- Tienen un objetivo claro y común.
- Tienen capacidades para enfrentar cualquier obstáculo.
- Son capaces de asumir diferentes funciones.
- Tienen un alto grado de dedicación.
- Muestran entusiasmo y se sienten orgullosos de pertenecer al grupo.
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CONVOCATORIA DE REUNIÓN
MODELO ACTA EXTRAORDINARIA
Modelo de acta de la reunión de un club
1. Encabezamiento. Nombre la empresa o institución.2. Relación de asistentes.3. Lugar y fecha de la reunión.4. Hora de comienzo y finalización.5. Orden del día (temas a tratar).6. Resumen de los temas tratados y debatidos. Breve descripción de como han acontecido los temas expuestos.7. Aceptación y firma del presidente.8. Firma del secretario
Excmo. Sr. D. ......
Ilmo. Sr. D. ......
Sr. D. ......
Sr. D. ......
Sr. D. ......
Fecha: ...... de ...... de ......
Hora de comienzo: ..:..
Hora de finalización: ..:..
Lugar: ......
1. Adquisición de mobiliario para las instalaciones del Ateneo.2. Contratación de los servicios de mantenimiento informático.
1. Se abre la discusión del primer punto.El Sr. D. ...... propone hacer la compra en la empresa "Mis Muebles, S.A.".El resto de participantes, salvo el Sr. D. ......, apoya la moción.
Sometido a votación, se decide:a) encargarle al Sr. D. ...... la compra de los muebles.El Sr. D. ...... pide que se haga constar en acta su voto en contra de la compra, indicando el motivo siguiente: afirma que el club ya tiene el mobiliario suficiente para las instalaciones con las que cuenta, y por lo tanto la compra es innecesaria.2. Se abre la discusión del segundo punto.Tras varios minutos de discusión, y por unanimidad, se decide aplazar el tratamiento de este punto hasta la próxima reunión de la Junta.El Presidente El Secretario
Visto bueno y firma Firma
MANUAL DIRECCIÓN DE REUNIONES
ASOCIACIÓN SECRETARIADO PROFESIONAL DE MADRID
MODELO CONVOCATORIA
COMO REDACTAR UN ACTA DE REUNIÓN
VER EJEMPLO CONVOCATORIA Y ACTA
CRONOGRAMA
1. Caso práctico: tipo de reunión
Trabajas como secretaria, y tu jefe te encarga organizar una reunión, se trata del comité de nuevas tecnologías, que se encarga de asegurar el uso de las últimas tecnologías en el desarrollo de la empresa. Este comité se reúne habitualmente el primer martes de cada mes.
Debes resolver las siguientes cuestiones con respecto a esta reunión:
¿Se trata de una reunión ordinaria o extraordinaria?
¿Requiere convocatoria?
¿En la convocatoria debe figurar la hora de finalización?
¿Requiere orden del día?
¿Hay que levantar acta de la reunión?
2. Convocatoria de una reunión
El director general de tu empresa ha decidido formalizar las reuniones del equipo directivo. Para ello va a construir un comité de dirección compuesto por todos los directores de departamento y él mismo. La intención es que este comité celebre breves reuniones periódicas el director general expresa su confianza en ti y desea que asistas a las reuniones como secretario del comité con el objeto de levantar. Te pide que labores la convocatoria de la primera reunión para remitirla por correo electrónico en ella deberás incluir:
· una explicación sobre las funciones del comité resaltando que se trata sobre todo de un órgano de coordinación entre departamentos y de asesoramiento a la Dirección General para la toma de decisiones. También el hecho de que se reunirá una vez a la semana los lunes a las 9 de la mañana con una duración máxima de 1 hora.
· La propia convocatoria de la reunión para el próximo lunes en el despacho del director general.
· El orden del día de la reunión En este sentido te ha dicho que desea que cada director de departamento presente un breve informe (máximo 10 minutos) sobre las principales actividades del departamento y sus objetivos más inmediatos le gustaría que al final se abriera un pequeño debate de que pudieran salir algunas propuestas de mejora en la coordinación de los departamentos.
