valoración económica es fundamental si se aspira a conocer el coste del
absentismo y así poder determinar objetivamente los beneficios económicos de
una intervención que pretenda reducirlos.
Eso sí, ha
de ser cada empresa en particular quién debe de hacer la valoración y programar
las actuaciones que considere oportunas y adecuadas.
Toma de decisiones y actuaciones
Con todos
los datos ya recogidos y analizados, se está en disposición de actuar en la
raíz del absentismo. La intervención resultará más efectiva cuanto más
coordinadas estén las acciones que se decidan tomar. Éstas estarán integradas
en un plan estratégico, que comprende lo siguiente:
·
Decisiones cuantitativas: plus de asistencia automático, primas de asistencia
condicionadas al índice general de absentismo, primas de asiduidad, beneficios
en especie, prestaciones económicas en determinadas bajas de enfermedad,
sistemas de estímulo por puntualidad, penalización por absentismo, sanciones,
sistemas múltiples...
·
Decisiones cualitativas: procedimientos para la justificación de ausencias y concesión de
permisos, intervenciones de carácter médico, psicológico y social, por
condiciones de trabajo, de formación, o de relaciones con el personal.
Es indudable
que esta gestión del absentismo sólo puede ser llevada a cabo, con sus
intervenciones correspondientes, por alguien que disponga de la máxima
autoridad para poder armonizar responsabilidad y las distintas acciones que se
emprendan. Éste debe basar su actuación en hechos objetivos y no sobre
opiniones, que casi siempre están sesgadas por la subjetividad.
En cuanto a
las actuaciones, han de estar basadas también en medidas concretas, y pueden
ser, igualmente, de dos tipos, cuantitativas y cualitativas:
Actuaciones cuantitativas
- Plus de asistencia automático: supone siempre la asistencia al trabajo.
- Primas de asistencia condicionadas al índice general de absentismo: pueden ser individuales o colectivas. Es un premio concedido por no sobrepasar el índice general pactado.
- Beneficios en especie: devengo individual en especie (transporte, becas, etc...).
- Prestaciones económicas en determinadas bajas de enfermedad: es aconsejable intervenir en dos situaciones típicas:
- Estímulo por puntualidad: como las primas de asistencia descritas, pero aquí predominan los premios individuales en periodos amplios (mensual o mayor).
- Penalización por absentismo: el plus de asistencia concedido se va perdiendo en función de las ausencias (se establece una escala).
- Sanciones: han de ser establecidas y difundidas, pudiendo ser muy diversas (limitaciones en aumentos salariales o promoción, reducción o suspensión de gratificaciones, aplazamientos en ciertas ventajas, préstamos, ayudas en vivienda...).
- Sistemas múltiples: se combinan varios métodos de los descritos.
Actuaciones cualitativas
- Procedimientos para ausencias y permisos: iniciar los trámites que justifiquen las ausencias y la concesión de permisos.
- Intervenciones médicas: llevarlas a cabo por su incidencia en el absentismo. Pueden ser divididas en dos grupos:
- Intervenciones psicológicas: investigar el absentismo por enfermedad (y concretamente el injustificado) ya que puede tener motivos de orden psicológico. Ha de analizarse sobre dos campos:
- Intervenciones sociales: evitar la falta de unos adecuados servicios sociales que puedan ayudar a superar las dificultades diarias en los diferentes entornos en que vive (como ayudas para el cuidado de los hijos o de su educación, etc...).
- Intervenciones formativas: dar información adecuada a responsables y subordinados, en cuanto a derechos y deberes, u ofrecerles una valoración profunda de los daños derivados.
- Comprobación de las relaciones con el personal: controlar y revisar las relaciones existentes. Esto debe formar parte de las políticas adoptadas por el personal.
- Comprobación por alta accidentabilidad: verificar los sistemas de seguridad, así como las adaptaciones del personal a las tareas, el cumplimiento de las normas establecidas, medios adecuados, adiestramientos regulares, participación activa de los responsables y los trabajadores, etc. El objetivo es llegar a crear un clima de seguridad que conduzca a comportamientos seguros.
ENLACE LIBRO SOBRE ABSENTISMO LABORAL
EJEMPLO DE COSTE TRABAJADOR AÑO
LA GESTIÓN DEL ABSENTISMO LABORAL DESDE UNA MIRADA SINDICAL
OTROS INDICES
ACTIVIDADES A REALIZAR:
Tema 2 libro, pagina 35: actividades nº 5, 6, 7 y 8
Página 41: actividad de consolidación nº 7, 8, y actividad de aplicación nº 1
SUPUESTOS A REALIZAR:
1.- La empresa Dicaso. SA, tiene una plantilla de 234 trabajadores, dedicada a la fabricación de material eléctrico, pretende implantar un sistema de control de personal para detectar las faltas de asistencia y puntualidad de sus empleados. ¿Qué proceso debe seguir?
2.- A la Srt D.G le han encargado del diseño de los instrumentos de recogida de los datos de absentismo del personal, tanto para las faltas previstas como para las no previstas.
- Propón modelos para los documentos que necesita DG para recoger esta información.
3.- En Dicaso SA la jornada de trabajo de sus 45 trabajadores es de 8 horas diarias, y el nº de días laborables al año es de 260. Sabemos también que se han perdido 390 horas por absentismo no retribuido, y 925 horas por absentismo retribuido.
- Calcula los índices de absentismo total, retribuido y no retribuido.
4.- Debido al absentismo retribuido, el valor de los salarios que debe asumir Dicaso SA, asciende a 9.250€ . Para cubrir las tareas afectadas por las ausencias, se han tenido que realizar 210 horas extras, pagadas a 9 €/hora. Las prestaciones de la S.S recibidas por las trabajadores absentistas ascienden a la cantidad de 5.376,00 €. Además se ha conatratado un trabajador por medio de una ETT para cubrir una de las bajas, con un coste de 800,00€.
- determina el coste por hora del absentismo.