3. Caso práctico: convocatoria de reunión
Verónica Ruiz, es la secretaria de la Dirección General, tiene que redactar el orden del día para el Comité de dirección. A este comité que convoca el Director General, asisten todos los directores de la compañía, se celebra mensualmente y tiene como objetivo revisar la marcha de la empresa durante el mes anterior. La reunión tiene una serie de puntos que son fijos: análisis de los resultados económicos, información de la actividad comercial y proyectos en curso.
El Comité de Dirección acordó en su momento que la reunión se convoque con una semana de antelación y solamente se traten los asuntos que figuren en la agenda, por lo que cada uno de los miembros de la dirección debe presentar las cuestiones que desee que se debatan, con la suficiente antelación para que se puedan introducir en ésta.
El Director General estará ausente hasta la fecha en que se ha de celebrar la reunión del Comité. Verónica se pone en contacto con todas las secretarias para recordarles que la convocatoria se va a enviar en breve y que, si sus directivos quieren añadir algún punto a la agenda, deberán hacerlo llegar con la mayor brevedad. La secretaria del área comercial informa que su jefe está ausente y no estará de regreso hasta el día del comité. Sin embargo, añade su secretaria, quiere discutir un asunto o dos, por lo que será mejor que Luisa espere a preparar la convocatoria al regreso del director comercial.
Verónica debe tomar algunas decisiones puesto que como el Director General está fuera, no puede consultar ..Sabe que a él no le gusta que se incumplan las normas y si retrasa la convocatoria, ella estará incumpliéndolas.
Ha valorado la posibilidad de retrasar el envío de la convocatoria, pero no considera que sea la mejor opción, por ello, propone a su compañera que intente comunicarse con el director comercial. No hace falta interrumpirle, puede enviarle un mensaje corto al teléfono móvil y cuando él esté libre, podría enviarle los puntos que quiere tratar por ese mismo medio. De otro modo, ella dará curso a la convocatoria sin añadir ningún otro punto al orden del día.
Valora la decisión tomada por la secretaria y además realiza la convocatoria de la reunión incluyendo el orden del día. Inventa todos los datos que necesites para la convocatoria, incluyendo nombre y logo de la empresa y nombre del director general.
4. Caso práctico: preparación de una reunión
Tu jefa es la directora de marketing de una empresa de una cadena de distribución de electrodomésticos. Nuestra empresa tiene 40 tiendas en España y cada trimestre se realiza una reunión de la directora de marketing con los jefes/as de zona. El país está dividido en las zonas: Norte, Cataluña, Levante, Centro, Sur, Canarias, Baleares. A la reunión asistirán por tanto mi jefa, los jefes/as de zona y tu como secretario/a de la reunión que tomarás notas para levantar el acta de la reunión. La reunión tendrá una duración aproximada de dos horas y media, incluyendo un pequeño descanso para café. Tendrá lugar el día 14 de enero a partir de las 10 de la mañana.
Para el orden del día de la reunión tenemos: lectura y aprobación del acta de la reunión anterior, informe de ventas de la cadena en el trimestre anterior, informe de ventas por zonas, nuevos productos y previsiones para el próximo trimestre. El informe de ventas de la cadena será presentado por nuestra jefa. También presentará los nuevos productos y las previsiones para el próximo trimestre.
Tienes que realizar el siguiente trabajo:
• Redacta la convocatoria de la reunión inventando todos los datos que sean necesarios
• Recoge en un informe de preparación de la reunión los siguientes puntos:
o Título de la reunión
o Día y hora de la reunión
o Asistentes a la reunión
o Documentación necesaria
o Tamaño de la sala o equipamiento de esta
o Medios audiovisuales necesarios
o Cronograma de las tareas a realizar
o Realiza el PAM (programa de acción al minuto) de la reunión según los diferentes puntos del orden del día. Incluye un tiempo de entre 20 y 30 minutos de pausa para café.
• Redacta el acta de la reunión: debes inventar los datos que falten.